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¿Por qué se hace indispensable la nómina electrónica en Colombia?

Nómina Electrónica

20 de mayo de 2022

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El proceso de emisión de nómina electrónica ha sido establecido por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduana Nacional), quienes han puesto en marcha un plan para implementar este tipo de nóminas dentro de su facturación. Esto quedó establecido en Resolución 000013 emitida el 11 de febrero de 2021 y en las modificaciones de la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021. Te contamos más de lo que es esta nómina a continuación.

¿Qué es y cuál es su objetivo?

Se trata de un documento digital en formato XML que sirve como soporte de pago y que debe ser emitido por todas las empresas a sus empleados. Debe incluir el pago mensual realizado junto con todas las deducciones parafiscales y el neto a pagar.

El proceso es muy parecido a la emisión de la factura electrónica, ya que tiene que mantener la información de pago de sus empleados de los últimos cinco años. El objetivo es mantener un marco de transparencia y control por parte del ente gubernamental, que beneficiará incluso a la empresa que lo emite, ya que llevará un registro más ordenado sin el riesgo de perder información de los pagos de los empleados

Información que debe contener la nómina

Para que el documento digital sea validado, debe contener la siguiente información, sin omisiones:

  • Presentar el siguiente nombre: «Documento soporte de pago nómina».
  • Razón Social de la empresa, incluyendo en número de NIT o, en su defecto, nombre y apellido del empleador.
  • Nombre completo del empleado y número de identificación.
  • Código del documento soporte de pago CUNE.
  • Número consecutivo del control interno de la empresa.
  • Valor del pago mensual que devenga el empleado, de acuerdo a lo establecido en el contrato de trabajo.
  • Deducciones realizadas por el empleador.
  • Valor neto a recibir por el empleado.

Ventajas de la nómina electrónica para tu empresa

Aunque se trata de una obligación que ha impuesto por la DIAN, efectuar este tipo de gestión representa una ventaja para la empresa, entre las que podemos mencionar:

  • Ahorro de espacio: Es un documento digital, por lo que no requiere espacio físico de almacenamiento.
  • Reduce el riesgo de pérdida de información: Este documento se puede guardar en la nube y descargarse cuando sea necesario, lo que permite salvaguardar toda la información del pago de los empleados en caso de pérdidas físicas.
  • Puedes obtener datos estadísticos: Se puede generar un resumen del promedio de los salarios pagados, horas extras trabajadas y las deducciones que ha hecho la empresa.

¿Cuándo empieza a regir esta normativa y quiénes están obligados?

Según la información que ha emitido la DIAN, la implementación de esta norma inició en el año 2021, siendo obligatorio para todas las empresas en lo sucesivo.

  • 1 diciembre de 2021: Empresas con empleados de 1 a 10.
  • 1 noviembre de 2021: Empresas con empleados de 11 a 100.
  • 1 de octubre de 2021: Empresas con empleados de 101 a 250.
  • 1 de septiembre de 2021: Empresas con más de 250 empleados.

Todas las compañías tienen que estar inscritas en el registro informativo a partir del 18 de agosto de 2021. Además, las empresas deben generar este documento digital y enviar la información al DIAN en los primeros 10 días de cada mes.

En caso de aquellos sujetos que no están obligados a expedir facturas electrónicas, pero que necesiten soportar los costos y deducciones a efectos de declaración de impuestos sobre la renta, deben realizar la primera emisión del documento digital de pago de nómina a partir del mes de junio de 2022, el cual se efectuará los primeros 10 días del mes de julio de 2022.

¿Qué ocurre con las empresas de recién constitución en Colombia?

Las empresas de reciente constitución en Colombia, tienen un plazo de implementar nómina electrónica dentro de los siguientes 2 meses después de su constitución. Es importante entonces, revisar que su outsourcing de nómina o empresa administradora de nómina, pueda validar con usted los distintos proveedores autorizados por la DIAN, con el fin de parametrizar el sistema e iniciar con la transmisión de la información dentro del plazo señalado.

Si aún tienes dudas sobre cómo realizar todo este proceso, apóyate en con nuestro equipo de outsourcing de nómina, para mitigar situaciones sancionatorias y gestionar su nómina en cumplimiento con la normatividad vigente.

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