RESUMEN: ¿Pagos derivados de demandas laborales deben incluirse en la nómina electrónica? La DIAN emitió un concepto en el que aclara si los empleadores deben generar el documento soporte de pago de nómina electrónica (DSNE) cuando realizan pagos laborales o prestacionales ordenados por sentencias o conciliaciones judiciales, incluso si el trabajador ya no tiene vínculo laboral vigente.
El pronunciamiento busca precisar las condiciones para que dichos pagos sean deducibles en el impuesto sobre la renta, conforme al Estatuto Tributario, el Decreto 1625 de 2016 y las Resoluciones 000013 de 2021 y 000165 de 2023.
¿Qué establece el Concepto DIAN?
El Concepto determina que sí es obligatorio generar el documento soporte de nómina electrónica por los pagos laborales y prestacionales efectuados a raíz de litigios laborales, aun cuando el trabajador beneficiario ya no tenga contrato vigente con el empleador.
La entidad fundamenta esta exigencia en que estos pagos mantienen su naturaleza jurídica laboral, pues provienen de una relación de trabajo que, aunque finalizada, sigue siendo la causa del reconocimiento económico.
La DIAN cita como soporte normativo los siguientes preceptos:
- Artículo 771-2 del Estatuto Tributario, que regula la exigencia de soportes válidos para deducciones.
- Artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, que establece los documentos equivalentes a factura.
- Resolución 000165 de 2023, que reglamenta los sujetos exceptuados de expedir factura.
- Resolución 000013 de 2021, que exige el DSNE para respaldar las deducciones por salarios.
La DIAN reitera que las deducciones fiscales derivadas de pagos laborales o prestacionales solo serán aceptadas si están debidamente soportadas y si cumplen con los requisitos del artículo 108 del Estatuto Tributario, aplicables también a litigios laborales.
¿A quiénes aplica y cuáles son los efectos?
Esta doctrina aplica a empleadores y contribuyentes obligados a llevar contabilidad que pretendan deducir del impuesto sobre la renta los pagos laborales y prestacionales resultantes de sentencias, conciliaciones o fallos judiciales laborales.
En la práctica:
- Los pagos efectuados en cumplimiento de fallos judiciales laborales deben registrarse en el DSNE del mes en que se realiza el pago o abono en cuenta.
- Aunque el trabajador ya no tenga vínculo laboral, el empleador debe generar el documento soporte de nómina electrónica para efectos fiscales.
- Si el pago no está respaldado por el DSNE, no será deducible en el impuesto sobre la renta, generando diferencias permanentes conforme al artículo 105 del Estatuto Tributario.
Ejemplo práctico:
Una empresa pierde una demanda laboral por despido injustificado y paga salarios y prestaciones atrasadas a un extrabajador. Aunque el contrato ya no exista, el pago conserva carácter laboral y, por tanto, debe incluirse en la nómina electrónica del mes correspondiente.
Recomendaciones y cumplimiento
- Empleadores y contadores deben generar el DSNE por todo pago derivado de un litigio laboral, así el beneficiario ya no sea empleado activo.
- Verificar que el DSNE cumpla los requisitos técnicos del Anexo 1 de la Resolución 000013 de 2021.
- Registrar correctamente la fecha del pago o abono en cuenta, ya que es el momento que define la deducción.
- Conservar los documentos judiciales (sentencias, actas de conciliación o liquidaciones) como soportes adicionales ante posibles fiscalizaciones de la DIAN.
El incumplimiento de estas exigencias puede generar rechazo de deducciones, sanciones por inexactitud e incluso la pérdida del beneficio fiscal en el periodo gravable correspondiente.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Pagos derivados de demandas laborales deben incluirse en la nómina electrónica?
CONCEPTO DIAN 10449 int 1173
agosto 4 de 2025
Unidad Informática de Doctrina
Área del Derecho Tributario
Banco de Datos Impuesto sobre la Renta y Complementarios
Problema Jurídico ¿resulta exigible el documento soporte de pago de nómina electrónica (DSNE) para la procedencia de la deducción en el impuesto sobre la renta de los pagos laborales y prestacionales originados en litigios judiciales, incluso cuando el trabajador beneficiario del pago ya no mantiene una relación laboral vigente con el empleador?
Fuentes Formales
Extracto
1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaría, en lo de competencia de la DIAN(1). En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019(2).
2. Respecto a la consulta acerca de si, ¿resulta exigible el documento soporte de pago de nómina electrónica (DSNE) para la procedencia de la deducción en el impuesto sobre la renta de los pagos laborales y prestacionales originados en litigios judiciales, incluso cuando el trabajador beneficiario del pago ya no mantiene una relación laboral vigente con el empleador?
3. En efecto, la doctrina vigente(3) ha afirmado que para efectos de la procedencia de la deducción en el impuesto sobre la renta de pagos laborales y prestacionales –incluidos aquellos derivados de litigios– el empleador debe generar el documento soporte de pago de nómina electrónica, incluso si el beneficiario ya no tiene vínculo laboral vigente, en tanto se mantiene la naturaleza jurídica de los pagos como factor laboral.
4. La doctrina referida reitera que en razón a lo dispuesto en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario (E.T), el numeral 6 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 y el numeral 6 del artículo 8o de la Resolución 000165 de 2023, las personas naturales vinculadas mediante relación laboral, legal o reglamentaria, así como los pensionados, no están obligados a expedir factura ni documento equivalente por los ingresos que perciban en virtud de dichas relaciones.
5. No obstante, esta circunstancia no releva al empleador de su carga probatoria respecto de los costos, deducciones o impuestos descontables derivados de pagos efectuados en virtud de una relación laboral, legal o reglamentaria, así como de aquellos realizados a pensionados a su cargo, puesto que, el artículo 2o de la Resolución DIAN 000013 de 2021(4) establece que, para efectos de la deducción por concepto de salarios, además de cumplir con los requisitos previstos en el artículo 108 del E.T., dichos pagos deben estar respaldados mediante el DSNE.
6. Por su parte, el numeral 2 del artículo 105 del E.T. señala que, para efectos de deducciones de contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad, los gastos que no cumplan con los requisitos establecidos en el estatuto para su deducción en el impuesto sobre la renta y complementarios, generarán diferencias permanentes. En dicha categoría se incluyen, entre otros:
«c) Las multas, sanciones, penalidades, intereses moratorios de carácter sancionatorio y las condenas provenientes de procesos administrativos, judiciales o arbitrales, distintos de los laborales, conforme con lo previsto en el numeral 3 del artículo 107-1 del presente Estatuto:(5) (énfasis propio)
7. Contrarío sensu los pagos derivados de procesos judiciales laborales no están excluidos per se de la deducción. De hecho, el numeral 2 del artículo 107-1 del E.T. prevé expresamente:
«Artículo 107-1. Las siguientes deducciones serán aceptadas fiscalmente siempre v cuando se encuentren debidamente soportadas, hagan parte del giro ordinario del negocio, y con las siguientes limitaciones: […]
2. Los pagos salariales v prestacionales. cuando provengan de litigios laborales, serán deducibles en el momento del pago siempre y cuando se acredite el cumplimiento de la totalidad de los requisitos para la deducción de salarios.» (énfasis propio)
8. Obsérvese que la expresión empleada por el legislador en el precepto citado «pagos salariales y prestacionales, cuando provengan de litigios laborales», evidencia que tales pagos conservan su naturaleza laboral en tanto tienen como fuente la relación de trabajo, independientemente de que esta se encuentre vigente al momento del pago(6). En consecuencia, su tratamiento fiscal debe ser equivalente al de los salarios ordinarios, en lo relativo al cumplimiento de requisitos para su deducción.
9. En conclusión, de acuerdo con la doctrina vigente, para efectos fiscales, los pagos laborales y prestacionales efectuados por el empleador como resultado de decisiones judiciales derivadas de litigios laborales deben ser soportados mediante el DSNE(7).
En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaría, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.
NOTAS DE PIE DE PAGINA:
1. De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7o de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el articulo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. Concepto No. 904137 – interno 691 de mayo 25 de 2022 confirmado por medio del Concepto No. 001511 (int 445) de 2024
4. «Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se expide el anexo técnico para este documento»
5. Esta entidad, en oficio 902649 de 2021, precisó que: «la referencia hecha al numeral 3 del artículo 107-1 antes citado, debe entenderse hecha al numeral 2. Esto en consideración a que esta norma no ha tenido desde su adición al Estatuto Tributario por parte de la Ley 1819 de 2016 un numeral 3 (Gaceta del Congreso No. 894 páginas 17 y 18) y también porque es el numeral 2 el que se refiere a los pagos salariales y prestacionales cuando provengan de litigios laborales, como deducciones que serán aceptadas fiscalmente en los términos que más adelante se analizarán.»
6. El artículo 2o del Decreto 2158 de 1948 dispone que la jurisdicción laboral conoce de los conflictos jurídicos que se originen directa o indirectamente del contrato de trabajo, así como de la ejecución de las obligaciones emanadas de la relación laboral. Este precepto confirma que los litigios laborales son consecuencia del vínculo jurídico inicial y subsisten en su naturaleza aun cuando el contrato ha terminado. En otras palabras, lo relevante en los conflictos laborales que se ventilan ante la administración de justicia no es que se encuentren vigentes al momento de demandar, sino que el litigio tenga como fuente dicha relación.
7. En el Concepto DIAN No. 904137 de 2022, esta entidad precisó que los pagos realizados con fundamento en un litigio laboral, cuando se pretenda su reconocimiento como deducción fiscal, deben ser reportados en el documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes en que se efectúe el pago o el abono en cuenta, lo que ocurra primero.
Puedes encontrar más información sobre: ¿Pagos derivados de demandas laborales deben incluirse en la nómina electrónica?, en dian.gov.co
Además del tema relacionado con: ¿Pagos derivados de demandas laborales deben incluirse en la nómina electrónica?, quizás te interese leer: ¿Quién debe generar el documento soporte de pago de nómina electrónica en contratos de transporte? Concepto DIAN No. 546