¿Las actas de asamblea causan impuesto de timbre? – Concepto DIAN No. 7675 de 2025

RESUMEN: ¿Las actas de asamblea causan impuesto de timbre? La DIAN emitió un concepto en el cual se aclara si las actas de las reuniones de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas generan la obligación de pagar impuesto de timbre. Esta orientación doctrinal surge frente a las dudas de sociedades comerciales sobre la disposición de utilidades y fijación de dividendos, conforme al artículo 519 del Estatuto Tributario y al Código de Comercio.

El documento busca determinar si estas actas, al reflejar decisiones empresariales sobre utilidades o dividendos, pueden considerarse documentos sujetos al impuesto de timbre y, por tanto, generar la obligación de pago o retención correspondiente.

¿Qué establece el Concepto?

La DIAN concluye que no se causa el impuesto de timbre sobre las actas en las cuales se registran decisiones de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas sobre la disposición de utilidades o fijación de dividendos.

El fundamento principal es que la sociedad no interviene como otorgante, aceptante o suscriptor del documento, requisito indispensable para que se configure la causación del impuesto, según el artículo 519 del Estatuto Tributario.

En detalle:

• El impuesto de timbre se genera solo cuando en un documento interviene una entidad pública, persona jurídica o comerciante, en calidad de suscriptor, otorgante o aceptante, y la cuantía excede las 6.000 UVT.
• Las actas de asamblea o junta no cumplen ese criterio, pues son simples testimonios administrativos de decisiones adoptadas por el órgano social, no documentos de obligación.
• Quien representa a la sociedad —el representante legal— no firma las actas, ya que estas son suscritas únicamente por el presidente y secretario de la reunión, lo cual refuerza su carácter probatorio, no contractual.

La DIAN respalda su posición en jurisprudencia del Consejo de Estado (Sentencia del 28 de agosto de 2013, Rad. 19201) y en la doctrina de la Superintendencia de Sociedades (Oficio 220-009255 de 2010), que coinciden en que las actas son documentos internos sin efecto tributario directo.

¿A quiénes aplica y cuáles son los efectos?

El concepto aplica a:

• Sociedades comerciales sujetas al Código de Comercio.
• Empresas y contadores encargados de la preparación de actas de asamblea o junta de socios.
• Revisores fiscales y asesores tributarios que reportan operaciones o verifican causaciones del impuesto de timbre.

Efectos prácticos:

• Las actas de asamblea o junta no generan obligación tributaria por impuesto de timbre.
• No se debe practicar retención ni declarar dicho impuesto por estos documentos.
• Solo los documentos donde la sociedad acepte o suscriba obligaciones podrán generar la causación del tributo.

Ejemplo práctico:
Si una asamblea aprueba el pago de dividendos y esta decisión se consigna en el acta, no se causa impuesto de timbre; el hecho generador solo ocurriría si posteriormente se suscribe un documento por parte del representante legal que formalice dicha obligación.

Recomendaciones y cumplimiento

• Verificar la naturaleza del documento: antes de practicar retención o declarar el impuesto, determine si la sociedad actúa como suscriptora u otorgante.
• No incluir las actas de asamblea o junta como documentos gravados.
• Conservar las actas debidamente firmadas por el presidente y secretario, dado su carácter probatorio.
• En caso de documentos adicionales derivados de la asamblea (como contratos o reconocimientos formales de dividendos), analice cada caso para determinar si sí se configura el hecho generador del impuesto de timbre.

El incumplimiento puede conllevar sanciones tributarias si se declara o retiene indebidamente el impuesto.

Ver a continuación Expediente Consejo de Estado sobre: ¿Las actas de asamblea causan impuesto de timbre?

DIAN

RADICADO VIRTUAL No. 1002025S007675

100208192 – 887

Bogotá, D.C., 12 de junio de 2025

Tema:                              Impuesto de timbre.

Descriptores:                    Causación del impuesto de timbre.

Fuentes formales:             Artículo 519 del Estatuto Tributario.

Artículos 187, 189, 420, 422, 423, 431 del Código de Comercio.

Cordial saludo:

1. Esta Subdirección está facultada para resolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

PROBLEMA JURÍDICO:

• ¿Se causa el impuesto de timbre sobre las actas de reuniones de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas, en donde se consigna la decisión sobre la disposición de las utilidades sociales o la fijación de dividendos?

TESIS JURÍDICA:

• No. En las actas de reuniones de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas en las que se consigna la decisión sobre la disposición de las utilidades sociales o la fijación de dividendos, no se causa el impuesto de timbre, toda vez que la sociedad no interviene como otorgante, aceptante o suscriptor del documento.

FUNDAMENTACIÓN:

• De acuerdo con el artículo 519 del Estatuto Tributario, el impuesto de timbre se causa sobre los instrumentos públicos o documentos privados en los que se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones, al igual que su prórroga o cesión, en cuanto su cuantía exceda las seis mil (6.000) UVT, siempre y cuando haya intervenido como suscriptor, otorgante o aceptante, una entidad pública, una pers ona jurídica o asimilada, o una persona natural con la calidad de comerciante, que, en el año anterior tuviere unos ingresos brutos o un patrimonio superior a treinta mil (30.000) UVT.

• Ahora bien, acorde al artículo 181 del Código de Comercio, los socios de una compañía se reúnen en junta de socios o asamblea general ordinaria, con la periodicidad definida en la ley y en los estatutos, y entre sus funciones se encuentra la de disponer de las utilidades sociales conforme al contrato social y la ley³. De esta forma, las decisiones adoptadas en tales reuniones se hacen constar en actas firmadas por el presidente o secretario de la reunión⁴.

• Por su parte, la asamblea general de accionistas de una sociedad se reúne de acuerdo con la periodicidad y condiciones establecidas en los artículos 422⁵ y 423⁶ del Código de Comercio, y entre sus funciones se encuentra la de fijar el monto del dividendo, al igual que la forma y plazos en que se pagará⁷. Así, lo ocurrido en las reuniones de la asamblea de accionistas se hace constar en el libro de actas, las cuales se firman por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal⁸.

• Frente al tema, resulta oportuno citar la jurisprudencia del Consejo de Estado⁹, en la cual se ha referido a la finalidad de las actas de reuniones del máximo órgano social, a efectos de determinar la existencia de los elementos necesarios para que tenga lugar la causación del impuesto de timbre:

“(…) Las actas de junta directiva, como la analizada, son documentos en los que constan las decisiones de la junta de socios o de la asamblea, tienen por finalidad exclusiva la de dar testimonio de todo lo acaecido en las reuniones de los órganos de dirección de las sociedades y, de gestión o administración de las sociedades.

Estos documentos son el relato histórico de aspectos administrativos, económicos, jurídicos y de los relacionados con el desarrollo del objeto social de la empresa. (…)”

• Además, considerando que uno de los requisitos para la causación del impuesto de timbre consiste en que, en el documento, haya intervenido uno de los sujetos enunciados en el artículo 519 del Estatuto Tributario, en calidad de suscriptor, aceptante u otorgante, es pertinente citar la doctrina de la SuperSociedades¹⁰, que al respecto ha expresado:

“(…) Es claro entonces, de acuerdo con los conceptos antes citados, que las actas del máximo órgano social cumplen una función eminentemente probatoria de lo sucedido durante las reuniones ordinarias o extraordinarias, pero nunca adquieren como tal el carácter de documento en el que la sociedad intervenga como otorgante, aceptante o suscriptor de obligaciones.

Lo anterior, como quiera que quien está llamado a actuar como otorgante, aceptante o suscriptor de obligaciones a nombre de la sociedad es su órgano de representación, valga decir, su representante legal, y no la junta de socios o asamblea general de accionistas, pues, se reitera, el máximo órgano social cuenta con atribuciones de dirección pero en ningún caso de representación.

Adicionalmente, no resulta jurídicamente posible que la sociedad figure en las actas en cualquiera de las calidades antes mencionadas, por la sencilla razón de que aquellas no son suscritas por su representante legal, sino simplemente por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión, como testimonio de que lo allí consignado fue lo que efectivamente ocurrió.” (énfasis propio)

• En esta medida, aunque las decisiones adoptadas en las reuniones del máximo órgano social, referidas a la distribución de las utilidades sociales o a la fijación del dividendo y su forma y plazo de pago, deriven en obligaciones —a cargo de la sociedad—, cuya existencia se hace constar en el acta de la reunión, estas no se encuentran firmadas por quien cuenta con las facultades de representación de la sociedad, que es su representante legal. De esta forma, tal y como se desprende de lo señalado en la jurisprudencia del Consejo de Estado¹¹, cuyo fragmento se cita a continuación, en el documento debe constar la aceptación de la persona jurídica cuya obligación se encuentra a cargo, para que esta adquiera la calidad de agente de retención del impuesto de timbre:

“(…) En ese sentido, se requiere que la aceptación conste en el documento objeto del impuesto de timbre, para que la persona jurídica que la realice adquiera la calidad de agente retenedor.

En efecto, las mencionadas normas no contemplaron la posibilidad de que la aceptación de los documentos privados se realizara por separado, a excepción del caso de la oferta mercantil, la cual de manera expresa se previó que podía aceptarse en escrito separado.”

1. En este orden de ideas, dado que en las actas de reuniones de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas, en donde se consignan las decisiones adoptadas sobre la disposición de las utilidades sociales o la fijación de dividendos, no consta la aceptación de la persona jurídica sobre la cual recaen las obligaciones —toda vez que no se suscribe por quien cuenta con las facultades de representación legal—, se colige entonces que no se causa el impuesto de timbre, en tanto no interviene en el documento una persona o

entidad, de las señaladas en el artículo 519 del Estatuto tributario, en calidad de otorgante, aceptante o suscriptor.

En los anteriores términos se resuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de  competencia  de  esta  Entidad,  puede  consultarse  en  el  normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

Atentamente,

INGRID CASTAÑEDA CEPEDA

Subdirectora de Normativa y Doctrina (A) Dirección de Gestión Jurídica

U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Dirección: Cra. 8 # 6C-38 Edificio San Agustín – Piso 4 Bogotá, D.C.

www.dian.gov.co

Proyectó:       Jose Horacio Aragones – Subdirección de Normativa y Doctrina Revisó:            Ingrid Castañeda Cepeda – Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)

Notas:

¹ De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

² De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

³ Acorde al numeral 3 del artículo 187 del Código de Comercio.

⁴ Cfr. Artículo 189 del Código de Comercio.

⁵ Artículo 422. <Reuniones ordinarias de la asamblea general – reglas>.

⁶ Artículo 423. <Reuniones extraordinarias de la asamblea general de accionistas>.

⁷ Cfr. Numeral 2° del Artículo 420 del Código de Comercio.

⁸ Cfr. Artículo 431 del Código de Comercio.

⁹ Consejo de Estado, Sección Cuarta, Fallo del 28 de agosto de 2013. Radicación número: 25000-23-27-000-2011-00057- 01(19201). Consejera ponente: Carmen Teresa Ortiz de Rodriguez (E).

¹⁰ Oficio 220-009255 del 24 de Febrero de 2010.

¹¹ Consejo de Estado, Sección Cuarta, Fallo del 28 de agosto de 2013. Rad: 19201.

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