¿Se pueden generar notas crédito en facturas aceptadas? – Concepto DIAN No. 8632 de 2025

RESUMEN: ¿Se pueden generar notas crédito en facturas aceptadas? La DIAN emitió un concepto sobre el sistema de facturación electrónica, en el que aclara la posibilidad de expedir notas crédito frente a facturas ya aceptadas. El documento responde a las inquietudes de empresas, contadores y contribuyentes acerca de si la falta de pago puede justificarse en la no realización de dichas notas. La autoridad tributaria reafirma que las facturas aceptadas adquieren la calidad de título valor y, en consecuencia, no es posible anularlas mediante notas crédito. Surge entonces la pregunta: ¿qué deben hacer los contribuyentes y empresarios cuando enfrentan facturas aceptadas pero aún impagas?

¿Qué establece el Concepto DIAN?

El concepto precisa lo siguiente:

• Las notas crédito son documentos electrónicos de carácter contable y fiscal, derivados de operaciones previamente facturadas, conforme al artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016.
• Solo pueden generarse en los términos y condiciones del anexo técnico de factura electrónica, bajo validación de la DIAN.
• Según el artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015, una vez la factura electrónica de venta sea aceptada, no se permite inscribir notas crédito sobre dicho documento.
• Las facturas aceptadas pasan a ser título valor, lo que significa que pueden circular y negociarse en el RADIAN.

¿A quiénes aplica y cuáles son los efectos?

• Empresas y contribuyentes: no podrán expedir notas crédito sobre facturas aceptadas, incluso si no se ha efectuado el pago.
• Deudores o adquirentes: están obligados a pagar al tenedor legítimo de la factura, dentro de los 45 días siguientes a la recepción, según la Ley 2024 de 2020.
• Impacto práctico: la falta de pago no puede justificarse en la imposibilidad de generar notas crédito, pues la obligación subsiste ante el legítimo tenedor del título.

Ejemplo: si una empresa acepta una factura de proveedor y esta queda registrada en el RADIAN, no podrá revertirla con una nota crédito. La obligación de pago permanece, y deberá cumplir en los plazos establecidos.

Recomendaciones y cumplimiento

• Revisar los procesos de aceptación de facturas electrónicas: una vez aceptadas, no podrán modificarse con notas crédito.
• Implementar controles internos para detectar errores antes de la aceptación.
• Cumplir con el pago en el plazo de 45 días calendario, so pena de incurrir en sanciones comerciales y pérdida de reputación empresarial.
• Consultar permanentemente el RADIAN para identificar al tenedor legítimo de las facturas aceptadas.

Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Se pueden generar notas crédito en facturas aceptadas?

DIAN

RADICADO VIRTUAL No. 1002025S008632

100208192- 988

Bogotá, D.C., 3 de julio de 2025

Tema:                        Sistema de facturación

Descriptores:             Notas crédito

Fuentes formales:      Artículos 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016

Artículos 2.2.2.53.4, 2.2.2.53.12 y 2.2.2.57.1.2. del Decreto 1074 de 2015

Cordial saludo

1. Esta Subdirección está facultada para resolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².
2. Consulta sobre la generación de notas crédito de facturas electrónicas, y la falta de pago de facturas aceptadas por la no realización de estas.

Al respecto, se considera:

• De conformidad con el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016 las notas crédito son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica -CUFE cuando sea el caso, las cuales se generan por razones de tipo contable y/o fisca l, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

• Frente a la procedencia de las notas crédito, la doctrina oficial de la DIAN³ ha indicado se pueden expedir por diversas razones de orden fiscal o contable, y que se encuentran sometidas a los procedimientos de generación, transmisión y validación y además debe cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el Anexo técnico de factura electrónica de venta.
• En cuanto a la oportunidad para su generación es claro en virtud de lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015⁴, que una vez la factura electrónica de venta haya sido aceptada no es admisible la inscripción de notas crédito respecto de ese documento.

• En este sentido, si la factura de venta ya fue aceptada, y por ende ya puede ser objeto de negociación o circulación por constituirse en título valor, no es posible realizar notas crédito.

• En cuanto al pago de las facturas electrónicas de venta aceptadas y registradas en el RADIAN, de conformidad con el parágrafo del artículo 2.2.2.53.12 del Decreto 1074 de 2015⁵, al vencimiento para el pago el adquirente/deudor/aceptante deberá realizar el pago al tenedor legítimo que se encuentre registrado en el RADIAN,

• Pagos que deberán realizarse máximo dentro del plazo señalado en el inciso 2 del artículo 3 de la Ley 2024 de 2020, es decir, 45 días contabilizados a partir de la recepción de la factura⁶.
• En virtud de las consideraciones expuestas, se concluye que la no realización de notas crédito sobre facturas ya aceptadas, no se constituye en un argumento admisible que justifique la falta de pago de las facturas electrónicas de venta.

1. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

Atentamente,

INGRID CASTAÑEDA CEPEDA

Subdirectora de Normativa y Doctrina (A) Dirección de Gestión Jurídica

U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Dirección: Cra. 8 # 6C-38 Edificio San Agustín – Piso 4 Bogotá, D.C.

www.dian.gov.co

Proyectó: Alexandra Oyuela Mancera- Subdirección de Normativa y Doctrina Revisó: Ingrid Castañeda Cepeda Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)

Notas:

¹ De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

² De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.

³ Descriptor 3.1.7.1. del Concepto Unificado Obligación de facturar y sistema de factura electrónica No 106 de 2022.

⁴ ARTÍCULO 2.2.2.5.4. Aceptación de la factura electrónica de venta como título valor. Atendiendo a lo indicado en los artículos 772, 773 y 774 del Código de Comercio, la factura electrónica de venta como título valor, una vez recibida, se entiende irrevocablemente aceptada por el adquirente/deudor/aceptante en los siguientes casos:

1. Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa el contenido de ésta, dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.

• Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico. PARÁGRAFO 1. Se entenderá recibida la mercancía o prestado el servicio con la constancia de recibo electrónica, emitida por el adquirente/deudor/aceptante, que hace parte integral de la factura, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.

PARÁGRAFO 2. El emisor o facturador electrónico deberá dejar constancia Electrónica de los hechos que dan lugar a la aceptación tácita del título en el RADIAN, lo que se entenderá hecho bajo la gravedad de juramento.

PARÁGRAFO 3. Una vez la factura electrónica de venta como título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura.

⁵ En todo caso, al vencimiento para el pago, el adquirente/deudor/aceptante pagará la factura electrónica de venta como título valor al tenedor legítimo que se encuentre registrado en el RADIAN

⁶ Cfr. Numeral 2 del inciso 2 del artículo 2.2.2.57.1.2. del Decreto 1074 de 2015.

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