El SAGRILAFT es un sistema de autocontrol, prevención y gestión de riesgos contra el lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva. Su propósito es evitar que las compañías se conviertan en objeto de las actividades ilícitas mencionadas anteriormente.
Siguiendo esa línea, la Superintendencia de Sociedades, organismo encargado de vigilar y controlar las compañías comerciales en Colombia que deben ser objeto de vigilancia y control, expidió la circular externa 100-000016 de diciembre 24 de 2020. Esta tiene como finalidad establecer parámetros mínimos para prevenir y mitigar los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Teniendo en cuenta lo anterior y en respuesta al interrogante planteado en el título, el monitoreo y la frecuencia de la debida diligencia son potestativos de la compañía. La Superintendencia de Sociedades establece que, con el simple hecho de que las compañías tengan medidas suficientes, apropiadas y medibles para mitigar los riesgos de LA/FT/FPADM, se considera que están teniendo en cuenta los riesgos a los que podrían enfrentarse.
Si desea conocer qué ha manifestado la Superintendencia de Sociedades en su doctrina acerca de la frecuencia de la debida diligencia, lo invitamos a leer el oficio 220-213829 expedido por la Superintendencia de Sociedades en el mes de septiembre del año 2022, que trata con mayor detalle sobre el SAGRILAFT.
OFICIO 220-213829 DEL 26 DE SEPTIEMBRE DE 2022
ASUNTO: SAGRILAFT – LISTAS VINCULANTES Y CONOCIMIENTO DE LA CONTRAPARTE.
Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad como se menciona en la referencia, mediante el cual solicita que se emita un concepto relacionado con la consulta de las listas vinculantes y el conocimiento de la Contraparte en el SAGRILAFT.
Previo a atender lo propio, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1437 de 2011, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, de manera que sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad.
Con el alcance indicado, este Despacho se permite resolver su consulta, la cual fue planteada en los siguientes términos:
“1. En la Sección 5.3.1 del Capítulo X, sobre la Debida Diligencia, la Superintendencia indicó que, las empresas obligadas deben consultar permanentemente las Listas Vinculantes. En relación con el término “permanente”, por favor, sírvase de aclarar si, realizar un monitoreo cada tres meses o cada mes de las contrapartes en las Listas Vinculantes es suficiente a la luz del Capítulo X. Lo anterior, bajo la premisa de que el monitoreo atiende al enfoque basado en riesgo de la empresa y que, su monitoreo será permanente por el tiempo que la empresa mantiene la relación contractual, legal o comercial.
- Teniendo en cuenta el enfoque basado en riesgo previamente realizado por una empresa obligada al SAGRILAFT. La empresa ha determinado que aquellas contrapartes cuyo volumen o monto no supere un umbral preestablecido, no será objeto de conocimiento de beneficiario final y representante legal. La validación de la contraparte se limitará a la verificación en listas de la contraparte sea persona natural o jurídica. Bajo este entendido, según su experiencia, ¿existe alguna cifra o monto de contratos que, independientemente del contexto empresa-sector, la Superintendencia considere deben ser de especial atención? Teniendo en cuenta este supuesto, ¿la empresa estaría en cumplimiento a lo dispuesto en el Capítulo X?”
En primer lugar, es preciso señalar que, de conformidad con lo establecido en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, es potestativo de cada Empresa Obligada establecer la periodicidad con la cual consultará las Listas de Vinculantes. Por lo tanto, el carácter de “permanente” debe ser determinado en cada caso particular por la Empresa Obligada, de conformidad con su actividad, riesgos y demás medidas que estime necesarias para garantizar el cumplimiento de tal obligación.
Sobre el particular, es preciso recordar que este Despacho a través de oficio No. 220- 146026 de 2021 se pronunció en los siguientes términos:
“El Capítulo X en mención no determina límites sobre la forma específica en la cual la Empresa Obligada debe establecer el conocimiento de sus contrapartes y beneficiarios finales, ni la forma en la que se deben consultar las listas vinculantes ni la frecuencia detallada para hacerlo, en la medida que solo brinda unos parámetros mínimos con los que debe cumplir la Empresa Obligada a la hora de establecer una debida diligencia o una debida diligencia intensificada. Por lo cual, es deber de la Empresa Obligada definir cuáles serán los mecanismos adicionales e idóneos para cumplir con la obligación de conocimiento de las contrapartes y los beneficiarios finales.
Lo anterior, significa que la Empresa Obligada deberá tomar en cuenta su actividad, los riesgos a los que su negocio puede verse expuesto, la materialidad del riesgo y la zona geográfica entre otros, con el fin de desplegar todas las medidas razonables y necesarias para llevar a cabo ya sea una debida diligencia o una debida diligencia intensificada, dentro de lo cual se encuentra la forma y la periodicidad en la que se consultarán las listas vinculantes, sin olvidar que de acuerdo con lo establecido en el Capítulo X, las medidas razonables son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el riesgo LA/FT/FPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y su materialidad.”1
Del mismo modo, respecto de la validación de la contraparte, cada Empresa Obligada debe tomar medidas razonables, las cuales, según el referido Capítulo X, son todas aquellas acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el riesgo LA/FT/FPADM, teniendo en cuenta los propios riesgos de la Empresa Obligada y su materialidad.
Así las cosas, en los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que puede consultarse en la página web de la Entidad la normatividad, los conceptos jurídicos respecto de los temas de su interés, así como la herramienta Tesauro donde podrá encontrar mayor información al respecto de la doctrina y la jurisprudencia mercantil emitida por la Entidad.