RESUMEN: ¿Desde cuándo un no obligado pasa a ser facturador electrónico? La DIAN emitió un Concepto en el que precisa cuándo un sujeto no obligado a facturar adquiere la calidad de facturador electrónico, si decide hacerlo de manera voluntaria. La aclaración se da en el marco del sistema de factura electrónica y la obligación formal de facturar, regulada por el Estatuto Tributario y su normativa reglamentaria.
El documento responde a una inquietud recurrente entre personas naturales y pequeños prestadores de servicios que, sin estar obligados a facturar, optan por expedir factura electrónica para efectos comerciales o contractuales. En particular, la DIAN explica desde qué momento se entienden fiscalmente obligados y qué requisitos deben cumplir frente al sistema informático de la entidad.
La pregunta central es clara: ¿en qué momento un no obligado que factura voluntariamente se convierte en facturador electrónico ante la DIAN? La respuesta tiene efectos prácticos relevantes en materia de responsabilidades tributarias, cumplimiento tecnológico y control fiscal.
¿Qué establece el documento?
El Concepto de la DIAN adiciona el Concepto Unificado sobre obligación de facturar y sistema de factura electrónica, incorporando un nuevo subnumeral dentro del capítulo de sujetos no obligados a facturar.
La entidad recuerda que, conforme al parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y al numeral 11 del artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016, los sujetos no obligados que opten voluntariamente por expedir factura de venta se consideran obligados para efectos fiscales.
En consecuencia, estos sujetos deben cumplir todos los requisitos legales, reglamentarios y técnicos exigidos a los facturadores electrónicos, incluidos los previstos en la Resolución DIAN 000165 de 2023, sin que exista un régimen diferenciado por el carácter voluntario de la decisión.
¿Cuándo se adquiere la calidad de facturador electrónico?
La DIAN es enfática en señalar que la calidad de facturador electrónico no surge con la primera factura emitida, sino una vez se complete el procedimiento de habilitación ante el servicio informático electrónico de la entidad.
Este procedimiento, regulado por el artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023, exige:
- Realizar la habilitación previa en el sistema de la DIAN.
- Cumplir con los requisitos técnicos y tecnológicos del Anexo Técnico versión 1.9.
- Indicar la fecha de inicio de la obligación de facturar electrónicamente, la cual no puede ser modificada.
A partir de esa fecha, la DIAN actualiza la responsabilidad 52 – facturador electrónico, momento desde el cual el contribuyente debe cumplir plenamente con los deberes formales de facturación.
¿A quiénes aplica y cuáles son los efectos prácticos?
Esta doctrina aplica principalmente a:
- Personas naturales no obligadas a facturar.
- Prestadores de servicios independientes.
- Pequeños comerciantes o profesionales liberales.
El efecto práctico es relevante: una vez habilitado, el contribuyente queda sometido al régimen completo de facturación electrónica, incluyendo validación previa, requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario y control fiscal permanente.
Recomendación clave: antes de optar por facturar voluntariamente, es indispensable evaluar el impacto tributario y operativo, ya que la decisión genera obligaciones formales continuas y no reversibles en el corto plazo.
Recomendaciones y cumplimiento
- Verificar si realmente conviene facturar voluntariamente desde el punto de vista tributario y contractual.
- Realizar el procedimiento de habilitación antes de emitir cualquier factura electrónica.
- Definir con cuidado la fecha de inicio de la obligación, dado que no puede modificarse.
- Confirmar la actualización de la responsabilidad 52 en el RUT.
- Tener en cuenta que el incumplimiento de los requisitos puede generar sanciones por facturación irregular.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Desde cuándo un no obligado pasa a ser facturador electrónico?
CONCEPTO DIAN 11723 int 1133
(julio 29 de 2025 )
Unidad Informática de Doctrina
Área del Derecho Tributario
Banco de Datos Facturación Electrónica
Extracto:
ADICIÓN AL CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 – OBLIGACIÓN DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRÓNICA
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, se avoca conocimiento para realizar la siguiente adición al Concepto Unificado sobre Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica:
Se requiere adicionar el subnumeral 1.2.3.17.<sic> al Descriptor 1.2.3. «SUJETOS NO OBLIGADOS A FACTURAR» del Capítulo 2 del Título I, así:
1.2.3.17.<sic> ¿A partir de qué momento el sujeto no obligado a expedir factura de venta o documento equivalente, que opte de manera voluntaria por cumplir con este deber formal, adquiere la calidad de facturador electrónico?
Si bien la obligación de formal de expedir factura de venta o documento equivalente, se predica de los sujetos que no se encuentran expresamente exceptuados de este deber formal y que realizan operaciones de venta y/o prestación de servicios, de conformidad con el numeral 11 del artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016[1] los sujetos no obligados a cumplir con este deber, que de manera voluntaria opten por hacerlo, se consideran para efectos fiscales sujetos obligados a facturar.
En consecuencia, conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el parágrafo 1 del artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023[2] estos sujetos deberán de igual manera que los sujetos obligados a facturar cumplir con los requisitos y condiciones dispuestos en la ley y el reglamento junto con los requisitos especiales que la DIAN establezca para expedir la factura de venta.
En este sentido, los sujetos nos obligados a facturar que opten de manera voluntaria por expedir factura de venta deberán cumplir, al igual que los sujetos relacionados en el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, deberán agotar el procedimiento de habilitación que establece el artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023, el cual que debe realizarse en el servicio informático electrónico de la DIAN, antes de la expedición de este documento.
Este procedimiento debe realizarse cumpliendo con las características, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que establecen los numerales 1 al 4 del referido artículo, así como aquellas que señale el Anexo técnico de factura electrónica Versión 1.9.
Dentro de estos requisitos, el numeral 3.6 del artículo 28 ibidem[3] establece que se debe indicar la fecha en la cual iniciara con la obligación de expedir factura electrónica de venta, fecha que no podrá ser modificada una vez seleccionada[4]. A partir de esta fecha y una vez cumplido el procedimiento de habilitación, la DIAN actualizará la responsabilidad facturador electrónico código número 52[5].
La habilitación determina el momento a partir del cual el sujeto obligado o no obligados a expedir factura de venta adquiere la condición de facturador y, por ende, a partir de este momento debe cumplir con la obligación de facturar con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario y 11 de la Resolución 000165 de 2023.
En ese orden de ideas, los sujetos no obligados a expedir factura de venta que opten por cumplir esta obligación formal de facturar adquieren la calidad de facturador electrónico una vez se surta el procedimiento de habilitación en el servicio informático electrónico de la DIAN que establece el artículo 28 de la Resolución DIAN 000165 de 2023.
NOTAS DE PIE DE PÁGINA:
1. 11. Sujetos obligados a facturar: Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN. Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal, conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
2. Parágrafo 1. La condición de no obligado a facturar establecida en este artículo aplica sin perjuicio de lo contemplado en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando los sujetos de que trata el presente artículo opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones dispuestos en la ley y el reglamento junto con los requisitos especiales que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN establezca para la factura electrónica de venta, así coma con los documentos equivalentes existentes o los que la misma Entidad señale. Los sujetos de que trata el presente artículo que opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente se consideran para efectos tributarios obligados a facturar
3. 3.6. Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la fecha en la cual iniciara con la obligación de expedir factura electrónica de venta. Una vez seleccionada la fecha descrita, ésta no podrá ser modificada.
4. Cfr. Numeral 3.6 del artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023.
5. Cfr. Inciso 2 del numeral 4 del artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023
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