RESUMEN: ¿Un documento soporte generado fuera de plazo permite reconocer costos, deducciones e IVA descontable?Una empresa puede encontrarse con un problema al revisar sus soportes fiscales: la compra de un bien o la prestación de un servicio ocurrió en un período gravable, pero el documento soporte en adquisiciones con no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente fue generado posteriormente. La situación plantea una pregunta clave: ¿la generación fuera de plazo hace perder automáticamente el costo, la deducción o el impuesto descontable? La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales precisa que la respuesta no es automática. Aunque generar el documento después del momento exigido constituye un incumplimiento formal, la extemporaneidad, por sí sola, no impide el reconocimiento fiscal cuando se demuestra que la operación efectivamente ocurrió en el período gravable correspondiente.
El problema aparece cuando el momento económico de una operación y la fecha de generación del documento soporte no coinciden. Una adquisición puede haberse realizado en un año gravable, mientras el DSNO se genera posteriormente, incluso en el período siguiente.
En estos casos, no basta con mirar únicamente la fecha que aparece en el documento. La posición recogida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales distingue entre el cumplimiento de la obligación formal de generar el soporte y el reconocimiento fiscal de la operación efectivamente realizada.
Esa diferencia resulta determinante para quienes necesitan establecer si una operación puede respaldar un costo, una deducción en renta o un impuesto descontable en IVA. El punto central está en demostrar cuándo ocurrió realmente la compra del bien o la prestación del servicio.
Un documento soporte generado fuera de plazo no impide, por sí solo, reconocer fiscalmente un costo, una deducción o un impuesto descontable, siempre que se acredite que la compra del bien o la prestación del servicio ocurrió en el período gravable correspondiente. Sin embargo, generar el documento después del momento exigido constituye un incumplimiento formal sancionable.
¿Un documento soporte generado fuera de plazo permite reconocer un costo o una deducción?
Sí, la generación tardía del documento no elimina por sí sola el efecto fiscal de la operación. El elemento decisivo es que pueda demostrarse que la transacción ocurrió efectivamente durante el año o período gravable en el que se pretende reconocerla.
La doctrina citada en el documento parte del parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, según el cual los costos y deducciones efectivamente realizados durante un período gravable pueden ser aceptados fiscalmente, aunque la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del período siguiente, siempre que se acredite que la venta del bien o la prestación del servicio ocurrió en el período correspondiente.
La misma lógica fue extendida a las operaciones respaldadas mediante DSNO. La posición actualmente recogida reconoce que esta regla puede aplicarse, aunque el documento no haya sido generado y transmitido en el mismo año gravable de la operación.
El descubrimiento importante para el contribuyente es, por tanto, que la generación tardía del soporte y la pérdida automática del efecto fiscal no son equivalentes.
Pero esto no significa que la fecha de generación deje de importar. Existe una obligación formal que debe cumplirse y que tiene consecuencias independientes.
¿Cuándo debe generarse el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar?
La regla general es que el DSNO debe generarse en el momento de la venta del bien o de la prestación del servicio, por cada una de las operaciones realizadas. La obligación no cambia por la modalidad de venta ni por los acuerdos relacionados con el pago.
Esto significa que la posibilidad de reconocer fiscalmente una operación cuando el documento fue generado posteriormente no convierte la generación extemporánea en una actuación correcta.
El documento distingue claramente ambos aspectos. Por una parte, existe el deber formal de generar oportunamente el soporte. Por otra, está la posibilidad de reconocer fiscalmente una operación efectivamente realizada cuando se logra demostrar que correspondió al período gravable respectivo.
Además, los acuerdos entre las partes no modifican esta obligación frente al fisco. El hecho de que contratante y prestador hayan acordado una determinada oportunidad para documentar o pagar la operación no altera el momento en que debe generarse el soporte.
Por eso, frente a un documento generado fuera de plazo, la pregunta ya no es solamente cuándo se expidió, sino cuándo ocurrió la operación y qué elementos permiten acreditarlo.
¿Qué pasa si el documento soporte se genera después del año en que ocurrió la operación?
La situación puede tener dos efectos diferentes. La operación puede conservar su reconocimiento fiscal si se demuestra que ocurrió en el período correspondiente, pero la generación tardía puede constituir un incumplimiento formal.
El documento establece que existe una excepción específica para las contingencias derivadas de inconvenientes tecnológicos que impidan la transmisión. En ese supuesto, el sujeto dispone de un plazo máximo de 48 horas contadas desde el restablecimiento del servicio informático o la superación del inconveniente, dejando constancia de la situación.
Fuera de esa circunstancia, generar el DSNO en una fecha diferente de aquella en que ocurrió la operación constituye un incumplimiento del deber formal.
Aquí aparece una de las diferencias más importantes del pronunciamiento: el incumplimiento formal y el efecto fiscal sustancial deben analizarse separadamente.
La generación tardía no desaparece como obligación incumplida por el hecho de que la operación pueda ser reconocida fiscalmente. Son dos cuestiones distintas y el documento señala expresamente que el incumplimiento formal puede ser sancionable.
¿Qué debe demostrarse para que un DSNO generado fuera de plazo respalde la operación?
El punto determinante es demostrar que la transacción ocurrió realmente en el año o período gravable en el que se pretende reconocer el costo, la deducción o el impuesto descontable.
La posición adoptada reconoce que el parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario materializa el principio de realidad económica y resulta aplicable a operaciones soportadas con DSNO, aun cuando este no haya sido generado y transmitido durante el mismo año gravable de realización de la operación.
La demostración debe estar relacionada con la realidad de la transacción: debe poder acreditarse que efectivamente se realizó la compra del bien o se prestó el servicio durante el período correspondiente.
Esto es particularmente relevante porque el reconocimiento fiscal no se fundamenta simplemente en que posteriormente haya aparecido un documento. La condición señalada por la doctrina es que exista evidencia de que la operación ocurrió efectivamente en el período gravable del devengo.
En otras palabras, la fecha posterior del DSNO no sustituye la necesidad de demostrar la operación. La extemporaneidad puede no impedir el efecto fiscal, pero tampoco elimina los deberes formales ni la necesidad de acreditar la realidad de la transacción.
¿La generación fuera de plazo del DSNO puede generar una sanción?
Sí. Aunque el costo, la deducción o el impuesto descontable puedan ser reconocidos cuando se acredita que la operación ocurrió en el período correspondiente, la generación extemporánea continúa siendo un incumplimiento formal.
El documento es explícito al separar ambos efectos: la generación fuera de plazo no impide por sí sola el reconocimiento fiscal, pero sí constituye un incumplimiento formal sancionable.
Esta distinción evita una conclusión equivocada. No sería correcto afirmar que generar tarde el soporte está permitido porque la operación finalmente pueda ser reconocida fiscalmente. Lo que se reconoce es que el incumplimiento formal no produce, por sí solo, la pérdida automática del efecto sustancial cuando se cumplen las condiciones señaladas.
En materia sancionatoria, el documento remite al artículo 616-1 del Estatuto Tributario y señala que, salvo que exista una sanción específica, la no transmisión en debida forma de documentos que hacen parte del sistema de facturación da lugar a la sanción prevista en el artículo 651 del mismo estatuto.
Para el contribuyente, la conclusión práctica es clara: tener derecho al reconocimiento fiscal de la operación no significa haber cumplido correctamente la obligación de generar el soporte.
El principal cambio de perspectiva está en no confundir dos preguntas distintas: si el documento soporte fue generado oportunamente y si la operación realmente ocurrió durante el período gravable en el que se pretende reconocer fiscalmente.
La posición analizada permite que la generación fuera de plazo del DSNO no implique, por sí sola, la pérdida del costo, la deducción o el impuesto descontable, siempre que se demuestre la realización de la operación en el período correspondiente.
Pero la misma conclusión deja vigente el deber formal de generar el documento en el momento exigido y la consecuencia sancionatoria derivada de su incumplimiento.
Por eso, ante un DSNO generado después de la operación, el análisis no debería detenerse en la fecha del documento. La cuestión decisiva será establecer cuándo ocurrió efectivamente la transacción y si existen elementos suficientes para acreditarlo, sin perder de vista que la obligación formal de generación oportuna continúa siendo exigible.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Un documento soporte generado fuera de plazo permite reconocer costos, deducciones e IVA descontable?
CONCEPTO 12666 int 1173 DE 2026
(agosto 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Publicado en la página web de la DIAN: 4 de agosto de 2026>
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Unidad Informática de Doctrina
Área del Derecho Tributario
Banco de Datos Facturación Electrónica
Extracto
1. Esta Subdirección está facultada para resolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN[1]. Por lo que, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019[2].
2. Por medio del escrito presentado, se formulan los siguientes interrogantes en relación con la validez del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (DSNO) y su capacidad para soportar costos, gastos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así:
«1. ¿Es válido, desde el punto de vista fiscal, contable o tributario, el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar electrónicamente generado de manera extemporánea, el día 03 de marzo del 2026, cuando el hecho económico realmente ocurrió en el mes de octubre del año 2025, periodo gravable anterior cuando se cuenta con soportes del servicio prestado, del pago y retenciones realizadas?
2. ¿Es correcta la postura de la funcionaria de la entidad pública encargada de supervisar el cumplimiento de la ejecución del convenio, al negarse en aceptar la validez de los documentos soportes expedidos en marzo del 2026 y además desconocer el concepto de Reconsideración de la DIAN No. 008129 del 2026 y el parágrafo 2 del artículo 171-2 del E.T, además exigir la devolución o reintegro de los dineros del convenio?» (SIC)
3. De acuerdo con el numeral 7 del artículo 1.5.2.1.1 de la Resolución No. 227 del 23 de septiembre de 2025 el DSNO se define como:
«un documento físico[3] o electrónico[4], que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), derivado de la adquisición de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente el cual se deberá generar[5] por parte del adquirente de los mencionados bienes y/o servicios, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o conservación para exhibición en caso de que la autoridad tributaria lo requiera, según corresponda.»
4. Vale la pena señalar que, conforme al descriptor 4.1.1 del Concepto Unificado No. 106 del 19 de agosto de 2022, el DSNO no obedece a un documento equivalente a la factura de venta, se trata de un soporte de costos, deducciones o impuestos descontables a efectos de lo dispuesto en el artículo 771-2 del E.T.
5. Asimismo, los artículos 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, 1.5.2.2.3 y 1.5.2.6.1 de la Resolución No 227 de 2026<sic, 2025> establecen las condiciones y los requisitos para la generación del DSNO, bien sea de manera electrónica o de manera física, según sea el caso. Por lo que, respecto a la validez de este documento se sugiere la lectura de las disposiciones mencionadas.
6. Luego, al tenor del numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 1.5.1.1.3.1 de la Resolución No. 227 de 2025, la generación del DSNO debe efectuarse al momento de la venta del bien o la prestación del servicio, por todas y cada una de las operaciones que se realicen, independientemente de la modalidad de venta, o lo que se pacte frente al pago de dicha obligación; y sin perjuicio de los acuerdos de las partes involucradas, toda vez que los convenios entre particulares no son oponibles al fisco.
7. De manera que solo existe una excepción taxativa a esta regla de generación del DSNO: las contingencias por inconvenientes tecnológicos que impidan la transmisión del documento[6], caso en el cual el sujeto cuenta con un plazo máximo de 48 horas, contadas desde el restablecimiento del servicio informático o la superación del inconveniente, dejando constancia de este. Fuera de dicho supuesto excepcional, la generación del DSNO en una fecha distinta a la de la operación constituye un incumplimiento del deber formal.
8. Ahora bien, para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como impuestos descontables en IVA, el parágrafo 2 del artículo 771-2 del E.T. establece que los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.
9. Al respecto, en el Concepto No. 8129 (Int. 935) del 24 de junio de 2025 esta Subdirección abordó el problema jurídico que subyace a la presente solicitud: «Es aplicable el parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario (ET) al Documento Soporte en adquisiciones con no obligados a facturar (DSNO) cuando éste no haya sido generado y transmitido para validación de la DIAN por parte del adquirente del bien o servicio, en el mismo año gravable de realización de la operación de venta?»
10. Inicialmente, se adoptó como tesis jurídica que, tratándose del DSNO, el adquirente no puede alegar la aplicación de dicha norma como prerrogativa para no cumplir con su obligación formal en el año gravable en que se efectuó la operación, puesto que la generación de este está a su cargo.
11. Ahora bien, mediante el Concepto No. 821 (Int. 158) del 26 de enero de 2026 se reconsideró la tesis jurídica del Concepto No. 8129 de 2025, al reconocer que el parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET. materializa el principio de realidad económica, y aplica en las operaciones soportadas con el DSNO, aunque este no se haya generado y transmitido por parte del adquirente del bien o servicio en el mismo año gravable de realización de la operación de venta.
12. Lo anterior, siempre que se demuestre que aquellas transacciones ocurrieron en el año gravable del devengo, cuando efectivamente se hubiera realizado la compra del bien y/o servicio y sin que ello implique el desconocimiento de los deberes formales impuestos por la ley y el reglamento para la expedición de dicho soporte.
13. En consecuencia, la extemporaneidad en la generación del DSNO no impide, por sí sola, el reconocimiento fiscal del costo, la deducción o el impuesto descontable, siempre y cuando se acredite que la operación ocurrió en el año o periodo gravable correspondiente. Empero, sí constituye un incumplimiento formal sancionable[7], independientes del efecto sustancial reconocido por el parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET.
14. En los anteriores términos se resuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/
NOTAS DE PIE DE PÁGINA:
1. Cfr. Numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7o de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. Cfr. Numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. Por los sujetos no obligados a facturar electrónicamente. Cfr. Artículo 1.5.2.6.1 de la Resolución No. 227 de 2025.
4. Por los facturadores electrónicos. Cfr. Artículo 1.5.2.2.2 ib.
5. En los Conceptos Nos. 9035 (Int. 1058) del 20 de noviembre y 10816 (Int. 1221) del 20 de diciembre de 2024 se indica que la generación del documento equivalente electrónico es de carácter supletiva.
6. Cfr. Artículos 1.5.2.3.5 y 1.5.2.3.6 de la Resolución No. 227 de 2025.
7. En materia sancionatoria, el artículo 616-1 del E.T. dispone que, salvo que exista una sanción específica, la no transmisión en debida forma de los documentos que hacen parte del sistema de facturación da lugar a la sanción del artículo 651 del E.T
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