RESUMEN: Interpretación de Actas en Asambleas. El oficio se refiere a actas de asambleas y comisiones verificadoras, destacando la necesidad de la aprobación por el máximo órgano social en caso de diferencias.
Ver a continuación oficio Superintendencia de Sociedades sobre: Interpretación de Actas en Asambleas:
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO: 220- 224111 20 DE SEPTIEMBRE DE 2023
ASUNTO: ACTAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL – COMISIÓN VERIFICADORA – DIFERENCIAS SOBRE EL CONTENIDO DEL ACTA
Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número de la referencia, en donde alude a los artículos 189 y 431 del Código de Comercio y plantea la siguiente inquietud:
“¿Cuál es interpretación de esta Superintendencia relativa a resolver las diferencias sobre el contenido del acta surgida entre los miembros de la comisión verificadora debidamente nombrada por la asamblea general de accionistas?”.
Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11 numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada.
En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto.
Con el alcance indicado, esta Oficina procede a estudiar su inquietud conforme las normas legales vigentes sobre la materia y la realización de las siguientes consideraciones:
Entrando en materia, y toda vez que su consulta se centra sobre las diferencias que pueden presentarse entre los miembros que fueron designados por el máximo órgano social para la elaboración del acta respectiva, es pertinente citar las normas del Código de Comercio relacionadas con el tema que nos ocupa:
“Artículo 189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.
(…)
Artículo 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura”. (Negrilla fuera del texto)
Respecto de la aprobación de las actas del máximo órgano social por parte de una comisión designada por la misma, esta Oficina en el Oficio 220-512981 estableció lo siguiente:
“(…)
5. Cuando la asamblea general de accionistas o junta de socios delega la aprobación del acta a tres (3) personas asociadas; es obligatorio que cada una de ellas “exprese su consentimiento a favor sobre la veracidad del acta”, o por el contrario, “con el consentimiento de dos (2) personas, es suficiente para dar por aprobada el acta” ; o es necesario e indispensable, que “ todos den su aprobación”
1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-51298 (10 de julio de 2002). Asunto: Elaboración de Actas. Consulta do el 29 de agosto de 2023.
Esta Entidad ya expresó su criterio en Oficio 220- 80762 de agosto 30 de 1999, que puede consultar en el Libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos 2000, en la página 57, en el que señaló, la necesidad de la aprobación por todos los comisionados para efectos de darle validez probatoria a las decisiones adoptadas:
“(…)
1º La firma de los comisionados designados para aprobar el acta, junto con las del presidente y secretario, son requisitos indispensables para que el documento sirva de prueba de que los hechos allí consignados son ciertos y en consecuencia puedan ser utilizados como instrumento para ejecutar las acciones a que haya lugar o exigir las obligaciones allí consignadas. Así las cosas, las firmas y aprobación requeridas son requisitos de fondo sin los cuales el documento no sirve de medio probatorio idóneo de lo que allí contiene.”
“(…)”
En cuanto a la comisión nombrada para aprobar el acta, es pertinente remitirla al oficio sobre el particular, citado en esta comunicación en el que se indica que no es obligación para la comisión impartir la aprobación al acta, pues en caso de desacuerdo, habrá de ser llevada el acta al órgano competente para su aprobación”.
Posteriormente, este mismo Despacho en el Oficio 220-1056592, con relación a la comisión designada para aprobar el acta del máximo órgano, señalo lo siguiente:
“(…) Pone de presente que de acuerdo con el concepto 220-170852 del 14 de diciembre de 2011, que a su vez remite al Oficio 220- 49438 del 21 de agosto de 1998, esta Superintendencia expresó “. cuando es la asamblea quien cumple
la función, se ha de estar a las reglas aplicables a la adopción de las decisiones en general en cuanto a mayorías, a menos que estatutariamente se hayan estipulado condiciones especiales, al paso que cuando se delega la aprobación en otras personas, todas y cada una de ellas deben expresar su consentimiento sobre la veracidad del acta, toda vez que en ese caso no se trata de un cuerpo
2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-105659 (8 de agosto de 2014). Asunto: La comisión no es un órgano colegiado por tanto sus integrantes deben firmar el acta en señal de aprobación, la validez de una decisión es el resultado de un procedimiento legal. Consultado el 29 de agosto de 2023.
colegiado, sino que la delegación se entiende hecha en cada una de las personas, de suerte tal que para la aprobación se requiere la anuencia de todos los designados (…)”
Aunado a lo expuesto, también se precisa informarle que en materia de aprobación de actas, la opinión que ha sostenido la Entidad es precisamente la contenida en el concepto que se trae a colación, argumentación que ha sido reiterada en distintos pronunciamientos resultado del análisis de las normas que en el Código de Comercio regulan el tema, entre ellas, el artículo 189 cuyo texto además ha orientado el Instructivo para la Elaboración de Actas (Circular D- 001/91), que entre otros aspectos contempla:
“(…) Al finalizar la sesión es conveniente hacer un receso para elaborar el acta respectiva con el fin de someterla a aprobación antes de que aquella concluya, caso en el cual deberá indicarse el número de votos con que ésta sea aprobada. Si tal procedimiento no es factible, la propia asamblea o junta de socios puede nombrar una comisión de dos o más personas para que la apruebe.
El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión o, en su defecto, por el revisor fiscal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada comisión para ese efecto. (…)”.
No obstante, sea esta la oportunidad para reiterar, como quedó anotado, la aprobación del acta en principio corresponde al máximo órgano social de ahí que la Entidad sugiera que al finalizar la sesión es conveniente un receso para su elaboración de manera que la misma sea aprobada por el órgano social competente. Sin embargo también ha examinado que nada impide que la asamblea o junta de socios designe una comisión de dos o más personas para ese efecto, caso en el cual serán los designados quienes asumen la obligación de aprobar el acta, por ello en el concepto antes citado claramente se expresa que cada una de las personas designadas debe aprobar el acta “toda vez que….
no se trata de un cuerpo colegiado, sino que la delegación se entiende hecha en cada una de las personas, de suerte tal que para la aprobación se requiere la anuencia de todos los designados”, inclusive también ha expresado que quienes hayan sido designados como presidente y secretario de la reunión pueden simultáneamente ser comisionados para aprobar el acta, si así lo aprueba el órgano social competente con el quórum y las mayorías previstas en los estatutos o en la ley para las decisiones comunes (Oficio 220- 024507 de 2010).
Consecuentes con lo expuesto el procedimiento por el cual indaga en el escrito se aparta del Ordenamiento Mercantil como del criterio que vía doctrinal ha expuesto la Entidad, pues se insiste, las actas deben ser aprobadas por la asamblea general de accionistas o la junta de socios o, en su defecto, por todas y cada una de las personas que integran la comisión designada para tal efecto. (…)”.
Igualmente, recientemente la Superintendencia de Sociedades, en Sentencia del 14 de julio del presente año3, con respecto a las actas del máximo órgano social y su correspondiente aprobación, estableció:
“(…) Anudado (sic) a ello, debe tenerse en cuenta que de conformidad con lo establecido por el citado artículo 189, la función propia de las actas es la de servir de medio probatorio de los hechos ocurridos durante las reuniones asamblearias, mas no dota de validez y eficacia jurídica las decisiones aprobadas en aquellas, pues de estudiarse la validez de las mismas, ésta procedería únicamente bajo los términos establecidos por los artículos 190 y 191 del Código de Comercio.
De esta forma, debido a que las actas detentan una labor eminentemente probatoria, lo que se deberá tener en cuenta es que las mismas cumplan con los requisitos establecidos por la ley para su formación, es decir, tendrán pleno valor probatorio “siempre y cuando se encuentren debidamente aprobadas por el máximo órgano social o por la comisión designada para tal fin y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario en la respectiva reunión, formalidades que de omitirse, no suponen la nulidad de las decisiones en ella contenidas”, pues como se indicó, esta sanción sólo procede por las causales previstas en el artículo 190 del Código de Comercio, esto es, la adopción de determinaciones sociales sin el número de votos previsto en los estatutos o en la ley, o excediendo los límites del contrato social.
Por otra parte, según concepto emitido por esta Superintendencia de Sociedades en sede administrativa “aun cuando las actas que cumplan con las formalidades del caso son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones trascritas, según los términos del artículo 189 ibídem, se debe tener presente que, en todo
3 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Sentencia (Proceso 2022-800-00092) Partes. Juan Pablo Duque Arbeláez contra Cítricos del Poblanco S.A.S_. Trámite Proceso Verbal.
caso, no son el único medio probatorio, pues la ley mercantil ni procedimental excluyen la aplicación de otros medios de prueba para suplir su ausencia, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas conforme indica la disposición legal mencionada, pero esa restricción, por su carácter de tal, sólo tiene vigencia en el supuesto expresamente señalado, por lo que no aplicaría tratándose de hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros.(…)”.
Ubicados en el amplio escenario anterior, procedemos a dar respuesta a su inquietud de manera clara y concreta, de la siguiente manera:
“Relativo a las actas y lo previsto en el artículo 189 y 431 del Código de Comercio, ¿Cuál es interpretación de esta Superintendencia relativa a resolver las diferencias sobre el contenido del acta surgida entre los miembros de la comisión verificadora debidamente nombrada por la asamblea general de accionistas?”.
Conforme lo expuesto a lo largo de este concepto, en el evento que existan diferencias entre los comisionados, que no puedan superarse y por ende se impida la aprobación del acta, el único camino a seguir es someter el texto del acta a consideración del máximo órgano social para su correspondiente aprobación.
Valga recalcar que la aprobación del acta de una reunión del máximo órgano social, bien sea por los asociados o por la comisión nombrada para tal efecto, junto con las firmas del Presidente y Secretario de la reunión, son requisitos esenciales para que el documento sirva como medio de prueba de lo allí plasmado.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro.
Puedes encontrar más información sobre: Interpretación de Actas en Asambleas, en supersociedades.gov.co
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