RESUMEN: ¿Qué requisitos deben cumplir los softwares propios y adquiridos para facturar electrónicamente? La DIAN emitió un concepto doctrinal mediante el cual precisa los requisitos técnicos y tecnológicos que deben cumplir los softwares propios o adquiridos utilizados para la facturación electrónica en Colombia. El pronunciamiento responde a inquietudes recurrentes de empresas, personas naturales y desarrolladores de software sobre el alcance del proceso de habilitación del facturador electrónico y la diferencia entre desarrollo informático propio, adquirido o a través de proveedor tecnológico.
La entidad aclara cómo debe interpretarse la normativa vigente en materia de facturación electrónica, particularmente frente a las exigencias que deben superarse en el ambiente de producción en habilitación. La pregunta central que resuelve este documento es: ¿qué condiciones deben cumplir los softwares de facturación electrónica para ser aprobados por la DIAN y permitir el cumplimiento válido de la obligación de facturar?
¿Qué establece el documento sobre los softwares de facturación electrónica?
El concepto emitido por la DIAN adiciona el Concepto Unificado sobre obligación de facturar y sistema de factura electrónica, incorporando una definición clara sobre los desarrollos informáticos propios y adquiridos, así como los requisitos que estos deben cumplir para ser habilitados.
De acuerdo con el Decreto 1742 de 2020 y la Resolución 000091 de 2021, la DIAN recuerda que los facturadores electrónicos pueden cumplir su obligación a través de distintos medios, entre ellos:
- Desarrollo informático propio
- Desarrollo informático adquirido a un tercero
- Servicio gratuito de facturación dispuesto por la DIAN
- Proveedor tecnológico autorizado
La entidad precisa que el software propio es aquel desarrollado directamente por el facturador, mientras que el software adquirido es el comprado a un tercero. En ambos casos, estos sistemas deben cumplir estrictamente con los anexos técnicos del sistema de facturación electrónica, incluyendo reglas de validación, interoperabilidad y generación de documentos electrónicos.
¿Cómo funciona el proceso de habilitación ante la DIAN?
La DIAN enfatiza que la habilitación es un procedimiento obligatorio previo a la expedición de la factura electrónica. Este trámite se adelanta en el servicio informático electrónico de validación previa, donde el facturador debe:
- Seleccionar el tipo de software a utilizar
- Probar y demostrar los componentes del sistema
- Superar las pruebas técnicas en el ambiente de producción en habilitación
El software debe permitir no solo la expedición de la factura electrónica de venta, sino también:
- Generación de documentos equivalentes electrónicos
- Emisión de notas crédito y débito
- Interoperabilidad con otros sistemas
- Cumplimiento integral de los anexos técnicos vigentes
Solo los softwares que superen satisfactoriamente la etapa de pruebas podrán ser utilizados válidamente para cumplir la obligación formal de facturar.
¿A quiénes aplica y cuáles son los efectos prácticos?
Este concepto aplica directamente a:
- Personas naturales obligadas a facturar electrónicamente
- Empresas y sociedades
- Desarrolladores de software contable y tributario
- Proveedores tecnológicos de facturación electrónica
En la práctica, el pronunciamiento implica que no cualquier software es válido para facturar electrónicamente. Incluso cuando se utiliza un proveedor tecnológico, el sistema debe cumplir y demostrar los requisitos técnicos exigidos por la DIAN.
Recomendación clave: antes de adquirir o desarrollar un software de facturación, los contribuyentes deben verificar que este cumpla plenamente con los anexos técnicos y esté en capacidad de superar el proceso de habilitación ante la DIAN, evitando riesgos de incumplimiento y sanciones.
Recomendaciones y cumplimiento normativo
Para cumplir adecuadamente con la obligación de facturación electrónica, se recomienda:
- Verificar que el software cumpla con la Resolución 000165 de 2023
- Realizar oportunamente las pruebas en el ambiente de habilitación
- Conservar soportes del proceso de validación
- Actualizar los sistemas conforme a cambios técnicos de la DIAN
El uso de un software no habilitado puede derivar en incumplimientos formales, con posibles sanciones tributarias y desconocimiento de costos, deducciones o impuestos descontables.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Qué requisitos deben cumplir los softwares propios y adquiridos para facturar electrónicamente?
CONCEPTO DIAN 13246 int 1169
(agosto 1 de 2025)
Unidad Informática de Doctrina
Área del Derecho Tributario
Banco de Datos Facturación Electrónica
Extracto:
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, en concordancia con el artículo 7 y 7-1 de la Resolución No. 000091 de 2021, se expide el presente pronunciamiento mediante el cual se efectúa una adición al Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022 – Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica, relacionada con las características que deben tener los softwares propios o adquiridos como requisito para la habilitación del facturador electrónico.
ADICIÓN AL CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 – OBLIGACIÓN DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRÓNICA
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, se avoca conocimiento para realizar la siguiente adición al Concepto Unificado sobre Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica:
Se requiere adicionar el subnumeral 3.1.3.1 al Descriptor 3.1.3 “LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA EN EL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA” del Capítulo 1 del Título III, así:
3.1.3.1. ¿Qué debe entenderse por desarrollo informático propio y desarrollo informático adquirido y cuáles son los requisitos técnicos y tecnológicos que deben cumplir para que sean aprobados por la DIAN?
El numeral 2 del artículo 28 de la Resolución DIAN 000165 de 2023, establece que dentro de los medios de operación a través de los cuales se puede cumplir con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de los documentos del sistema de facturación, se encuentra el desarrollo tecnológico propio y el desarrollo tecnológico adquirido.
Dado que la norma es clara por lo que no se debe desatender su tenor literal[1] debe entenderse que cuando la norma hace mención al software propio se refiere al que desarrolla directamente el facturador, y cuando alude a software adquirido es aquel que le compra a un tercero.
Por otro lado, el mencionado artículo define la habilitación como el procedimiento que se debe adelantar en el servicio informático electrónico de la DIAN previo a la expedición y/o generación de los documentos que componen el sistema de facturación y que debe realizarse cumpliendo con las características, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que establecen los numerales 1 al 4 del referido artículo, así como aquellas que señalen los anexos técnicos de cada documento del sistema de facturación.
Uno de los pasos para la habilitación es señalar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el tipo software de facturación electrónica de venta a utilizar, el cual puede ser: i) desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido, ii) servicio gratuito del sistema de facturación, dispuesto por la DIAN iii) A través de un proveedor tecnológico.
Para adelantar este procedimiento, la DIAN ha dispuesto en el servicio informático electrónico un espacio denominado Ambiente de producción en habilitación[2], en el cual los facturadores electrónicos o proveedores tecnológicos según el caso, deberán probar y demostrar los componentes del software con el fin que la DIAN los evalué y superen las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación.
Adicionalmente, el software utilizado debe incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta y generar el documento equivalente electrónicos y los demás documentos electrónicos, la interacción y la interoperabilidad de los citados documentos; así como la elaboración de las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos y demás servicios, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el Anexo técnico de factura electrónica.
Así, resulta claro que solamente los softwares propios o adquiridos que cumplan con las condiciones términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión, validación y expedición de la factura de venta de conformidad con lo indicado en los anexos técnicos, las funcionalidades y reglas de validación allí contenidas, superarán la etapa de pruebas y podrán ser utilizados por el facturador electrónico para cumplir con su deber formal de facturar.
El cumplimiento de estos requisitos, también se s exigible en los casos que el facturador pretenda con la obligación formal de facturar a través de un proveedor tecnológico. En consecuencia, estos deberán probar y demostrar los componentes que hacen parte del software en el Ambiente de producción en habilitación[3], con el fin que la DIAN pueda evaluar el cumplimiento de las condiciones requeridas y de esta manera supere la etapa de pruebas.
Bajo este contexto, el procedimiento de habilitación para facturar regulado en el artículo 28 de la Resolución DIAN 000165 de 2023 en el cual la DIAN evalúa el cumplimiento de los requisitos de los softwares (propio, adquirido o proveedor tecnológico), no se puede equiparar al que deben adelantar las personas jurídicas que pretendan habilitarse como proveedores tecnológicos en los términos señalados en el artículo 1.6.1.4.2.4 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 55 de la referida resolución DIAN 000165 de 2023.
En conclusión, las condiciones y requisitos que deben cumplir los softwares propios o adquiridos son las que establecen los anexos técnicos para la generación, transmisión, validación y expedición de la factura de venta, y cuyo cumplimiento es evaluado por la DIAN durante el procedimiento de habilitación dispuesto en el artículo 28 de la Resolución DIAN 000165 de 2023.
En los anteriores términos se adiciona el Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022 – Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica.
NOTAS DE PIE DE PÁGINA:
1. Cfr. Artículo 28 del Código civil
2. Numeral 1 del artículo 1 de la Resolución 000165 de 2023. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa y de los documentos que conforman el sistema de facturación donde opera Ia funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para Ia factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de Ia factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por Ia Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, y superen las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en los anexo técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
3. Cfr. Numeral 1 del artículo 1 de la Resolución 000165 de 2023
Puedes encontrar más información sobre: ¿Qué requisitos deben cumplir los softwares propios y adquiridos para facturar electrónicamente?, en dian.gov.co
Además del tema relacionado con: ¿Qué requisitos deben cumplir los softwares propios y adquiridos para facturar electrónicamente?, quizás te interese leer: ¿Puede una entidad facturarse a sí misma en el sistema de facturación electrónica? – Concepto DIAN No. 11606 de 2025