RESUMEN: ¿Qué exige la DIAN para las notas de ajuste en documentos equivalentes electrónicos? La DIAN emitió un concepto que aclara la imposibilidad de elaborar notas de ajuste sobre documentos equivalentes electrónicos sin hacer referencia al Código Único del Documento Equivalente (CUDE). Esta interpretación se fundamenta en lo dispuesto por la Resolución 000165 de 2023, que establece como requisito obligatorio que las notas de ajuste contengan el número y la fecha de generación del CUDE del documento asociado. La entidad subraya que esta exigencia no admite excepciones y se diferencia del tratamiento normativo que reciben las notas crédito o débito de la factura electrónica de venta, las cuales sí pueden emitirse sin referencia directa.
En la práctica, esto significa que los contribuyentes y facturadores electrónicos del sector de servicios públicos —que emiten documentos equivalentes electrónicos— deben garantizar que toda nota de ajuste contenga la identificación precisa del CUDE correspondiente. Esta exigencia normativa busca asegurar la trazabilidad, integridad y validación de la información tributaria. El incumplimiento puede derivar en rechazos en la validación o sanciones, por lo que resulta clave revisar los sistemas de facturación y adecuarlos a esta disposición.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Qué exige la DIAN para las notas de ajuste en documentos equivalentes electrónicos?:
DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO PARA SERVICIOS PÚBLICOS NOTAS DE AJUSTE
DIAN
RADICADO VIRTUAL No. 1002025S000270
100208192 – 61
Bogotá, D.C., 16 de enero de 2025.
Tema: Sistema de Facturación Electrónica – SFE
Descriptores: Documento Equivalente Electrónico para servicios públicos Notas de ajuste
Fuentes formales: Resolución DIAN No. 000165 de 2023
Cordial saludo,
- Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN1. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares , ni prestará asesoría específica y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 20192.
PROBLEMA JURÍDICO
- ¿Es posible elaborar una nota de ajuste sin referencia del documento equivalente electrónico asociado como sucede con la factura electrónica de venta?
TESIS JURÍDICA.
- No es posible elaborar una nota de ajuste sin referencia del documento equivalente electrónico asociado. Ello, toda vez que el artículo 22 de la Resolución DIAN No. 000165 de 2023 dispone como requisito de las notas de ajuste al documento equivalente electrónico – DEE, contener el número y la fecha de generación del Código Único del Documento Equivalente Electrónico (CUDE) del documento equivalente electrónico al cual hace referencia la nota de ajuste.
FUNDAMENTACIÓN
- El artículo 1 de la Resolución Dian No. 000165 de 2023 en el numeral 18 define las “Notas de ajuste del documento equivalente electrónico” como: “(…) documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento equivalente, por errores aritméticos o de contenido, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y
tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian)”.
- El artículo 22 de la misma resolución dispone el contenido de las notas de ajuste, así:
“Cuando se elaboren notas de ajuste del documento equivalente electrónico, se deberán generar y transmitir para validación conforme lo indicado en la presente resolución, las cuales deberán contener la siguiente información:
(…)
5. El número y la fecha de generación del Código Único del Documento Equivalente Electrónico (CUDE) del documento equivalente electrónico al cual hace referencia la nota de ajuste (…)”. (Énfasis propio).
- Nótese que la norma especial vigente dispone la necesidad de incluir dentro de las notas de ajuste al DEE el número del Código Único del Documento Equivalente (CUDE) del DEE al cual hace referencia la nota de ajuste, sin que se exceptúe algún caso que permita su elaboración sin esta información.
- Cuestión diferente sucede con la factura electrónica de venta, y la posibilidad de generar notas crédito o débito no asociadas, puesto que tratándose de estos documentos electrónicos la norma permite su no referenciación3.
- Por lo tanto, en virtud de la supremacía del principio de legalidad y conforme a lo dispuesto en el artículo 22 de la Resolución DIAN No. 000165 de 2023. no es posible elaborar una nota de ajuste del documento equivalente electrónico sin el CUDE al cual hace referencia dicha nota de ajuste.
- En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.
Atentamente,
INGRID CASTAÑEDA CEPEDA
Subdirectora de Normativa y Doctrina (A) Dirección de Gestión Jurídica
U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Dirección: Cra. 8 # 6C-38 Edificio San Agustín – Piso 4 Bogotá, D.C.
Proyectó: Judy Marisol Cespedes Quevedo – Subdirección de Normativa y Doctrina Revisó: Ingrid Castañeda Cepeda – Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)
Notas al pie:
1 De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2 De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3 Cfr. Parágrafo 1 del artículo 36 de la Resolución DIAN No. 000165 de 2023, que dispone: “Parágrafo 1o. La nota débito y nota crédito en la cual no se pueda identificar en forma clara e inequívoca la factura electrónica de venta que dio origen a la misma, no le será aplicable el requisito establecido en el numeral 3 del presente artículo”.
Puedes encontrar más información sobre: ¿Qué exige la DIAN para las notas de ajuste en documentos equivalentes electrónicos?, en dian.gov.co
Además del tema relacionado con: ¿Qué exige la DIAN para las notas de ajuste en documentos equivalentes electrónicos?, quizás te interese leer: ¿Es necesario confirmar el recibo de los Documentos Equivalentes Electrónicos en operaciones a crédito? DIAN Concepto No. 1189