RESUMEN: ¿Cómo se causa y declara el impuesto de timbre en contratos y documentos privados? La DIAN emitió un concepto doctrinal en el que aclara aspectos clave sobre la causación y declaración del impuesto de timbre en documentos y contratos, especialmente en aquellos de cuantía indeterminada. Este pronunciamiento busca orientar a los contribuyentes y agentes de retención sobre la correcta aplicación de este tributo conforme al Estatuto Tributario y al Código General del Proceso, evitando errores en la interpretación de los actos sujetos a timbre.
El documento responde a inquietudes recurrentes de empresas, personas naturales y entidades públicas sobre qué se considera “documento” para efectos fiscales, cuándo se causa el impuesto y cómo debe acreditarse su pago.
¿Qué establece el Concepto?
El pronunciamiento parte de tres ejes principales:
- Definición de “documento” para efectos del impuesto de timbre
La DIAN precisó que, ante la ausencia de definición específica en el Estatuto Tributario, se debe acudir al artículo 243 del Código General del Proceso, el cual entiende por documento todo objeto mueble con carácter representativo o declarativo, como escritos, planos, grabaciones, mensajes de datos o fotografías.
Se reitera que:- Los documentos públicos son los otorgados o autorizados por un funcionario en ejercicio de sus funciones.
- Los documentos privados son aquellos que reflejan acuerdos entre partes sin la intervención de autoridad pública.
- Declaración y pago del impuesto en contratos de cuantía indeterminada
Según la doctrina, los agentes de retención deben presentar y pagar el impuesto de timbre causado en el período mensual correspondiente, conforme al artículo 1.6.1.13.2.33 del DUR 1625 de 2016.- Si el contrato tiene cuantía determinada, el impuesto se causa sobre el valor total del contrato.
- Si la cuantía es indeterminada, se causa cuando los pagos o abonos en cuenta superan las 6.000 UVT, declarando el impuesto en el período en que esto ocurra.
El pago debe realizarse mediante el formulario 350 prescrito por la Resolución 000031 de 2024.
- Acreditación del pago del impuesto retenido por otro interviniente
La DIAN aclaró que el hecho de que un agente de retención haya declarado y pagado el impuesto no libera a los demás intervinientes de su condición de sujetos pasivos económicos, dado que la carga económica y el deber de retener y declarar son obligaciones distintas.
Por tanto, cada interviniente deberá conservar los soportes de retención o pago efectuado por el agente autorizado para efectos de acreditar el cumplimiento tributario.
¿A quiénes aplica y cuáles son los efectos?
El concepto aplica a:
- Empresas y entidades públicas que actúan como agentes retenedores.
- Contratistas, proveedores y particulares que suscriben documentos o contratos sujetos a timbre.
- Abogados y contadores encargados de determinar la causación del impuesto en documentos privados.
En la práctica:
- Los contribuyentes deben revisar si sus contratos superan las 6.000 UVT o si la suma de pagos mensuales alcanza dicho umbral.
- Es indispensable conservar los documentos soporte (contratos, recibos, comprobantes de pago o abonos) para demostrar el cumplimiento.
- El incumplimiento puede acarrear sanciones tributarias por inexactitud o falta de declaración.
Recomendaciones y cumplimiento
- Verifique la naturaleza del documento: determine si es público o privado y si supera el umbral de 6.000 UVT.
- Cumpla con los plazos mensuales: el impuesto debe declararse y pagarse en los términos fijados en el DUR 1625 de 2016.
- Use el formulario 350: con la información correcta en el renglón 135.
- Conserve los soportes: si otro interviniente efectuó la retención, asegúrese de contar con el comprobante correspondiente.
- Evite sanciones: la omisión o declaración extemporánea puede generar intereses y penalidades.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Cómo se causa y declara el impuesto de timbre en contratos y documentos privados?
CONCEPTO DIAN 10199 int 1148
julio 29 de 2025
Unidad Informática de Doctrina
Área del Derecho Tributario
Banco de Datos Impuesto de Timbre
Descriptores Causación del impuesto de timbre. Agentes de retención.
Fuentes Formales Artículo 243 del Código General del Proceso. Concepto 003406 int. 370 del 19 de marzo de 2025.Concepto 004063 int. 495 del 04 de abril de 2025. Concepto 003418 int. 265 del 25 de febrero de 2025.
Extracto
1. Esta Subdirección está facultada para resolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiarla, en lo de competencia de la DIAN[1]. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019[2].
2. Mediante el radicado de la referencia, se formularon varias inquietudes relativas a la aplicación del impuesto de timbre. A través del oficio 100208192- 1146 del 30/07/2025 esta subdirección dio respuesta a los problemas jurídicos allí identificados, de forma tal que en el presente oficio se dará alcance, a fin de atender las demás interrogantes planteadas en su escrito, las cuales se sintetizan así:
i) ¿Cuál es la definición de «documento» para efectos del impuesto de timbre?
¡i) ¿Cómo se lleva a cabo la declaración y pago del impuesto de timbre en contratos de cuantía indeterminada, considerando que este se causa sobre cada pago o abono en cuenta, y que el artículo 519 del Estatuto Tributario dispone que la cuantía del documento debe superar las seis mil (6.000) UVT para su causación?
iii) ¿Los sujetos pasivos del impuesto de timbre que intervienen en un documento sometido al impuesto pueden acreditar el pago del impuesto que fue retenido y declarado en su totalidad por otro de los intervinientes que funge como agente de retención?
3. Frente al primer interrogante, el Concepto 003406 int. 370 del 19 de marzo de 2025 se refirió a la definición de «documento» para efectos del impuesto de timbre, en los siguientes términos:
“5. El Estatuto Tributario, y en particular el Libro Cuarto en lo relativo al Impuesto de Timbre nacional, no contiene definición alguna sobre documentos públicos y privados. Así, para su definición general y aplicabilidad en el sistema tributario colombiano, es necesario acudir al artículo 243 del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012). Este artículo, que reemplazo el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil[3], afirma:
ARTÍCULO 243. DISTINTAS CLASES DE DOCUMENTOS. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.
6. En esta medida, los documentos son «los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.”
7. Por su parte, –y considerando lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 243 precitado– los documentos privados son aquellos que reflejan acuerdos entre partes sin la intervención de una autoridad, ya sea para su otorgamiento o formación. (…)”
4. En relación con la declaración y pago del impuesto de timbre cuando se trata de un contrato de cuantía indeterminada, el Concepto 004063 int. 495 del 04 de abril de 2025 indicó lo siguiente:
“26. Siendo así, los agentes de retención del impuesto de timbre deberán realizar la presentación y pago de la declaración sobre el impuesto que se haya causado en el respectivo periodo mensual[4], y tales declaraciones deberán llevarse a cabo en los plazos y condiciones establecidas en el artículo 1.6.1.13.2.33. del DUR 1625 de 2016[5], en los formularios prescritos por la DIAN para ello[6].
27. Por ende, puede darse el caso en que, sobre un mismo periodo mensual se deba presentar y pagar la declaración correspondiente al impuesto causado por el valor total de los pagos que se vayan a efectuar en vigencia del contrato, si este es de cuantía determinada, o que, por el contrario, si su cuantía es indeterminada, una vez el valor de los pagos o abonos en cuenta efectuados hayan superado el umbral de seis mil (6.000) UVT, se declare el impuesto causado en dicho periodo mensual, y que el impuesto causado por los pagos o abonos posteriores hagan parte de las respectivas declaraciones de los periodos mensuales en que se lleven a cabo.”
5. En relación con la posibilidad de que uno de los intervinientes del documento acredite haber pagado el impuesto de timbre que fue retenido, declarado y pagado por otro de los intervinientes del documento en su calidad de agente de retención, es oportuno citar el Concepto 003418 int. 265 del 25 de febrero de 2025, en el cual se precisó la distinción entre los sujetos pasivos económicos del impuesto de timbre y quienes ostentan el deber de retención, para señalar que la carga económica del tributo no coincide necesariamente con el deber de actuar como retenedor del mismo, y por ende no es dicho criterio el relevante para establecer si se puede acreditar el impuesto pagado por el sujeto pasivo económico, pues las obligaciones en cada caso son distintas, como se expone:
“4. Son sujetos pasivos económicos del impuesto de timbre las personas naturales o jurídicas, sus asimiladas o entidades que se enumeran a continuación que acepten o suscriban una actuación gravada:
a. Las personas naturales y sus asimiladas.
b. Las personas jurídicas y sus asimiladas.
c. Las entidades públicas no exceptuadas, o
d. Como regla general, cualquiera sobre aquel cuyo a favor se expida, otorgue o extienda el documento.
5. Estas personas o entidades asumen la carga económica del tributo, pero no necesariamente el deber de retenerlo y declararlo pues esto corresponde a los sujetos pasivos de derecho o responsables.”
6. Finalmente se observa que en algunos de los interrogantes planteados, el consultante solicita que se le indique si las actividades que detalla en su petición se consideran ejecutadas en Colombia o en el extranjero, por lo cual se procede a reiterar que la competencia de este despacho no se encamina a resolver consultas sobre casos específicos o particulares, sino a la interpretación general y abstracta de la normatividad expuesta, por lo que deberá ser el interesado el que verifique en cada caso la aplicación a su situación concreta.
7. En los anteriores términos se resuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiarla, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.
NOTAS DE PIE DE PÁGINA:
1. De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el articulo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. Pie de página original: «En vigencia de esta norma el concepto No. 002852 del 20 de enero de 1999 sobre documentos públicos y privados precisó:
“El artículo 251 del Código de Procedimiento Civil señala las distintas clases de documentos, los cuales a su vez pueden ser públicos o privados.
El documento público es aquel que es otorgado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención, el documento privado es aquel oue no reúne las condiciones para ser documento público.» (Subrayado fuera del texto)»
4. Pie de página original: «Cfr. Artículo 539-3 del Estatuto Tributario»
5. Pie de página original: «Cfr. Concepto 003418 int. 265 del 25 de febrero de 2025»
6. Pie de página original: «Al respecto, se deberá tener en cuenta la Resolución 000031 del 29 de febrero de 2024 de la DIAN, por la cual se prescribe el formulario No. 350 «Declaración de retenciones en la fuente» para el cumplimiento de las obligaciones tributarias a partir del 01 de agosto de 2024, en especial el renglón 135, y/o las disposiciones y normas que la modifiquen.»
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