¿Las ESAL deben informar la cédula de sus fundadores a la DIAN? – Concepto DIAN No. 2234 de 2025

RESUMEN: ¿Las ESAL deben informar la cédula de sus fundadores a la DIAN? La DIAN emitió un concepto en el que aclara la obligación de las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) de suministrar el número de cédula de sus fundadores para poder calificar, permanecer o actualizarse en el Régimen Tributario Especial. Esta doctrina responde a inquietudes frecuentes en el sector solidario y asociativo sobre la validez de actas antiguas y los requisitos actuales para acceder a beneficios fiscales, conforme al Estatuto Tributario y al Decreto 1625 de 2016.

La consulta principal gira en torno a si la DIAN puede exigir dicho dato cuando no está presente en el acta de constitución, especialmente si esta fue elaborada en épocas donde no era obligatorio incluir el número de identificación.

¿Qué establece el Concepto?

La DIAN señala expresamente que sí puede exigir el número de cédula de los fundadores de una ESAL, aun cuando este no figure en el acta de constitución original. Esta exigencia se fundamenta en los siguientes aspectos:

• Identificación plena y prevención de homónimos: El número de cédula permite verificar la identidad de los fundadores y prevenir confusiones.
• Control fiscal y legal: Es indispensable para verificar antecedentes judiciales y administrativos, y evitar distribución indirecta de excedentes.
• Cumplimiento normativo: Según los artículos 1.2.1.5.1.3. y 1.2.1.5.1.34. del Decreto 1625 de 2016, y el artículo 356-1 del Estatuto Tributario, las ESAL deben registrar contratos con fundadores y sus familiares ante la DIAN.

Además, la omisión de este dato puede constituir una causal de exclusión del Régimen Tributario Especial, conforme al artículo 1.2.1.5.1.44 del decreto citado.

¿A quiénes aplica y cuáles son los efectos?

Este concepto aplica directamente a todas las entidades sin ánimo de lucro que deseen:

• Calificar por primera vez al Régimen Tributario Especial (RTE).
• Permanecer en dicho régimen.
• Actualizar su información ante la DIAN.

Efectos prácticos:

• Las ESAL deberán suministrar el número de cédula de cada fundador, independientemente de la antigüedad del acta de constitución.
• En caso de no contar con el dato en el documento, podrán usar otros medios de prueba para demostrar la identidad de los fundadores (p.ej., registros civiles, base de datos de la Registraduría).

Ejemplo práctico:
Una fundación constituida en 1965 que busca actualizarse en el RTE deberá identificar plenamente a sus fundadores, incluso si en su acta original no aparece la cédula. No basta con el nombre.

Recomendaciones y cumplimiento

Las entidades sin ánimo de lucro deben:

1. Revisar sus documentos fundacionales y contrastarlos con los requisitos del Decreto 1625 de 2016.
2. Recopilar la información completa de sus fundadores, especialmente la cédula, para adjuntarla en los procesos ante la DIAN.
3. No confiar en la presunción de autenticidad de documentos, ya que, aunque se aplica lo dispuesto en los artículos 25 y 36 del Decreto-Ley 19 de 2012, esta no exime del deber de aportar la información solicitada por la DIAN.

Sanción posible: La omisión de esta información puede derivar en la exclusión del régimen y pérdida de beneficios tributarios, conforme al artículo 1.2.1.5.1.44 del Decreto 1625 de 2016.

Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Las ESAL deben informar la cédula de sus fundadores a la DIAN?

DIAN

RADICADO VIRTUAL No. 1002025S002234

100208192 – 221

Bogotá, D.C., 19 de febrero de 2025

Tema:                        Impuesto sobre la Renta Descriptores:    Régimen Tributario Especial

Fuentes formales:    Artículos 19 y 356-1 del Estatuto Tributario

Artículos 1.2.1.5.1.8., 1.2.1.5.1.3., 1.2.1.5.1.38., 1.2.1.5.1.41. y

1.2.1.5.1.44. del Decreto 1625 de 2016

Cordial saludo,

1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

PROBLEMA JURÍDICO No. 1

• La DIAN puede exigir el número de cédula de los fundadores de una entidad sin ánimo de lucro – ESAL cuando el acta de constitución no lo contiene debido a que en la época de su creación no era un requisito obligatorio.

TESIS JURÍDICA No. 1

• Si, la DIAN sí puede exigir el número de cédula de los fundadores de una entidad sin ánimo de lucro – ESAL en los procesos de calificación, permanencia y actualización en el Régimen Tributario Especial, ya que este dato es indispensable para la identificación plena de los fundadores y la diferenciación de posibles homónimos. Además, permite la verificación del cumplimiento de los requisitos exigidos en el proceso, tales como el registro de actos jurídicos, la determinación de vinculaciones económicas, la prevención de distribución indirecta de excedentes y la validación de antecedentes judiciales y administrativos de los fundadores.

FUNDAMENTACIÓN

• De conformidad con la Reglamentación del Régimen Tributario Especial – RTE del Decreto 2150 de 2017 que sustituyó el capítulo 5 del título 1 de la parte 2 del libro 1 del decreto 1625 de 2016 —Único Reglamentario en Materia Tributaria— aplicable a los contribuyentes que buscan la calificación, permanencia y actualización en el Régimen Tributario Especial, es importante señalar que la responsabilidad de suministrar la información completa sobre sus fundadores, incluyendo el número de cédula de ciudadanía, recae exclusivamente en la entidad que pretenda acceder o permanecer en dicho régimen.
• El Decreto 1625 de 2016 establece, en su artículo 1.2.1.5.1.8³., que las entidades deben anexar a la solicitud de permanencia, entre otros documentos, copia del acta de constitución en la que conste que está legalmente constituida. Además, el artículo 1.2.1.5.1.3⁴. del mismo decreto exige que el registro web incluya los nombres e identificación de los fundadores. A su vez, el artículo 356-1⁵ del Estatuto Tributario dispone que se deben registrar ante la DIAN los contratos o actos jurídicos celebrados con los fundadores, s us cónyuges o familiares hasta el cuarto grado de consanguinidad o afinidad, con el fin de evitar la distribución indirecta de excedentes.

• Desde la Ley 31 de 1929⁶, se estableció la expedición de la cédula de ciudadanía como documento de identificación en el registro electoral, que incluía entre otros datos un número único. Posteriormente, la Ley 7 de 1934⁷ dispuso que la cédula sería obligatoria para cualquier acto civil y político en el que se requiriera identificación. Finalmente, la L ey 39 de 1961⁸ determinó que, a partir de 1962, la cédula laminada sería el único documento válido de identificación en todos los actos civiles, políticos, administrativos y judiciales.

• Estas disposiciones demuestran que, desde hace décadas y en la actualidad⁹, la cédula ha sido el medio que permite identificar a los ciudadanos colombianos y, por lo tanto, el hecho de que el acta de constitución no contenga explícitamente el número de cédula no constituye una justificación válida para omitir dicho dato, ya que aun cuando no conste en el documento, no significa que los fundadores no hayan poseído dicho mecanismo de identificación, siempre que fueran ciudadanos colombianos.

• Por lo tanto, la ausencia del número de cédula en el acta de constitución original no exime a la ESAL de la obligación de suministrar dicha información. El número de cédula es el medio idóneo que permite diferenciar a una persona de posibles homónimos y garantizar en general que los contribuyentes del Régimen Tributario Especial cumplan los requisitos que se enumeran en el artículo 19 del Estatuto Tributario.

• En este sentido, el artículo 1.2.1.5.1.38¹⁰. del Decreto 1625 de 2016 regula la adquisición de bienes y servicios de las entidades pertenecientes al RTE y sus vinculados —entre ellos los fundadores—, garantizando que dichas transacciones se realicen a precios comerciales promedio y evitando que puedan constituir una distribución indirecta de excedentes. El artículo 1.2.1.5.1.41¹¹. señala que la existencia de reembolsos respecto de los aportes iniciales realizados por los fundadores constituye una distribución indirecta de excedentes.

1. Asimismo, el artículo 1.2.1.5.1.44¹². del Decreto 1625 de 2016 no solo incluye la no presentación de información como causal de exclusión de las entidades del régimen, sino que además contempla la verificación de responsabilidades y antecedentes de sus fundadores. Por lo tanto, la omisión del número de cédula impide un control efectivo sobre las transacciones y relaciones económicas de la entidad, lo que puede dar lugar al incumplimiento de las disposiciones establecidas para el RTE.

1. Por lo anterior, en este caso es requerido el número de cédula de los fundadores para el cumplimiento de los requisitos tributarios que debe acreditar la ESAL, ya que constituye un elemento necesario para contrastar su identidad, evitando confusiones o coincidencias erróneas, ya que el nombre por sí solo no garantiza una identificación única y precisa. En este sentido, la ESAL podrá utilizar los medios de prueba¹³ a su alcance para establecer la relación entre los nombres del acta de constitución y el número de cédula de estas personas.

PROBLEMA JURÍDICO No. 2

1. ¿La DIAN debe aplicar los artículos 25 y 36 del Decreto-Ley 19 de 2012 al momento de verificar el reconocimiento y validez de las firmas en el acta de constitución de una ESAL?

TESIS JURÍDICA No. 2

1. La DIAN deberá aplicar los artículos 25 y 36 del Decreto-Ley 19 de 2012, conforme a los cuales los documentos y firmas en el acta de constitución de una ESAL se presumen auténticos mientras no se demuestre lo contrario mediante tacha de falsedad. Sin embargo, la aplicación de estos artículos no exime a las ESAL del cumplimiento de los requisitos exigidos en el proceso de calificación, permanencia y actualización en el Régimen Tributario Especial establecidos en el Decreto 1625 de 2016, los cuales incluyen el suministro de la información completa de sus fundadores.

FUNDAMENTACIÓN

1. El artículo 25 del Decreto-Ley 19 de 2012¹⁴ establece que no se pueden exigir autenticaciones adicionales a documentos ya validados por la entidad competente, mientras que el artículo 36 dispone que los documentos deben presumirse auténticos salvo prueba en contrario. No obstante, el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Decreto 2150 de 2017 para acceder o permanecer en el Régimen Tributario Especial, entre los cuales se encuentra la identificación de los fundadores, no constituye una exigencia de autenticación adicional ni un cuestionamiento de la autenticidad del acta de constitución.

1. La Ley 19 de 2012 refuerza principios de eficiencia administrativa, simplificación de trámites y eliminación de requisitos innecesarios. Sin embargo, esto no modifica la obligación de las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) de cumplir a cabalidad los procesos de calificación, permanencia y actualización en el Régimen Tributario Especial, que incluyen el suministro de la información conforme a los términos y condiciones establecidos en el Decreto 1625 de 2016, acreditados ante la DIAN.

1. En consecuencia, la DIAN deberá dar aplicación a los artículos 25 y 36 del Decreto-Ley 19 de 2012 y validar el cumplimiento de los términos y condiciones de la información requerida para que las entidades accedan o permanezcan en el Régimen Tributario Especial.

1. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

Atentamente,

INGRID CASTAÑEDA CEPEDA

Subdirectora de Normativa y Doctrina (A) Dirección de Gestión Jurídica

Carrera 8 No 6 C -38 Piso 4 Edificio San Agustín Bogotá, D.C.

www.dian.gov.co

Proyectó: Raul Eduardo Pereira Cuervo – Subdirección de Normativa y Doctrina Revisó: Ingrid Castañeda Cepeda – Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)

Notas al pie:

¹ De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

² De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

³ Artículo 1.2.1.5.1.8. Anexos de la solicitud de calificación o permanencia como entidad perteneciente al Régimen Tributario Especial.

⁴ Artículo 1.2.1.5.1.3. Registro web.

⁵ Artículo 356-1. Distribución indirecta de excedentes y remuneración de los cargos directivos de contribuyentes pertenecientes al Régimen Tributario Especial.

⁶ Por la cual se reforma el Código Electoral, artículos 5 y 6.

⁷ Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre elecciones y cédula de ciudadanía, artículo 5.

⁸ Por la cual se dictan normas para la cedulación, y otras de carácter electoral.

⁹ Ley 486 de 1998 – Por la cual se dictan disposiciones sobre la renovación de la cédula de ciudadanía.

¹⁰ Artículo 1.2.1.5.1.38. Adquisición de bienes y servicios de vinculados en el Régimen Tributario Especial.

¹¹ Artículo 1.2.1.5.1.41. Distribución indirecta de excedentes en el Régimen Tributario Especial.

¹² Artículo 1.2.1.5.1.44. Causales de exclusión de las entidades del Régimen Tributario Especial.

¹³ Cfr. Artículo 743 del Estatuto Tributario.

¹⁴ Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Puedes encontrar más información sobre: ¿Las ESAL deben informar la cédula de sus fundadores a la DIAN?, en dian.gov.co   

Además del tema relacionado con: ¿Las ESAL deben informar la cédula de sus fundadores a la DIAN?, quizás te interese leer: Limitaciones de beneficios tributarios para ESAL y Mipymes en proyectos de I+D+i – Concepto DIAN N° 1431