El 08 de noviembre de 2023, la Superintendencia de Sociedades, mediante el oficio 220-273898, respondió a una consulta de un ciudadano colombiano acerca de la viabilidad de modificar el nombre en una matrícula mercantil ya cancelada. En un detallado contexto legal, la Superintendencia explicó que el registro mercantil es una herramienta esencial para la organización, dirección y control de la actividad comercial en el país, promoviendo seguridad jurídica y transparencia.
Según la entidad, los cambios de nombre solo son permitidos en matrículas activas. Esto podría plantear conflictos con los derechos de protección de datos personales, que normalmente autorizan la actualización de información en cualquier momento. La cancelación de una matrícula, en principio, impide nuevas inscripciones. Sin embargo, es importante resaltar que, aunque la información del registro mercantil es pública, su manejo debe adherirse a los principios y limitaciones de la Ley 1581 de 2012.
Una vez cancelada una matrícula, las cámaras de comercio, entidades designadas por la ley para la inscripción de actos, no tienen la autoridad para modificar o actualizar la información de la matrícula cancelada. Cualquier modificación iría más allá de sus funciones legales y destacaría la necesidad de un manejo cuidadoso de los datos, asegurando que cualquier tratamiento cumpla con una finalidad legítima y autorizada, excepto en casos ordenados por una autoridad competente.
Para comprender en detalle la postura de la Superintendencia de Sociedades respecto a este tema, se invita a los interesados a revisar el oficio 220-273898 del 08 de noviembre de 2023.
OFICIO 220- 273898 08 DE NOVIEMBRE DE 2023
ASUNTO NO ES VIABLE EL CAMBIO DE NOMBRE SOBRE UNA MATRÍCULA QUE YA SE ENCUENTRA CANCELADA, SALVO ORDEN DE AUTORIDAD COMPETENTE – EL REGISTRO MERCANTIL TIENE RÉGIMEN PROPIO.
Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número de la referencia mediante la cual plantea una inquietud en los siguientes términos:
“CONSULTA
¿Es posible realizar el cambio de nombre sobre una matrícula que ya se encuentra cancelada?”
La anterior consulta se formula con base en las siguientes:
“CONSIDERACIONES
- Revisando las normas que regulan los registros públicos y las normas que regulan el derecho de protección de datos personales, posiblemente nos encontramos frente a una contradicción entre ambas o la aplicación de una puede afectar el núcleo fundamental de la otra. Revisemos:
- Registro Público: Las Cámaras de Comercio cumplen una función pública delegada, la cual es administrar, entre otros, el Registro Público Mercantil. Esta función debe ceñirse a los lineamientos que para el efecto determine la normativa mercantil y específicamente, la Superintendencia de Sociedades, a quien le corresponde dictar las instrucciones sobre la forma en que se deben efectuar las inscripciones.
Frente a las inscripciones, la normativa establece que se deben realizar con fundamento en los documentos que se presentan para registro; es decir, para el acto de matrícula de un comerciante, el documento soporte es el formulario de matrícula junto con sus anexos. Así mismo, las modificaciones se deben realizar a través de la mutación respectiva y esta solo se hace sobre matriculas activas.
- Protección de datos personales: El derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, se encuentra en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política y es desarrollado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- La aplicación práctica de este derecho incluye la facultad que tienen los titulares de actualizar su información, sin hacer distinción del momento en el cual pueden ejercerlo.
- Tenemos entonces, que la regulación mercantil establece que los cambios de nombre solo se permiten cuando las matrículas de los comerciantes están activas, generando con ello una posible restricción al derecho de actualización consagrado en la Constitución y la Ley. Y por su parte, el derecho de protección de datos debe garantizarse a los titulares en cualquier momento.
- Dado que la función registral es altamente reglada y que cualquier actuación debe ser validada por la Superintendencia de Sociedades y considerando que la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia no tiene antecedentes frente al asunto de la referencia, es necesario elevar la presente consulta con la finalidad de que puedan por favor precisar el alcance de las mutaciones en las matrículas canceladas frente al derecho de protección de datos personales que tienen los titulares del registro”.
Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada.
En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto.
Con el alcance indicado, esta Oficina procede a estudiar su inquietud, conforme las normas legales vigentes sobre la materia y la realización de las siguientes consideraciones:
Entrando en materia, y toda vez que su consulta se centra sobre la viabilidad de cambiar el nombre sobre una matrícula que ya se encuentra cancelada, es pertinente realizar las siguientes consideraciones de orden jurídico:
El Código de Comercio en relación con el registro mercantil consagra:
“ARTÍCULO 26. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.
El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.
ARTÍCULO 27. El registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.
ARTÍCULO 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil:
1) Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades;
“(…)”
6) La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración;9) La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia, y (…)
ARTÍCULO 33. La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.
ARTÍCULO 34. El registro de las escrituras de constitución de sociedades mercantiles, de sus adiciones y reformas se hará de la siguiente manera:
- Copia auténtica de la respectiva escritura se archivará en la cámara de comercio del domicilio principal;
- En un libro especial se levantará acta en que constará la entrega de la copia a que se refiere el ordinal anterior, con especificación del nombre, clase, domicilio de la sociedad, número de la escritura, la fecha y notaría de su otorgamiento, y
- El mismo procedimiento se adoptará para el registro de las actas en que conste la designación de los representantes legales, liquidadores y sus
ARTÍCULO 35. Las cámaras de comercio se abstendrán de matricular a un comerciante o establecimiento de comercio con el mismo nombre de otro ya inscrito, mientras éste no sea cancelado por orden de autoridad competente o a solicitud de quién haya obtenido la matrícula.
En los casos de homonimia de personas naturales podrá hacerse la inscripción siempre que con el nombre utilice algún distintivo para evitar la confusión”
Ahora bien, con relación a la cancelación de la matricula mercantil y los efectos que dicho acto conlleva, en un pronunciamiento reciente, la Superintendencia de Sociedades en la Resolución 303-008708 de 2022, en los apartes pertinentes expreso lo siguiente:
“(…)
3.1. Fundamentos normativos:
- Naturaleza de las cámaras de
Las cámaras de comercio son entidades sin ánimo de lucro, de naturaleza corporativa y gremial, encargadas de llevar principalmente los registros públicos, función que ha sido asignada por el legislador con base en la facultad que tiene para disponer que un determinado servicio o función pública sea prestado por un particular bajo las normas que para el efecto disponga, de conformidad con lo previsto en el artículo 210 de la Constitución Política.
Para el ejercicio de esta función pública, las cámaras de comercio deben regirse por la competencia propia de las autoridades administrativas, por consiguiente, sus actuaciones deberán comprender los principios de celeridad, eficacia y buena fe; este último presupuesto se presumirá de todas las actuaciones que adelanten los particulares ante las autoridades públicas.
Así mismo, los entes camerales deben ceñirse a lo expresamente consagrado en el ordenamiento jurídico, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 121 de la Constitución Política
3.1.2. Control de legalidad que ejercen las cámaras de comercio.
Las cámaras de comercio son entidades privadas que ejercen funciones públicas por delegación del Estado. Es decir, su competencia es restringida, pues solamente se les permite el ejercicio de un control sobre los actos sometidos a registro, conforme lo determina la ley.
El legislador ha investido a las cámaras de comercio para que ejerzan un control de legalidad el cual es taxativo y eminentemente formal. Por lo tanto, la competencia arriba citada es reglada y no discrecional, lo que implica que dichas entidades solamente pueden efectuar un registro, en los casos previstos en la norma, o abstenerse de efectuar una inscripción por vía de excepción.
Es preciso indicar que dichas entidades están en la obligación legal de inscribir los libros, actos y documentos sometidos a registro, con excepción de aquellos casos en que la ley las faculta para abstenerse de proceder al mismo, cuando dichos actos y documentos tengan anomalías que provoquen su ineficacia o inexistencia.
Así mismo, debe tenerse en cuenta que el numeral 1.11, Capítulo I del Título VIII, de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, adoptada por la Circular Externa 100-000017 del 27 de diciembre de 2021 de la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, dispone que:
“1.11. Abstención de registro por parte de las cámaras de comercio Las cámaras de comercio deben abstenerse de efectuar la inscripción de actos, libros y documentos en los siguientes casos:
– Cuando la ley las autorice a ello. Por lo tanto, si se presentan inconsistencias de orden legal que por ley no impidan la inscripción, ésta se efectuará.
“(…)”
Así las cosas, las cámaras de comercio verificarán que los documentos que se alleguen para su registro no adolezcan de vicios de ineficacia, inexistencia o que por expresa disposición legal no puedan ser inscritos.
(…)
Puede concluirse entonces que el legislador ha investido a las cámaras de comercio de un control de legalidad, totalmente taxativo, restringido, reglado y subordinado a lo prescrito en la ley, pudiendo solamente verificar un acto sujeto a registro o abstenerse de efectuar una inscripción, por vía de excepción, únicamente cuando la ley las faculte para ello, cuando dichos actos adolecen de ineficacia o inexistencia.
(…)
3.2.1. Contradicción de la Cámara de Comercio
Para abordar los argumentos del recurrente, se debe mencionar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 del Código de Comercio, se dispone:
El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad”.
Así las cosas, la matrícula mercantil es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio; además de ser una obligación legal que debe cumplir, cuya omisión será causal de imposición de sanciones, tal como lo preceptúa el artículo 37 ítem.
Efectuada la matrícula del comerciante, en ella se inscribirán todos los actos, libros y documentos que por disposición legal se encuentren sujetos a registro. A contrario sensu, inscrita la cancelación de la matrícula mercantil, bien sea, por solicitud de las partes interesadas o por orden de una autoridad competente, supone, en principio, que las cámaras de comercio no puedan realizar anotaciones de manera posterior a su cancelación, salvo en aquellos casos que exista orden de autoridad o que el ordenamiento jurídico prevea su inscripción. (El resaltado no es de la resolución)
Sobre las órdenes de autoridad competente, se debe resaltar que el numeral 2.1.4. del Capítulo II del Título VIII de la Circular Única de la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, adoptada por la Circular Externa 100-000017 del 27 de diciembre de 2021, de la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, señaló lo siguiente:
2.1.4. Aspectos relativos a la inscripción de embargos y otras órdenes de autoridad competente
(…)
- Las Cámaras de Comercio deben inscribir otras órdenes de autoridad competente, diferentes a los embargos, que afecten a algún matriculado o inscrito, en los términos que señale la autoridad, sin que les sea permitido cuestionar la legalidad de la respectiva orden (en todo caso, si no es una medida cautelar, deben verificar que se encuentre ejecutoriada, salvo aquellas que sean de CÚMPLASE). Cualquier inconformidad de los afectados sobre estas órdenes, debe ser debatida ante la autoridad que profirió la medida.
Los actos administrativos de registro de las órdenes de autoridad competente, incluyendo los embargos, son actos de ejecución, contra los cuales no procede recurso alguno”. (Subrayado fuera de texto)
En cuanto a la cancelación de la matrícula mercantil, esta Superintendencia se ha pronunciado en diferentes conceptos, señalando lo siguiente:
- Oficio 220-050871 del 10 de abril de 2014: “(…) En cuanto a la cancelación de la matrícula mercantil, trámite que debe cumplirse por parte de las Cámaras de Comercio, es del caso observar que de acuerdo con el artículo 31 del Código de Comercio, la solicitud de matrícula debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en que la sociedad fue De la misma manera y aunque la norma no lo expresa, se entiende que cuando una sociedad disuelta hubiere culminado el trámite liquidatario, (…), deberá cancelar la matrícula mercantil; a partir de ese momento desaparece como persona jurídica y en tal virtud, no tiene capacidad para contratar ni con el estado ni con personas naturales o jurídicas de ninguna índole.”
- Oficio 220-022557 del 9 de marzo de 2021: “(…) En cuanto a la cancelación de la matrícula mercantil, trámite que debe cumplirse por parte de las Cámaras de Comercio, (…); a partir de ese momento desaparece como persona jurídica y en tal virtud, no tiene capacidad (…) la liquidación en el registro mercantil implica la desaparición de la sociedad y de sus órganos del mundo jurídico, por lo cual la entidad ya no existe en el «tráfico mercantil como persona jurídica, en consecuencia, no puede de ninguna manera seguir actuando, ejerciendo derechos y adquiriendo obligaciones. (…).”
De esta manera, inscrita la cancelación de la matrícula de un comerciante, por regla general, no será procedente la inscripción de actos, documentos o libros que afecten la misma, solo por vía de excepción “(…)”.
De otra parte, en relación con las consideraciones que realiza en su consulta sobre los datos personales a que alude la Ley 1581 de 2012, el Decreto 255 de 2022 y el derecho de Habeas Data consagrado en la Ley 1266 de 2008, es procedente manifestar lo siguiente:
Conforme lo consagrado en el artículo 19 de la Ley 1581 citada, la Superintendencia de Industria y Comercio es la entidad encargada de ejercer la vigilancia sobre el tratamiento de los datos personales y entre sus funciones se encuentra la de velar por el pleno cumplimiento de las disposiciones legales que regulan el tema en cuestión.
Respecto del derecho de Habeas Data, éste se encuentra consagrado en la Ley 1266 de 2008, donde se plasma el derecho que tienen todas las personas, en desarrollo de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, de ejercer sus libertades y garantías constitucionales relativas al manejo de sus datos personales (información financiera, crediticia, comercial, etc).
La Superintendencia de Industria y Comercio en el Oficio 17-96489 expone lo siguiente:
“(…)»
4.1 Registro Mercantil
El registro mercantil, creado por la ley (artículo 26 del Código de Comercio) para llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respectos de los cuales la ley exigiere esa formalidad, es una base de datos actualizable sobre los participantes en la actividad comercial del país, caracterizada por su disponibilidad pública e inmediata. Por lo tanto, es un medio para acceder al intercambio económico con la seguridad jurídica que brinda el conocimiento sobre quiénes tienen parte en la dinámica del mercado y las actividades que realizan.
El artículo 26 del Código de Comercio, establece:
“Art. 26. Registro Mercantil – Objeto – Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.
El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.”
La Corte Constitucional, mediante sentencia C- 602 de 2000 ha manifestado que:
“Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil.” (Resaltado fuera del texto)
De lo anterior se desprende que es deber de todo comerciante matricularse en el registro mercantil, registro que tiene por finalidad producir efectos de publicidad y carácter probatorio.
4.2 Finalidad del Registro Mercantil
La Corte Constitucional, mediante Sentencia C-277 del 5 de abril de 2006, con ponencia el Magistrado Humberto Antonio Sierra Porto, dentro del expediente D- 5933, al analizar la constitucionalidad del artículo 33 del Código de Comercio, por medio del cual se impone la obligación de renovar anualmente la matrícula mercantil, se pronunció sobre el contenido, importancia y funciones del registro mercantil.
En primer lugar, precisó así el detalle mínimo de información que sobre los comerciantes debe ser pública y que debe contener la matrícula mercantil de quienes a nombre propio o mediante una empresa pretenden participar en actividades económicas mediante la compra y de venta de bienes y/o servicios:
(…)
Seguidamente, la Honorable Corte Constitucional refirió en los siguientes párrafos la importancia del registro mercantil y a las funciones que cumple:
«12.- La actualización permanente de estos datos [haciendo referencia a los que contiene la matrícula mercantil] encarna un archivo de información que da fe de quiénes, qué, cómo y con cuántos recursos se está desarrollando el intercambio económico en nuestra sociedad. Así mismo, dicha información satisface tanto la agilidad propia de la dinámica económica, por cuanto se actualiza constantemente, como también la necesidad de publicidad y acceso inmediato a ella para permitir la efectividad que brinda la inmediatez en el intercambio comercial.
(…)
En efecto, el registro mercantil brinda organización, dirección y control de la actividad mercantil por parte del Estado, por cuanto al reunirse en el registro los datos mínimos de quienes a nombre propio o mediante una empresa pretenden participar en actividades económicas mediante la compra y venta de bienes y servicios (información que da fe de quiénes, qué, cómo y con cuántos recursos se está desarrollando el intercambio económico en nuestra sociedad), le proporciona al Estado las condiciones necesarias para dirigir y controlar efectivamente la actividad económica, en ejercicio de su facultad de intervención en la economía.
Ahora, la organización que proporciona la estructura del registro deriva en la organización de la actividad mercantil, en general, lo cual, a su vez, genera seguridad jurídica a los participantes en el intercambio comercial.
Finalmente, la publicidad, como garantía de transparencia en la actuación de los poderes públicos, adquiere importancia capital en la consolidación de las condiciones de organización y seguridad en las que se desenvuelve el intercambio económico y la actividad mercantil.
Por otra parte, en la misma sentencia, la Honorable Corte Constitucional explica la necesidad del registro mercantil:
«16.- Como se ve, la facultad de intervención del Estado en la economía se presenta como la principal herramienta mediante la que éste ejerce la dirección y control de aquella. Para esto, la organización de quienes participan en el intercambio comercial proporciona al Estado las condiciones necesarias para dirigir y controlar de modo efectivo la actividad económica. De ahí que para esta Corporación resulte claro que sin un instrumento que provea la organización de las empresas, no se pueda hablar de un escenario adecuado para ejercer la intervención eficaz que la Constitución prescribe a cargo del Estado, en la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o prestación de servicios. Esto es, en la actividad mercantil que por excelencia la desarrollan las empresas por medio de actividades económicas organizadas.
17.- Un instrumento esencial que organiza las empresas, y por tanto facilita y hace efectiva la labor del Estado de dirigir y controlar la economía (arts 333 y 334 C.N) es el registro mercantil. Contrario sensu, en ausencia de una base de datos como el registro mercantil que manejan las Cámaras de Comercio, no es posible cumplir los fines constitucionales contenidos en los artículos 333 y 334 de la Carta. Pues, la falta de publicidad, actualización y acceso a las circunstancias principales de las empresas hace muy compleja – por decir lo menos – la tarea de establecer directivas y diseñar políticas para que el desarrollo económico de cuenta de los objetivos que la Constitución le trazó.
18.- Para esta Sala, la satisfacción de los principios de dirección, control y promoción de la economía por parte del Estado (arts 333, 334, 335, 336, 337 y 338 C.N), así como la búsqueda por el cumplimiento de la función social de las empresas (art. 333 C.N), no sólo justifica la implementación de una herramienta como el registro mercantil, sino que la hace necesaria. Esto en tanto, como se dijo, configura el instrumento idóneo para organizar a quienes pretenden participar en el intercambio mercantil. Además de que, la organización que proporciona la estructura del registro deriva en la organización de la actividad mercantil en general, lo cual a su vez genera seguridad en su desarrollo. (…)». (Subraya nuestra)
En resumen, el registro mercantil actualizado resulta ser, para el Estado, una herramienta capital para la organización, dirección y control de la actividad mercantil del país, y para los comerciantes y demás particulares un medio para conocer quiénes y cómo participan en la producción, transformación, compra y venta de bienes y servicios”
“(…)”.
En este orden, frente a su primera inquietud, la información contenida en los registros públicos como es el caso del Registro Mercantil, es considerada como dato público, por definición legal es de carácter público –artículo 26 Código de Comercio-. Los datos públicos son aquellos que por mandato legal o constitucional son calificados como tal y los que no tengan la naturaleza de semiprivado, privado o sensible, a dichos datos podrá accederse sin autorización del titular.
Respecto de su segunda pregunta, debemos indicar que la ausencia de autorización permitida para el Tratamiento de los datos de naturaleza pública como los contenidos en el registro mercantil administrado por las Cámaras de Comercio, no es una autorización abierta para el uso y acceso indiscriminado de los mismos, pues debe cumplir con todos las limitaciones y principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
En cuanto a su tercera y última inquietud, la utilización de los datos personales de un titular sólo debe ser para los casos autorizados de manera previa y expresa por éste o por la ley, cumpliendo con una finalidad legítima y destinada a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular, como por ejemplo, cumplir con la finalidad del registro mercantil administrado por las Cámaras de Comercio.
Así mismo, el titular debe ser informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá haber tratamiento de datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. Cualquier utilización diferente a la finalidad específica y exclusiva perseguida con la base de datos, deberá ser autorizada en forma expresa por el Titular (…)”.
Visto lo anterior, dada la importancia que tiene el registro mercantil que llevan las cámaras de comercio, el mismo tiene un régimen especial con una normatividad propia.
Ahora bien, es preciso tener en cuenta lo consagrado en el artículo 2 de la Ley 1266 de 2008, que establece:
ARTÍCULO 2°. Ambito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los datos de información personal registrados en un banco de datos, sean estos administrados por entidades de naturaleza pública o privada.
Esta ley se aplicará sin perjuicio de normas especiales que disponen la confidencialidad o reserva de ciertos datos o información registrada en bancos de datos de naturaleza pública, para fines estadísticos, de investigación o sanción de delitos o para garantizar el orden público.
Se exceptúan de esta ley las bases de datos que tienen por finalidad producir la Inteligencia de Estado por parte del Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, y de la Fuerza Pública para garantizar la seguridad nacional interna y externa.
Los registros públicos a cargo de las cámaras de comercio se regirán exclusivamente por las normas y principios consagrados en las normas especiales que las regulan.
Igualmente, quedan excluidos de la aplicación de la presente ley aquellos datos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico y aquellos que circulan internamente, esto es, que no se suministran a otras personas jurídicas o naturales. (El resaltado es nuestro).
Ubicados en el amplio escenario que fue expuesto a lo largo de este escrito, con relación a su consulta, es posible afirmar que una vez cancelada una matrícula en el registro mercantil no es viable que las cámaras de comercio procedan a realizar anotaciones, salvo que exista orden de autoridad competente o que alguna norma legal lo prevea.
En los anteriores términos, su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro.