RESUMEN: ¿Pueden romper candados en un negocio durante una fiscalización? La diligencia de registro tributaria es una facultad que permite verificar el cumplimiento de obligaciones fiscales y aduaneras. En este contexto, la DIAN emitió un Concepto en el que aclara el alcance de sus competencias para ingresar a establecimientos comerciales cerrados en el marco de procesos de fiscalización. Este pronunciamiento responde a inquietudes sobre si la autoridad puede ingresar sin autorización del propietario o sin orden judicial.
El documento desarrolla el marco legal aplicable, con base en el Estatuto Tributario, el Decreto 920 de 2023 y la jurisprudencia administrativa y constitucional. Además, define los límites constitucionales de esta actuación y su finalidad, orientada a garantizar la conservación de pruebas y el cumplimiento del deber de tributar.
¿Qué establece el Concepto sobre la diligencia de registro?
El Concepto señala que la autoridad tributaria cuenta con facultades legales para ordenar diligencias de registro en oficinas, establecimientos comerciales y locales donde reposen documentos contables, conforme al artículo 779-1 del Estatuto Tributario.
Entre los aspectos centrales se destacan:
- El registro debe ordenarse mediante resolución motivada.
- No se requiere autorización judicial previa para su práctica.
- La finalidad es obtener pruebas para verificar la veracidad de declaraciones y obligaciones fiscales.
- Se trata de una actuación administrativa, no de una función de policía judicial.
Este criterio ha sido respaldado por la jurisprudencia del Consejo de Estado y la Corte Constitucional, que reconocen la legitimidad de esta facultad dentro del poder tributario del Estado.
¿Cuándo pueden utilizarse medios coercitivos?
El Concepto concluye que, si se impide la diligencia o existe riesgo de ocultamiento o destrucción de pruebas, la autoridad puede utilizar medios coercitivos para ingresar al inmueble, con apoyo de la fuerza pública.
Esto incluye:
- Ingreso forzado a establecimientos cerrados.
- Medidas necesarias para proteger la integridad de las pruebas.
- Inmovilización y aseguramiento de documentos.
No obstante, esta facultad está limitada por:
- La obligación de respetar el debido proceso.
- La proporcionalidad de las medidas adoptadas.
- La necesidad de contar con una resolución debidamente motivada.
¿Existen límites constitucionales al registro?
El documento precisa que el registro no puede practicarse cuando el establecimiento coincida con la casa de habitación de una persona natural. En estos casos, se requiere la protección del derecho a la inviolabilidad del domicilio.
Además, la actuación debe ajustarse a los principios de legalidad, razonabilidad y control constitucional. Aunque se trata de facultades discrecionales, su ejercicio está sujeto a los límites legales y jurisprudenciales.
¿A quiénes aplica y cuáles son los efectos prácticos?
Este criterio tiene impacto directo en:
- Empresas y comerciantes sujetos a fiscalización tributaria o aduanera.
- Personas naturales con actividades económicas.
- Contadores públicos, revisores fiscales y asesores tributarios.
En la práctica, la ausencia del propietario no impide la diligencia de registro. Por ejemplo, si la administración detecta riesgo de pérdida de pruebas, puede proceder al ingreso al establecimiento con apoyo de la fuerza pública.
Esto obliga a las organizaciones a fortalecer sus controles internos y la custodia documental. También resalta la importancia de contar con protocolos para atender visitas de fiscalización en cualquier momento.
Recomendaciones y cumplimiento para contribuyentes
Para mitigar riesgos legales y sancionatorios, se recomienda:
- Diseñar procedimientos internos para atención de fiscalizaciones.
- Capacitar al personal en el manejo de visitas administrativas.
- Garantizar la disponibilidad y organización de documentos contables.
- Verificar la existencia de la resolución que ordena la diligencia.
- Registrar y documentar el desarrollo del procedimiento.
El incumplimiento o la obstrucción de estas actuaciones puede generar sanciones administrativas y afectar los procesos de control fiscal.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Pueden romper candados en un negocio durante una fiscalización?
CONCEPTO DIAN 14494 int 1691
(octubre 15 de 2025)
Unidad Informática de Doctrina
Área del Derecho Tributario
Banco de Datos Procedimiento Tributario
Descriptores Tema: Procedimiento Tributario y Aduanero. Descriptores: Diligencia de Registro
Fuentes Formales Art. 779-1 del Estatuto Tributario. Artículo 5 del Decreto 920 de 2023. Consejo de Estado, Sentencia 021450-2017 y Sentencia 18486- 2024. Sentencia C-505/99
Extracto:
1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN[1]. En este sentido, no corresponde a esta Subdirección, en ejercicio de sus funciones, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019[2].
2. En el radicado de la referencia, el peticionario consulta lo siguiente:
Pregunta No. 1: ¿Está facultada la DIAN, para romper candados o dispositivos de seguridad de un establecimiento de comercio cerrado, cuando el propietario o responsable del inmueble no se encuentra presente?
Pregunta No. 2: En caso afirmativo, ¿cuál es el fundamento normativo específico y vigente que le permitiría a la DIAN ingresar de manera forzada a un inmueble cerrado sin la presencia del responsable o sin orden judicial?
Pregunta No. 3: ¿Podría la actuación consistente en romper cerraduras de un establecimiento sin la presencia del propietario constituir una extralimitación de funciones, susceptible de generar responsabilidad disciplinaria, fiscal o incluso penal, frente a los funcionarios intervinientes?
3. En relación con lo planteado en los anteriores interrogantes, resulta pertinente mencionar las normas que regulan la materia y algunos apartes de pronunciamientos del Consejo de Estado en materia Tributaria y Aduanera, en lo referente a la diligencia de Registro:
– Artículo 5 del Decreto 920 de 2023: En desarrollo de las facultades establecidas en este artículo, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN podrá tomar las medidas necesarias para evitar que las pruebas obtenidas sean alteradas, ocultadas, o destruidas, mediante la medida cautelar que se considere apropiada, con observancia de las reglas de la cadena de custodia, cuando sea el caso.
En el evento en que se impida la práctica de la diligencia de registro, la autoridad aduanera podrá con el concurso de la fuerza pública, ingresar al inmueble de que se trate, por los medios coercitivos necesarios. Para tales efectos, la fuerza pública deberá colaborar, previo requerimiento de los funcionarios fiscalizadores, con el objeto de garantizar la ejecución de las respectivas diligencias. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar. (subraya fuera del texto original).
– Art. 779-1 Estatuto Tributario: Facultades de registro. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá ordenar mediante resolución motivada, el registro de oficinas, establecimientos comerciales, industriales o de servicios y demás locales del contribuyente o responsable, o de terceros depositarios de sus documentos contables o sus archivos, siempre que no coincida con su casa de habitación, en el caso de personas naturales.
En desarrollo de las facultades establecidas en el inciso anterior, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá tomar las medidas necesarias para evitar que las pruebas obtenidas sean alteradas, ocultadas o destruidas, mediante su inmovilización y aseguramiento. (subraya fuera del texto original).
Para tales efectos, la fuerza pública deberá colaborar, previo requerimiento de los funcionarios fiscalizadores, con el objeto de garantizar la ejecución de las respectivas diligencias. La no atención del anterior requerimiento por parte del miembro de la fuerza pública a quien se le haya solicitado, será causal de mala conducta.
– Consejo de Estado, Sentencia 021450-2017 y Sentencia 18486 2024: Dentro de los medios de prueba previstos en la normatividad tributaria está la diligencia de registro del artículo 779-1 E.T que permite a la DIAN registrar las oficinas, establecimientos comerciales industriales o de servicios y demás locales del contribuyente, responsable, o de terceros depositarios de sus documentos contables o sus archivos. En desarrollo de estas facultades, la Administración puede adoptar las medidas que considere necesarias para evitar que las pruebas sean alteradas, ocultadas o destruidas, mediante su inmovilización y aseguramiento. (subraya fuera del texto original).
4. Conforme a lo anterior, la DIAN se encuentra facultada para efectuar el registro de establecimientos de comercio, oficinas, locales, etc., aun cuando no medie el consentimiento del propietario o de la persona encargada. Para ello, la entidad puede hacer uso de medios coercitivos a fin de garantizar la indemnidad de las pruebas, sin que se considere extralimitación de funciones. Esta regla general solo se exceptúa si el establecimiento de comercio u oficina coincide con la casa de habitación del contribuyente.
5. Si bien, las normas mencionadas atribuyen facultades discrecionales a la autoridad administrativa, autorizando al funcionario a decidir con un margen de apreciación mayor que en los casos de facultades estrictamente regladas, la cual es válida constitucionalmente, la autoridad debe ceñirse a los parámetros y límites legal y constitucionalmente señalados.[3]
Pregunta No. 4: ¿Debe entenderse que la facultad administrativa de registro implica, por sí sola, la habilitación legal para ingresar al inmueble, sin necesidad de orden judicial ni acompañamiento de autoridad competente? Pregunta No. 5: ¿Mediante la expedición de resolución de registro de un inmueble se encuentra implícita la facultad de allanamiento de un inmueble?
6. En relación con estas inquietudes, tanto la normativa aduanera como la tributaria facultan a la DIAN para ordenar la diligencia de registro mediante resolución motivada, como parte de sus funciones de fiscalización, sin requerir intervención judicial. Esta potestad fue ratificada por la Corte Constitucional al declarar la exequibilidad del artículo 779-1 del Estatuto
Tributario[4]. La Corte argumentó, entre otras razones, que este registro no constituye una función de policía judicial, sino un mecanismo dirigido a obtener pruebas que permitan a la DIAN verificar la veracidad de la declaración tributaria, tal como se expone a continuación:
“El registro previsto por la norma impugnada no corresponde a una función de policía judicial, sino que es un mecanismo dirigido a obtener las pruebas que le permitan a la DIAN verificar la veracidad de la declaración tributaria y de la conducta del contribuyente, lo cual corresponde a la actividad investigadora de la administración recaudadora, que se fundamenta en el poder tributario del Estado. Al mismo tiempo, es razonable sostener que el registro estimula el cumplimiento oportuno y correcto del deber de tributar, lo cual obviamente cuenta con sustento constitucional. Por lo tanto, el registro domiciliario que se acusa no es una diligencia obligatoriamente coordinada por la Fiscalía General de la Nación sino que puede adelantarse por los funcionarios administrativos encargados de velar por la estricta recaudación de las rentas públicas y de hacer efectivo el cobro de las deudas tributarias.
Pregunta No. 6: ¿Qué procedimiento formal debe seguir la DIAN cuando un establecimiento cerrado no puede ser abierto por ausencia del propietario?
Pregunta No. 7: ¿Existe algún protocolo institucional o normativo para garantizar el respeto al debido proceso y a la inviolabilidad del lugar?
6. Al respecto, esta Subdirección remitió estos últimos interrogantes a la Subdirección de Fiscalización, para que, como área competente, informe si existe dentro de sus procedimientos una directriz específica sobre cómo debe llevarse a cabo la diligencia de registro.
En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.
NOTAS DE PIE DE PÁGINA:
1. De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. Sentencia C-505/99
4. Sentencia C-505/99
Puedes encontrar más información sobre: ¿Pueden romper candados en un negocio durante una fiscalización? en dian.gov.co
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