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Plazo para realizar el Registro Nacional de Bases de Datos en la SIC

plazo para realizar el Registro Nacional de Bases de Datos en la SIC

18 de abril de 2021

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¿Cuándo se vence el  plazo para realizar el Registro Nacional de Bases de Datos en la SIC?, El próximo 31 de marzo vence el plazo para actualizar la información registrada en el Registro Nacional de Bases de Datos, que administra la Superintendencia de Industria y Comercio.

Adicionalmente, recuerde que el 15 de febrero se vence el plazo para actualizar la información de los reclamos presentados por los titulares en el Registro.
Recuerde que mantener actualizado el Registro es obligatorio y no hacerlo puede acarrear sanciones.

¿Quiénes deben registrar información de bases de datos?

Los obligados a registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio son:

  • Las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos superiores a los $ 3 mil 316 millones.
  • Las empresas y entidades sin ánimo de lucro, catalogadas como micro y pequeñas empresas, así como las personas naturales, no están obligadas a registrar esta información.
  • Las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a $ 20 mil 225 millones, tendrán plazo de hacer su registro hasta el 30 de septiembre de 2018.
  • Por su parte, las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a $ 3 mil 316 millones y hasta $ 20 mil 225 millones tendrán plazo de hacerlo hasta el 30 de noviembre de 2018.

¿Qué ley creó el RNBD?
La Ley 1581 de 2012 o Régimen General de Protección de Datos Personales, aplicable al tratamiento de información personal contenida en cualquier base de datos realizado por personas naturales o jurídicas de naturaleza pública o privada.

Esta norma, igualmente, designó a la SIC como Autoridad de Protección de Datos para garantizar que en su tratamiento se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos dispuestos en la ley y le atribuyó la administración del RNBD.

¿Qué datos son sensibles de registro?

  • Datos de identificación: nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, huella, adn, iris, geometría facial o corporal, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica, voz, etc.
     
  • Datos de ubicación: como los relacionados con la actividad comercial o privada de las personas como dirección, teléfono, correo electrónico, etc.
     
  • Datos de contenido socio económico: como estrato, propiedad de la vivienda, datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.
     
  • Datos sensibles: como los relacionados con la salud de la persona en cuanto a órdenes y relación de pruebas complementarias como laboratorio, imágenes diagnósticas, endoscópicas, patológicas, estudios, etc. Diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo, los relacionados con la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas, políticas; datos relacionados con las convicciones religiosas, filosóficas y/o políticas, los datos de preferencia, identidad y orientación sexual de la persona, origen étnico-racial, personas de la tercera edad o menores de 18 años en condición de pobreza, datos sobre personas en situación de discapacidad personas con limitaciones psicomotoras, auditivas y visuales en condiciones de pobreza, personas víctimas de la violencia, personas en situación de desplazamiento forzado por violencia, madres gestantes o lactantes o cabeza de familia en situación de vulnerabilidad, menores en condición de abandono o protección, etc.
     

¿Qué es tratamiento de datos personales?
Es cualquier actividad que se realice con la información personal, por ejemplo:
recolectarlos, almacenarlos, consultarlos, actualizarlos, compartirlos con terceros, y/o eliminarlos. Todo esto de acuerdo a los fines que decida la empresa.

Tal vez, usted se puede preguntar sí en mi empresa no tengo bases de datos personales. Pese a esto, ¿tengo que registrar algo ante la Superintendencia?

En este caso y para estar seguro, le recomendamos revisar si en su empresa se recolectan, almacenan, usan o circulan datos personales, bien sea en archivos físicos o electrónicos. Por ejemplo, debe analizar si tienen datos de empleados, clientes, proveedores o de posibles empleados, clientes o proveedores.

Si es así, sí tiene bases de datos con información personal y, por esta razón, debe inscribirlas en el RNBD, siempre y cuando los activos de su empresa sean superiores a 100.000 UVT, conforme lo indica el decreto 090 del 18 de enero de 2018 en el artículo 1.

¿Cuáles son las multas por no realizar el registro de base de datos en la SIC?

  • Es importante tener en cuenta que el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 indica que la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
  • Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
  • Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
  • Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

Para consultar más información puede realizarlo en la página de la SIC o puede ponerse en contacto con nosotros, al Cel. 3174416450 o dirigir su consulta a [email protected]

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