Servicio de Contabilidad

Servicio de Contabilidad

 

 

 

Servicio contable

La contabilidad es una de las ciencias y disciplinas fundamentales en cualquier negocio, que enseña a recopilar, clasificar y registrar operaciones mercantiles de una empresa. A menudo se le define como “el lenguaje de los negocios”, puesto que les permite a diferentes usuarios de una organización u empresa, identificar, medir y comunicar información económica relevante para realizar juicios y tomar decisiones.
La contabilidad es una actividad de servicio que permite identificar desde que se constituye la empresa su histórico económico, dentro de sus funciones esta: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la organización.
Actualmente las  se ha difundido en las empresas el concepto que  el servicio contable se obtenga por medio de un outsourcing de contabilidad prestado por empresas o firmas  de contadores permitiendo de esta manera que el manejo financiero del ente económico cuente con el apoyo de un equipo de personas, más allá del concepto de un único contador, sobre todo por las implicaciones de orden tributario que generalmente envuelven las actividades comerciales de una empresa.
No obstante la capacidad de algunos profesionales permite que la profesión sea prestada bajo uno u otro concepto de manera eficiente, puediendo tambien el contador como persona natural poder ejercer la actividad de un outsourcing contable bajo la figura de una única persona prestadora del servicio

El ejercicio contable se puede dividir en 2:

Rutinaria: que consiste en la actividad de recolección, clasificación, registro y resumen.
Estratégica: gracias al avance tecnológico los contadores disponen de sistemas de información que desarrollan la actividad rutinaria, permitiéndoles dedicar tiempo al análisis e interpretación de la información financiera.

El objetivo principal de la contabilidad como se plantea en G&D Consulting Group, es el de propornionar información a los diferentes grupos de interés de una empresa sobre la situación económica, los resultados operacionales y financieros de está.  
Por ejemplo, mientras  el estado busca determinar el monto de impuestos de renta y complementarios entre otros impuestos y obtener su pago. Los bancos buscan determinar la solvencia económica y decidir la autorización de un préstamo.

La contabilidad se divide en externa e interna:

Externa: contabiliza operaciones como, compras, ventas, financiación,…las actividades que relacionan a la empresa con el mundo exterior, concluyendo en balances y cuentas de resultado.
Interna: busca planificar y controlar los procesos de producción, por medio del análisis de costes y rendimientos, con el fin de registrar la actividad productiva, permitiéndole a los directivos decidir sobre las políticas empresariales que buscan desarrollar valor.
 
A continuación se realiza una descripción de conceptos para un mayor entendimiento.
 
CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN
El muy ampliamente conocido "principio de causación" significa que los hechos económicos deben ser reconocidos y revelados en el período o ejercicio contable en el cual se realicen y no solamente cuando sea haya veruficado su pago

PARTIDA DOBLE
Es un método que se ha convertido en principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo, cuyo principio general es: Si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras por la misma cifra.
Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de operaciones comerciales. Se fundamenta en las siguientes bases
Cuando una persona, institución o empresa realiza una venta, hay otra que compra.
Cuando una persona, institución o emprea efectúa una entrega, hay otra que recibe.
No puede existir una persona que realice un préstamo (acreedor) sin una que lo reciba (deudor)

Estas realidades económicas generan los asientos contables, que no son otra cosa que el registro de las transacciones u operaciones comerciales utilizando para ellos las cuentas contables correspondientes.
Las operaciones comerciales generalmente implican: suministro de mercancías o servicios y como contraprestación se recibe un efectivo o la aceptación de la deuda.

El principio universal de la Partida Doble nos dice que en cualquier juego de registros contables, la suma de losvalores débitos debe ser igual a la suma de los valores créditos.

VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE
La partida doble permite realizar un control sobre las operaciones comerciales que se registran en la contabilidad; de tal manera que en el momento que no se tega un valor igual entre los valores de naturaleza "credito" con los de naturaleza "débito" se habla que se tiene un descuadre que debe ser ubicado inemediatamente para proceder a su corrección.
La partida doble se utiliza tanto para el registro de cuentas del activo, como del pasivo, patrimonio y cuentas de resultado y su interpretación inmediata se puede realizar utilizando el mecanismo muy utiizado en el argot contable como "Cuentas T", esta metodología permite entender registros cuya descripción literal o semántica a veces no es suficiente.

ASIENTOS CONTABLES **
Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean más de dos cuentas.
Comprobantes de Contabilidad.
Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
Contenido del comprobante.
Fecha
Origen
Descripción
Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que corresponda.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.

ECUACIÓN PATRIMONIAL
La Ecuación patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente económico puede expresar su ecuación patrimonial, la que se conservará a través de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo.
Descripción de la Ecuación patrimonial.
Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio,
Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual.

CONCEPTO DE CUENTA
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa.
Cuenta es el registro de valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros.
Cuenta es un término usado en contabilidad para designar derechos, bienes, obligaciones y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que permiten la interpretación de las operaciones de un ente económico.
Partes de una cuenta.
Título o nombre.
Fecha.
Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está registrando.
Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y constituyen un aumento (débito).
Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan y constituyen una disminución (crédito).
Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser: Saldo deudor: cuando los débitos son mayores que los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos.
Clasificación de las cuentas.
Cuentas Reales o de Balance.
Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.
Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables endinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero en bancos o en caja, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.
Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
Características de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Estar bajo el control de la Empresa.
Generar un derecho de reclamación.
Pasivo. Es la cuenta que representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Es la representación financiera de las obligaciones presentes del ente económico, derivadas de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios de otros entes.
Características de los pasivos.
La obligación tiene que haberse causado.
Existe una deuda con un beneficiario cierto.
Representa para la empresa una obligación presente.
Una obligación es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera.
Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de un compromiso contractual, o de un requerimiento estatutario.
Las obligaciones surgen también de prácticas normales de negocios, del deseo y la costumbre de mantener buenas relaciones de negocios, o de actuar de una manera equitativa.
Una obligación normalmente surge sólo cuando un activo es entregado, o la empresa acuerda irrevocablemente la adquisición de un activo.
La liquidación de una obligación de una obligación presente usualmente implica el que la empresa entregue recursos que conlleve beneficios económicos con objeto de satisfacer los reclamos de la otra parte interesada.
Patrimonio. Es la cuenta que representa los aportes del dueño o de los dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Matemáticamente, se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.
Características del patrimonio. Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los propietarios de la empresa.
Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.
Representa los recursos invertidos por los dueños de la empresa
Es igual al activo total menos el pasivo total.
El derecho de los dueños de la empresa es un derecho residual porque los derechos de los acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal.
Aportes efectuados por el propietario
Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.
La disminución del patrimonio en una empresa se origina de dos manera
Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueños de la empresa.
Pérdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa.
Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias.
Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable.
Cuenta de Orden.
Son los dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.
Cuentas de Orden Contingentes.
Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.
Cuentas de Orden Fiduciarias.
Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.
Cuentas de Orden Fiscales.
Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse.
Cuentas de Orden de Control.
Las que se utilizan por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél, se usan también para ejercer control interno.

INGRESO
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad.

GASTO
Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos necesarios para el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables.

COSTO DE VENTAS
Es el que representa la adquisición de los artículos destinados para la venta.

CUENTAS POR COBRAR
Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la empresa sobre los clientes por mercancías vendidas a crédito. También se conoce como deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las siguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales mas las ventas a crédito del periodo menos los cobros efectuados durante el mismo periodo.

BALANCE GENERAL
El Balance general, es el informe básico que muestra la situación financiera de un ente económico, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación financiera.

ESTADO DE RESULTADO
El Estado de resultados, es el informe básico que muestra el resultado neto de las operaciones de un ente económico, durante el periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos, gastos y corrección monetaria.

REGISTRO
Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la información.

ESENCIA SOBRE LA FORMA
La esencia sobre la forma económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observación de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente económico.

PRUDENCIA
En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y con referencia da los gastos deben contabilizase no solo los realizados, sino también aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se determine en el periodo actual o en periodos anteriores.

INVERSIONES
Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así como en la adquisición de
títulos valores, destinados al cumplimiento de las políticas sociales, económicas y financieras del estado.

PERIODO CONTABLE
El Periodo contable, corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales de ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable va del 1 de enero al 31 de diciembre.

CUENTAS POR PAGAR
Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante. Obligación que la empresa contrae a corto plazo con terceros, en especial con los proveedores.

DEPRECIACIÓN 
Pérdida del valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier institución, o empresa, al prestar la función que le es propia. Resulta de dividir el costo original del elemento o bien por su vida útil. Aunque no es una erogación real de efectivo, la legislación tributaria permite tratar esta partida como un gasto, disminuyendo las utilidades y convirtiendo así en un crédito tributario.

EMPRESA
Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.

ENTE ECONOMICO
En la empresa, esto es la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. 

PERSONA NATURAL
Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el personal y familiar, sirve como prenda de garantía por la totalidad de las obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la empresa. (Guía para construir y formalizar una empresa Cámara de Comercio de Bogotá págs. 15,16).

PERSONA JURIDICA
La Persona jurídica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecución de una o más actividades mercantiles y adquieren personería jurídica cuando se constituyen por Escritura Pública.

ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

SOCIEDADES COMERCIALES 
Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que incluya una o más actividades consideradas por la ley como mercantiles, con el fin último de generar utilidades y repartirlas entre socios. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica diferente de los socios. 
Los comerciantes
“Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantil o Actos mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 Código de Comercio).
Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el funcionamiento del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislación.

CICLO CONTABLE
Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros.
Partes del ciclo contable.
Consta de las siguientes partes:
Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del diseño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares.
Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y
Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:
1. Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
2. Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros: balance general y estado de ganancias y pérdidas.
3. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.
El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.

LIBROS DE CONTABILIDAD
Las características básicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en principio, a una fecha de registro, una descripción del registro y unas columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus características enunciadas anteriormente.
Registro de los libros de comercio.
El registro de los Libros de comercio se hará en la siguiente forma:
En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario.
En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).
Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por cada clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros los auxiliares necesarios para:
a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;
b. Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y
e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
1. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
2. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
Forma de llevar los Libros de contabilidad.
Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
En los libros está prohibido:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.
Actos prohibidos en los Libros de comercio.
En los libros de comercio se prohibe:
1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.
3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Fuente: Universidad libre de Bogotá
 
 

Publicado el 26 / 8 / 2014
 
 

 
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