RESUMEN: ¿Cómo se definen los viáticos y reembolsos de gastos? Este concepto, clarifica la distinción entre viáticos y reembolsos de gastos en el ámbito tributario. Se aborda una solicitud de reconsideración sobre el tratamiento de ingresos por servicios prestados y se establece que los viáticos permanentes se consideran salario gravado, a diferencia de los accidentales. Además, se especifica el tratamiento tributario para contratistas de prestación de servicios, diferenciándolo de los empleados con relación laboral.
Algunas preguntas que resuelve este concepto son:
¿Cómo distinguir entre viáticos permanentes y accidentales?
En el Concepto se establece que los viáticos permanentes constituyen salario gravado para el trabajador en aquella parte destinada a proporcionar manutención y alojamiento, mientras que los viáticos accidentales, que se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no constituyen salario en ningún caso.
¿Cuál es el tratamiento tributario para los contratistas de prestación de servicios según el concepto?
Para los contratistas de prestación de servicios, el concepto establece que el reembolso de gastos por alojamiento, transporte y manutención no constituye ingreso del contratista siempre que en el contrato se prevea expresamente que dichas expensas deben ser asumidas por el contratante.
¿Qué implicaciones tiene la diferencia en el tratamiento de ingresos para trabajadores con relación laboral y contratistas de servicios?
La diferencia en el tratamiento de ingresos implica que, para los trabajadores con relación laboral, los viáticos permanentes constituyen salario gravado, mientras que, para los contratistas de servicios, el reembolso de gastos por viáticos no constituye ingreso si se especifica en el contrato que tales gastos son responsabilidad del contratante. Esto puede tener implicaciones significativas en términos de tributación y planificación financiera tanto para los empleados como para los contratistas.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Cómo se definen los viáticos y reembolsos de gastos?:
CONCEPTO DIAN 000113 int 34
DE 2024 ENERO 10
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Problema Jurídico
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Descriptores
Viáticos
Reembolso de gastos
Prestación de servicios
Rentas de trabajo
Fuentes Formales
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 0624 DE 1989 ART. 26
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 0624 DE 1989 ART. 103
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 0624 DE 1989 ART. 107
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 0624 DE 1989 ART. 108
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 0624 DE 1989 ART. 0335.
DECRETO 1625 DE 2016 ARTS 1.2.1.20.5, 1.2.4.7, 1.2.4.16
Extracto
Este Despacho es competente para resolver las solicitudes de reconsideración de conceptos expedidos por la Subdirección de Normativa y Doctrina de acuerdo con el numeral 20 del artículo 55 del Decreto 1742 de 2020.
Mediante el radicado de la referencia la peticionaria solicita se reconsidere el Oficio 908123 de agosto 12 de 2021 pues, en su opinión, la interpretación plasmada en dicho pronunciamiento en torno al tratamiento tributario de los ingresos recibidos para cubrir gastos de transporte, manutención y alojamiento en el caso de trabajadores independientes y dependientes desconoce el derecho fundamenta la la igualdad.
En el pronunciamiento objeto de disenso se indicó que:
i) El tratamiento de los ingresos derivados de los viáticos sólo es predicable de las relaciones laborales, reiterando lo manifestado en los Oficios 026040 de octubre 16 de 2019 y 058090 de julio 17 de 2009.
ii) Si “el contratista de prestación de servicios recibe remuneraciones por diversos conceptos como transporte, manutención y alojamiento dentro del pago de su compensación por servicios personales, es decir, parte del pago delos servicios contratados,
este valor, debe ser catalogado como ingreso gravado” (subrayado fuera de texto) y se encuentra sometido a retención en la fuente.
La peticionaria parte de equiparar el tratamiento aplicable a ciertas erogaciones a favor de las personas que derivan su ingreso de una relación laboral o legal y reglamentaria con las personas que lo derivan de la prestación de servicios. Aunque las rentas provenientes en ambos casos son rentas de trabajo de acuerdo con el artículo 103 del Estatuto Tributario, lo cierto es que cada régimen presenta particularidades que no permite hacer una equiparación plena como lo pretende la solicitante. Un ejemplo de lo anterior lo constituye el tratamiento aplicable a los gastos de manutención, alojamiento y transporte en las relaciones laborales y en las relaciones de prestación de servicios.
En efecto, en el contexto de una relación laboral o legal y reglamentaria, los gastos de manutención, alojamiento y transporte corresponden al concepto de viáticos. Estos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, pueden o no constituir salario dependiendo de si son permanentes o no y de su objeto 1. Esta lógica propia del derecho laboral se ve reflejada en el derecho tributario en atención a lo previsto en el artículo 1.2.4.7 del Decreto 1625 de 2016 2. En este orden de ideas, los viáticos habituales correspondientes a alojamiento y manutención están sometidos a retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta y no aquellos ocasionales o que corresponden a transporte 3.
Desde el punto del empleador, las erogaciones salariales se someten a las reglas previstas en el artículo 108 del Estatuto Tributario y demás disposiciones concordantes. Sin embargo, cuando las erogaciones por concepto de viáticos no constituyen factor salarial, su deducción está condicionada a lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Tributario, las disposiciones concordantes y se tengan los soportes de tales expensas 4.
Ahora bien, cuando se trata del contrato de prestación de servicios, las reglas anteriores no resultan aplicables por no existir una relación laboral o legal y reglamentaria. No obstante, puede suceder que el desarrollo del contrato implique gastos de transporte, manutención y alojamiento del contratista. En este contexto es necesario establecer quién asume tales expensas. En caso de que contractualmente se estipule que tales gastos corresponden al contratante, este tendrá derecho a deducir la contraprestación por concepto de servicios y las erogaciones de transporte, manutención y alojamiento, siempre que se cumplan los requisitos para su deducibilidad. El contratista (i.e. quien presta el servicio), por su parte, no experimentará un ingreso ya que se trata de un reembolso de gastos que corresponden al contratante. En lo que corresponde a la remuneración de los servicios prestados, el contratista tendrá un ingreso gravado 5.
En la misma línea, si contractualmente no se hace la distinción recién mencionada, el valor total pagado al contratista constituye su ingreso. En este evento, el contratista al percibir una renta de trabajo para efectos fiscales deberá elegir el tratamiento aplicable entre lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario y lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Tributario en concordancia con el inciso 2 del artículo 1.2.1.20.5 6 y del numeral 6 del artículo 1.2.4.16 7 ambos del Decreto 1625 de 2016.Por lo anterior, se confirma el Oficio 908123 de agosto 12 de 2021 y se concluye lo siguiente:
1. En el contexto de una relación laboral o legal y reglamentaria:
a. Los viáticos permanentes constituyen:
i. Una renta de trabajo gravada para el trabajador.
ii. Una expensa para el empleador cuya deducción se somete a las reglas del artículo 108 del Estatuto Tributario y demás disposiciones concordantes.
b. Los viáticos accidentales u ocasionales:
i. No constituyen una renta de trabajo gravada para el trabajador siempre que se cumplan los requisitos previstos en el artículo 1.2.4.7 del Decreto 1625 de 2016.
ii. Una expensa para el empleador cuya deducción se somete a lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Tributario y demás disposiciones concordantes.
2. En el contexto de un contrato de prestación de servicios:
a. El reembolso de gastos por concepto de alojamiento, transporte y manutención:
i. No constituye ingreso del contratista siempre que en el contrato se prevea expresamente que dichas expensas deben ser asumidas por el contratante.
ii. Una expensa del contratante cuya deducción se somete a lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Tributario y demás disposiciones concordantes.
b. En caso de que en el contrato de prestación de servicios no se haga la precisión mencionada en el numeral i. del literal a. de este numeral, el valor total del contrato será una renta de trabajo del contratista 8. En este evento, el contratista deberá elegir entre tomar la renta exenta de que trata el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario o llevar las erogaciones por concepto de manutención, alojamiento y transporte como deducciones de acuerdo con lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Tributario y demás normas concordantes 9.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN , con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
1 Artículo 130, C.S.T.: “Viáticos. 1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.
2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.”
2 Hoy compilado en el artículo 1.2.4.7. del Decreto 1625 de 2016, el cual establece: “ARTÍCULO 1.2.4.7. PAGOS O ABONOS EN CUENTA NO SOMETIDOS A RETENCIÓN EN LA FUENTE. No está sometida a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera dela sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa. Lo dispuesto en este artículo no se aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a retribución ordinaria del servicio.” (Subrayado fuera de texto).
3 Ver: Oficio 051060 de julio 19 de 2010.
4 Ver: Inc. 1, Art. 1.2.4.7 del Decreto 1625 de 2016.
5 Ver: Arts. 26 y 103 del Estatuto Tributario.
6 Modificado por el artículo 6 del Decreto 2231 de 2023.
7 Modificado por el artículo 9 del Decreto 2231 de 2023.
8 Ver: Artículos 103 y 335 del Estatuto Tributario.
9 Ver: Inciso 2 del artículo 1.2.1.20.5 y numeral 6 del artículo 1.2.4.16 ambos del Decreto 1625 de 2016.
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