Servicios de outsourcing | Contable | Tributario | Legal | Auditoria

¿Cuándo puede exigirse muestra de productos en contratación pública? Concepto ANCP – CCE No. 367 de 2025

8 La Consulta Se Origino En La Necesidad De Saber Si Una Entidad Puede Legalmente Requerir Muestras Fisicas De Los Productos Ofertados 2

16 de julio de 2025

Etiquetas

RESUMEN: ¿Cuándo puede exigirse muestra de productos en contratación pública? La Agencia Nacional de Contratación Pública aclaró la viabilidad de requerir muestras como requisito habilitante en procesos de subasta inversa, siempre que se respeten los principios de transparencia, planeación y selección objetiva. Este pronunciamiento proporciona directrices clave para entidades estatales y oferentes en la aplicación de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente (CCE) emitió un concepto orientado a precisar el marco legal aplicable a la exigencia de muestras en procesos de selección mediante subasta inversa. Este mecanismo, en principio basado exclusivamente en el menor precio, plantea dudas sobre la inclusión de requisitos habilitantes que impliquen evaluación cualitativa previa.

El documento se refiere al principio de selección objetiva, la autonomía de la voluntad y la legalidad de incluir requisitos adicionales si estos se encuentran debidamente justificados en los estudios previos y en el pliego de condiciones. La consulta se originó en la necesidad de saber si una entidad puede legalmente requerir muestras físicas de los productos ofertados sin vulnerar la naturaleza del proceso.

El concepto parte de una aclaración fundamental: la competencia consultiva de la Agencia se limita a normas generales y no se extiende a validar casos particulares ni decisiones contractuales específicas.

Respecto al fondo de la consulta, la Agencia concluye que:

  • Sí es jurídicamente viable requerir muestras, en tanto:
    • Se estipule de forma clara en el pliego de condiciones.
    • Se trate de un requisito habilitante, no evaluable con puntaje.
    • Permita verificar la calidad de los bienes ofertados.

Esto se encuentra amparado en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, que habilita a las entidades públicas a celebrar actos jurídicos conforme al derecho privado, y en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, que regula la selección objetiva.

¿A quiénes aplica y cuáles son los efectos?

El criterio tiene implicaciones directas para:

  • Entidades estatales contratantes, que pueden incluir la solicitud de muestras como condición previa de habilitación en subastas inversas, siempre que:
    • Dicha exigencia sea proporcional, justificada y objetiva.
    • Se documente en los estudios previos conforme al artículo 2.2.1.1.1.6.2 del Decreto 1082 de 2015.
  • Oferentes y proveedores del Estado, quienes deben prever este tipo de requisitos y estar en capacidad de cumplir con ellos sin que esto suponga una ventaja desleal para unos sobre otros.

El concepto también recuerda que en subastas inversas el único factor de evaluación es el precio, pero esto no impide que haya requisitos habilitantes previos, como lo es la entrega de muestras.

Recomendaciones y cumplimiento

Para asegurar el cumplimiento normativo, las entidades estatales deben:

  • Incluir de forma expresa en los pliegos la exigencia de muestras, indicando el momento en que se deben presentar y el propósito de su evaluación.
  • Justificar técnica y jurídicamente estos requisitos en los estudios previos, evitando su utilización como mecanismo restrictivo o discriminatorio.
  • Garantizar que se respete el principio de selección objetiva, la transparencia y la planeación adecuada en todos los procesos.

El no cumplimiento de estas pautas puede generar nulidad parcial del proceso, investigaciones por parte de entes de control o litigios contractuales.

Ver a continuación Concepto Colombia Compra Eficiente sobre: ¿Cuándo puede exigirse muestra de productos en contratación pública?

AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

Conceptos – Alcance –Competencia Consultiva

[…] es importante aclarar que, teniendo en cuenta que esta entidad solo tiene competencia para responder solicitudes sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública, NO es la idónea para establecer la validez de la situación descrita en su consulta. Lo anterior debido a que la competencia consultiva se fija con límites claros, con el objeto de evitar que se actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes en la contratación pública, lo cual corresponde a la competencia de los entes de control y los jueces de la República.

SUBASTA INVERSA – Requisitos habilitantes – Autonomía de la voluntad

En relación con el proceso de selección mediante subasta inversa y la solicitud de muestras de los elementos ofertados, a juicio de esta Agencia, dicha solicitud es legal, siempre y cuando se respeten los principios de transparencia y objetividad en la selección de proveedores. Esto implica que la exigencia de muestras debe estar claramente establecida en el pliego de condiciones y debe constituir un requisito habilitante que permita a la entidad verificar la calidad de los productos ofrecidos.

Lo anterior, es posible en la contratación pública, pues –conforme al artículo 32 de la Ley 80 de 1993– la Administración puede celebrar todos los actos jurídicos previstos en el derecho privado, en disposiciones especiales o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad; razón por la cual, en la medida en que esta práctica no está expresamente prohibida por el Estatuto General de Contratación, se encuentra permitida. No obstante, esta autonomía para requerirlas no es ilimitada y, sin perjuicio de las restricciones para algunos procesos de selección, se sujeta a principios como la planeación y la selección objetiva.

AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

Bogotá D.C., 02 de mayo de 2025

Radicado No. RS20250502004278

 Concepto C – 367 de 2025
Temas:AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – Conceptos – Alcance – Competencia Consultiva – SUBASTA INVERSA – Requisitos habilitantes – Autonomía de la voluntad
Radicación:Respuesta     a     la     consulta     con                    radicado No. P20250326002921

Estimado señor

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 26 de marzo de 2025, en la cual pregunta sobre lo siguiente:

[…] 1. ¿Es jurídicamente viable que una entidad estatal requiera muestras de los bienes ofertados dentro de una Selección Abreviada de Subasta Inversa, considerando que este mecanismo de selección se basa en el precio como principal criterio de adjudicación?

  • En caso de ser procedente, ¿bajo qué condiciones y en qué etapa del proceso se podría solicitar dicha muestra sin desnaturalizar la subasta inversa?
  • ¿Existen pronunciamientos, normativas o lineamientos específicos por parte de Colombia Compra Eficiente u otra autoridad que regulen este aspecto? […]”

Puedes encontrar más información sobre: contratación pública en colombiacompra.gov.co

Además del tema relacionado con: ¿Cuándo puede exigirse muestra de productos en contratación pública?, quizás te interese leer: ¿Qué modalidad de contratación aplica para enajenar bienes inmuebles de entidades territoriales? Concepto CCE – ANCP No. 361

¡Haz clic para puntuar esta entrada!
(Votos: 0 Promedio: 0)

Iniciar chat
¿Necesitas ayuda?
Hola,
¿En qué podemos ayudarte?