¿Cuándo debe emitirse la factura en ventas por e-commerce? – Concepto DIAN No. 5480

RESUMEN: ¿Cuándo debe emitirse la factura en ventas por e-commerce? La DIAN emitió un concepto en el que aclara el momento exacto en que debe generarse la factura electrónica en ventas realizadas a través de plataformas de comercio electrónico. Este pronunciamiento responde a interrogantes frecuentes de vendedores y operadores digitales sobre sus obligaciones fiscales inmediatas, conforme a lo dispuesto en el Estatuto Tributario, el Código de Comercio y la Resolución 000165 de 2023.

La pregunta central es clara: ¿en qué momento se perfecciona la venta en comercio electrónico y, por tanto, cuándo debe expedirse la factura electrónica de venta?

¿Qué establece el Concepto?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, a través de su Subdirección de Normativa y Doctrina, definió que:

• La venta de bienes a través de canales de comercio electrónico se perfecciona en el momento en que el comprador acepta la oferta y realiza el pago, sin que sea necesario que haya una entrega física del bien.
• En ese mismo instante, se debe generar, transmitir y validar la factura electrónica, cumpliendo con los requisitos establecidos en el artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016.
• No existe un plazo adicional o posterior a la operación para emitir la factura. La obligación es inmediata y en tiempo real.

La DIAN respalda esta interpretación en los artículos 615, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario, el artículo 905 del Código de Comercio, y el Anexo Técnico de la Factura Electrónica, versión 1.9, que exige que la fecha de generación y la de transmisión de la factura coincidan.

¿A quiénes aplica y cuáles son los efectos?

El concepto es aplicable a todos los actores que intervienen en operaciones de comercio electrónico, incluidos:

• Plataformas digitales que venden directamente al consumidor (como en modelos de marketplace propio o dropshipping).
• Vendedores independientes que usan plataformas como vitrina digital.
• Consumidores, quienes deben recibir la factura en el momento mismo de la compra.

Impacto práctico:

• El vendedor o la plataforma debe asegurarse de que su sistema de facturación electrónica esté preparado para generar y transmitir la factura en el mismo instante en que se finaliza la transacción.
• Si la plataforma solo actúa como intermediaria, la obligación de facturar recae en el vendedor.
• En caso de incumplimiento, el sistema de validación electrónica de la DIAN rechazará la factura si hay discrepancia entre la fecha de la venta y la fecha de transmisión.

Recomendaciones y cumplimiento

Para garantizar el cumplimiento de esta obligación, la DIAN recomienda:

• Verificar que los sistemas de facturación estén integrados al flujo de la venta digital.
• No postergar la emisión ni validación de la factura, ya que el sistema la rechazará si se emite en fecha distinta.
• Capacitar a los vendedores sobre los roles y responsabilidades dependiendo del tipo de plataforma digital utilizada.

Sanciones: La no expedición oportuna de la factura puede conllevar sanciones por parte de la DIAN, conforme al artículo 652 del Estatuto Tributario, además de la pérdida de soporte fiscal para la operación.

Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Cuándo debe emitirse la factura en ventas por e-commerce?

DIAN

RADICADO VIRTUAL No. 1002025S005480

100208192-634

Bogotá, D.C., 02 de mayo de 2025

Tema:                       Obligación de facturar

Descriptores:             Sujetos obligados

Expedición y entrega de la factura electrónica de venta. Operaciones en comercio electrónico

Fuentes formales:      Artículos 615, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario

Artículo 905 del Código de Comercio Artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016

Resolución DIAN 000165 de 2023

Cordial saludo,

1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

PROBLEMA JURÍDICO #01

• ¿En qué momento se perfecciona la venta de bienes a través de canales de comercio electrónico y, por ende, cuándo debe expedirse la factura electrónica de venta?

TESIS JURÍDICA #01

• La venta de bienes en canales de comercio electrónico se perfecciona en el momento en que se realiza la venta del bien o la prestación del servicio en el comercio electrónico. En consecuencia, la factura electrónica de venta debe expedirse al momento de la operación.

FUNDAMENTACIÓN

• La legislación civil y comercial colombiana caracterizan el contrato de compraventa como consensual, lo que implica que queda perfecto por el solo acuerdo de voluntades sobre el objeto y el precio. En este sentido, el Código de Comercio define la compraventa como el acuerdo en que una parte se obliga a transmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagar un precio en dinero³ reflejando que desde el acuerdo sobre cosa y precio surge un vínculo obligatorio para las partes.

• Aplicado al comercio electrónico, este perfeccionamiento ocurre cuando la oferta de una parte es aceptada por la otra a través del canal de comercio electrónico —por ejemplo, al confirmar el vendedor el pedido efectuado por el comprador en la plataforma en línea y efectuar el pago del mismo—, sin necesidad de esperar la entrega física del bien para la existencia del contrato.
• Ahora bien, en cuanto al momento de expedición de la factura electrónica de venta, la normativa vigente establece con claridad que debe coincidir con el momento mismo de la operación de venta. Así, el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016, define expresamente el concepto de: “Expedición de la factura de venta” en los siguientes términos: “La expedición de la factura de venta y/o del documento equivalente, comprende su generación, así como la transmisión y validación; la expedición se cumple con la validación y la entrega física o electrónica según corresponda, de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquirente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio(…)”.

• La anterior disposición implica que la factura electrónica de venta debe expedirse en el mismo momento en que se perfecciona la venta, sin postergación. Por tanto, la venta en comercio electrónico se perfecciona con el acuerdo de voluntades sobre la cosa y el precio vía digital, y ese mismo acto de perfeccionamiento activa inmediatamente la obligación de expedir la factura electrónica de venta.
• Cabe recordar que la factura electrónica de venta, para tener efectos legales, debe estar validada previamente por la DIAN y entregada al adquirente, entendiéndose expedida solo una vez cumplidos ambas condiciones⁴. Esta sincronía entre perfeccionamiento del negocio jurídico y expedición de la factura de venta obedece al mandato expreso de la normatividad tributaria vigente, que exige la facturación “por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta”⁵ constituyendo la factura electrónica el soporte fiscal inmediato de la venta perfeccionada.

PROBLEMA JURÍDICO #02

• ¿Cuál es el plazo específico (horas, minutos, segundos) en el que el operador de un canal de comercio electrónico debe expedir la factura electrónica de venta?

TESIS JURÍDICA #02

1. No existe en la legislación vigente un plazo adicional que permita demorar la facturación electrónica en el ámbito del comercio electrónico. Por ende, en aplicación de la normatividad general vigente, la expedición de la factura debe ser concurrente con la venta. En consecuencia, el facturador (ya sea la propia plataforma cuando actúa como vendedora, o el vendedor cuando utiliza dicho canal como vitrina) está obligado a generar, transmitir para validación, y entregar la factura electrónica de venta validada al adquirente en tiempo real, en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio.

FUNDAMENTACIÓN

1. Si bien el artículo 616-1 ET., impone a las plataformas de comercio electrónico el deber de facilitar un servicio para la expedición de las facturas por parte de sus usuarios, dicha obligación aún no ha sido desarrollada reglamentariamente, por lo que en la práctica el deber de facturar recae sobre el vendedor o prestador del servicio según las reglas generales de la obligación de facturar, sin perjuicio de que la plataforma brinde la herramienta tecnológica para cumplirlo de manera inmediata.

1. Así, de conformidad con las normas citadas (en el problema jurídico 01), la expedición de la factura electrónica de venta debe coincidir temporalmente con la ocurrencia de la venta. La normativa reglamentaria establece que por cada operación de venta realizada a través de comercio electrónico, la factura electrónica ha de expedirse “en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio”.
2. Ello significa que el plazo exigido es prácticamente instantáneo, una vez se perfecciona el contrato (consentimiento sobre cosa y precio) y por ende se realiza la operación de venta, la factura debe ser expedida sin dilación. En la práctica, en las plataformas de e-commerce esta expedición inmediata se materializa, por ejemplo, mediante la generación automática de la factura electrónica en el sistema tan pronto como el comprador completa el pago y el vendedor confirma la transacción.

1. En este sentido el Anexo Técnico de Factura Electrónica Versión 1.9⁶, refuerza la sincronía entre la realización de la venta y la generación-transmisión de la factura. A partir de su entrada en vigencia, se estableció una regla según la cual “la fecha de generación de la factura debe ser igual a la fecha de transmisión de los documentos […] es decir, que la fecha de emisión de los documentos coincida con la fecha de transmisión de los mismos”⁷.

1. Esta disposición técnica garantiza que el facturador no puede generar la factura y trasmitirla a validación en días distintos: debe hacerlo el mismo día y, en la práctica, en el mismo momento de la venta del bien o prestación del servicio. Con ello, se elimina cualquier lapso de espera entre el momento de la venta y la expedición de la factura de venta, garantizando que la validación y expedición ocurran prácticamente en tiempo real.

1. Así, bajo las normas actuales, un operador de comercio electrónico no podría, por ejemplo dejar la expedición de la factura para el día siguiente a la compra habiendo generado la factura el día de la operación, ya que el sistema de facturación electrónica rechazaría tal factura por discrepancia en fechas.

1. Debe resaltarse que en el comercio electrónico se puede establecer distintos sujetos y roles en la transacción, y de ello dependerá el sujeto obligado a expedir la factura de venta. Así, si la plataforma actúa como vendedora directa (por ejemplo, modelo de marketplace propio o dropshipping donde la plataforma o comerciante virtual es quien celebra la venta con el cliente), entonces la plataforma misma asume la calidad de sujeto obligado a facturar. En tal caso, la plataforma debe expedir la factura electrónica al momento mismo en que realiza la venta al consumidor final, conforme a las reglas generales⁸. Por el contrario, si la plataforma es un intermediario que facilita el contacto entre un tercero vendedor y los compradores (modelo marketplace abierto), el obligado a expedir la factura es el vendedor que utiliza la plataforma.

En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

Atentamente,

INGRID CASTAÑEDA CEPEDA

Subdirectora de Normativa y Doctrina (A) Dirección de Gestión Jurídica

Bogotá, D.C. www.dian.gov.co

Proyectó: Judy Marisol Céspedes Quevedo– Subdirección de Normativa y Doctrina Revisó: Ingrid Castañeda Cepeda

Notas:

¹ De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

² De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

3 Artículo 905 Código de Comercio. Definición de compraventa.

4 Numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016.

⁵ Numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016.

6 Resolución DIAN 000165 de 2023.

7 Anexo Técnico de Factura Electrónica -Versión 1.9, Res. 000165 de 2023. Regla de Rechazo FAD09e – Mensaje: Valida que fecha de generación de la factura sea igual a la fecha de firma de la factura.

8 Concepto unificado obligación de facturar y sistema de facturación electrónica no. 0106 de agosto 19 de 2022. Descriptor

1.1.26. Obligación de facturar en las operaciones de comercio electrónico. <descriptor adicionado por el concepto 4621

[151] de 5 de marzo de 2024. (Compilación jurídica de la Dian – concepto 4621 de 2024 Dian).

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