RESUMEN: ¿Cuándo se debe expedir la factura electrónica y quiénes deben generar el documento soporte de pago de nómina electrónica? La DIAN actualiza reglas para la expedición de la factura electrónica. La DIAN eliminó la regla que limitaba a 10 días calendario la expedición de la factura electrónica. A partir de ahora, la fecha de generación de la factura debe coincidir con la fecha de firma.

Ver a continuación oficio DIAN sobre: ¿Cuándo se debe expedir la factura electrónica y quiénes deben generar el documento soporte de pago de nómina electrónica?:

CONCEPTO DIAN 1532 (Int. 136) DE 2024

(marzo 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 8 de marzo de 2024> DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

100208192-136

Bogotá, D.C.

Ref.: Radicado N° 001292 – DP000075300 del 19/11/2023.

Cordial saludo,

Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN[1]. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019[2].

Consulta frente a la eliminación de una regla de rechazo contemplada en el Anexo Técnico de Factura Electrónica versión 1.8; y sobre la obligación de generar el documento soporte de pago de nómina electrónica para los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación, con base en el artículo 2 de la Resolución 000165 de 2023.

Al respecto, esta Subdirección considera:

1. De conformidad con lo expuesto en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016 la expedición de la factura de venta[3], se debe realizar en el momento en el que se efectué la venta del bien o se preste el servicio.

Por su parte, el numeral 1 del artículo 59 de la Resolución 000165 de 2023 (artículo 68 en la Resolución 000042 de 2020) establece que el anexo técnico contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permite cumplir con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta.

En este sentido, el anexo técnico se constituye en el documento que permite cumplir con cada una de las etapas previas a la expedición de la factura de venta incluida esta última, y las reglas de validación son “un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructura en la generación de la factura electrónica de venta..[4]”

Ahora bien, dentro de estas validaciones el Anexo Técnico versión 1.8 incluyó la regla de rechazo que se describe a continuación, con el fin de limitar en el tiempo la expedición de la factura de venta, pues con la implementación electrónica de dicho documento se evidenciaron casos en los cuales el vendedor o prestador del servicio expedía la factura dentro del año siguiente a la realización de la operación de venta y/o prestación del servicio:

ID	Y	Elemento	Regla	Mensaje	V	Xpath
FAD09c	R	IssueDate	Valida que fecha de factura no sea superior a 10 días calendario.	La fecha de emisión no sea posterior a 10 días calendario de la fecha actual.	1.0	/Invoice/cbc:IssueDate

Teniendo en cuenta lo anterior y en aras de evitar diversas interpretaciones frente al momento en el cual se debe cumplir con la obligación de expedir la factura de venta, en el numeral 2.1 de la versión 1.9 del Anexo Técnico de Factura de Venta se eliminó la mencionada regla y a partir de su entrada en vigencia, aplica la regla de rechazo FADO9e que consiste en que la fecha de generación de la factura de venta debe coincidir con la fecha de la firma de la factura.

En efecto, señala el numeral 8.1 del mencionado anexo técnico:

ID	Y	Elemento	Regla	Mensaje	V	Xpath
FAD09e	R	IssueDate	Valida que fecha de generación de la factura sea igual a la fecha de firma de la factura.	La fecha de generación de la factura es diferente a la fecha de firma de la factura.	1.0	/Invoice/cbc:IssueDate

Así las cosas, la inclusión de reglas de validación por parte de la Administración no modifican los aspectos legales y reglamentarios relacionados con la expedición de la factura, que como se precisó inicialmente se debe realizar en el momento en que se efectúa la venta y/o prestación del servicio, pues éstas tienen como objetivo permitir que los procesos de habilitación, generación, transmisión y expedición de la factura de venta se lleven a cabo en la respectiva funcionalidad.

Frente al interrogante relacionado con la generación del documento soporte de nómina electrónica por parte de los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación, se precisa que la Resolución 000165 de 2023 tiene por objeto desarrollar dos documentos que hacen parte del sistema de facturación (Factura de venta y documento equivalente) y en su artículo 2 en concordancia con lo señalado en el inciso 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario define el sistema de facturación y relaciona los documentos que hacen parte del mismo, es decir que la mencionada resolución en ninguno de sus apartes modifica aspectos relacionados con el documento soporte de pago de nómina electrónica regulado mediante la Resolución DIAN 000013 de 2021, por lo que los sujetos obligados a generar dicho documento son los contribuyentes del impuesto sobre la renta que cumpla con las condiciones señaladas en el artículo 4.

En este orden de ideas, lo expuesto en el descriptor 4.2.3.1. del Concepto Unificado Obligación de Facturar y Sistema de Factura Electrónica No 106 del 22 de agosto de 2022[5] se encuentra vigente.

En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

Atentamente,

INGRID CASTAÑEDA CEPEDA

Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)

Dirección de Gestión Jurídica

U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Bogotá, D.C.

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7- 1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. La expedición de la factura de venta y/o del documento equivalente, comprende su generación, así como la transmisión y validación.
4. Cfr. Numeral 21 artículo 1 de la Resolución 000165 de 2023.
5. 4.2.3.1. ¿Es exigible el documento soporte de pago de nómina electrónica para contribuyentes del Régimen SIMPLE?

Acerca de la obligación de implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica por parte de los sujetos pasivos del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación (RST), se tiene que, toda vez que dichos sujetos a la luz de lo dispuesto en los artículos 903 y 907 del Estatuto Tributario no son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, éstos no están obligados por las disposiciones legales vigentes a implementar el citado documento soporte de pago de nómina electrónica en los términos de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma DIAN

ISBN n.n

Última actualización: 18 de marzo de 2024

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