¿Cómo Realizar la Entrega de Cargo un Contador Público en Colombia?
Resumen:La entrega de cargo de un contador público al terminar su relación contractual con un cliente es una obligación establecida por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en Colombia. Algunos de los conceptos emitidos por este organismo técnico indican que la entrega de cargo debe realizarse independientemente de quién sea el dueño del software contable utilizado y la información financiera manejada por el contador saliente.
Dentro de los elementos que se deben entregar al finalizar la prestación de los servicios contables se incluyen los últimos estados financieros generados, con sus anexos correspondientes; las bases de datos contables completas, con los respectivos soportes físicos y digitales; las declaraciones tributarias efectuadas; así como un adecuado proceso de capacitación al nuevo contador sobre los procesos llevados.
La entrega de cargo no posee un plazo legal específico según el CTCP, sin embargo, se recomienda realizarla a la mayor brevedad posible luego de terminado el contrato para facilitar la continuidad operativa de la compañía. También se sugiere formalizar este proceso a través de un acta firmada por ambas partes para proteger al contador saliente de eventuales reclamaciones posteriores. En conclusión, la diligente entrega de cargo del contador público al finalizar sus servicios revela su compromiso ético como profesional contable.
En la consulta Entrega de cargo – Contador público, basándonos en el número de CTCP radicado 2023-0509, lo invitamos a leer el siguiente concepto. Por favor, haga clic en el botón que se provee a continuación.
¿Cuál es la obligación del contador público al terminar su contrato con un cliente?
- La principal obligación del contador público al terminar su contrato con un cliente es realizar la entrega formal del cargo, incluyendo la información contable en pdf o Excel sin formulación, teniendo en cuenta que esto es propiedad intelectual de quien ha evaluado al contabilidad e información financiera que haya manejado. Esto se fundamenta en conceptos del Consejo Técnico de Contaduría Pública (CTCP).
¿El contador público debe entregar la información contable aún si el software contable es de su propiedad?
- Sí. Independientemente de quién sea el propietario del software contable, el contador tiene la obligación de entregar la información y bases de datos contables al cliente al terminar su contrato. Esto se establece en el concepto 2016-0899 del CTCP. Para ello la información se entrega bien sea en pdf o el archivo de lectura del sistema cuando el cliente decide adquirir la licencia del software que estaba manejando la firma saliente, puede incurrirse en costos de copia de base de datos de acuerdo a la casa de software a la que solicite el traslado de información.
¿En qué plazo debe realizarse la entrega de información por parte del contador saliente?
- El CTCP no establece un plazo determinado para esta entrega. Sin embargo, se recomienda que se realice lo antes posible una vez terminado el contrato, para garantizar continuidad en las operaciones contables de la empresa.
¿Qué información debe entregar el contador público saliente?
Estados financieros
- El contador debe entregar los últimos estados financieros trabajados, consolidados y con sus respectivos anexos.
Base de datos contable
- Se debe entregar el aplicativo contable incluyendo la parametrización realizada, saldos iniciales, y movimientos registrados.
Declaraciones tributarias
- Entregar las declaraciones de impuestos realizadas durante el periodo, así como información de obligaciones fiscales pendientes.
Soportes
- Adjuntar los comprobantes físicos y digitales que respaldan los registros contables del periodo trabajado.
¿Existe responsabilidad legal para el contador si no realiza entrega formal?
- Sí. El no realizar una adecuada entrega de información al finalizar la prestación de servicios contables puede acarrear sanciones legales e investigaciones éticas profesionales por parte de los entes de control. Se recomienda formalizar el proceso con un acta de entrega.
¿Cómo se formaliza la entrega de la información por parte del contador saliente?
- Lo ideal es realizar un acta de entrega de cargo firmada por ambas partes, en donde se detalle la información entregada por el contador público saliente al nuevo contador o representantes de la empresa. Esto protege al contador frente a eventuales reclamaciones.