La nómina electrónica es el proyecto que tiene la DIAN, con el fin de conocer el valor percibido por los contribuyentes y mitigar la evasión de impuestos.
Este servicio se debe adquirir con un proveedor de nómina electrónica autorizado por la DIAN, por lo general, los proveedores tecnológicos autorizados a emitir factura electrónica, también proveen el servicio de nómina electrónica.
- Conozco el listado completo de proveedores de nómina electrónica:
Proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN.
Luego de elegir el proveedor de nómina electrónica que más se ajuste a su empresa, debe habilitarse ante la DIAN; este proceso es sencillo, luego de realizar el “Test de Pruebas” en el que se valida que el sistema se comunica con la DIAN, esto quiere decir, que el sistema cumple con todos los requisitos técnicos y funcionales, de esta forma podrá generar y transmitir su nómina.
¿Cuál es el calendario de nómina electrónica y qué se debe tener en cuenta?
Con base en la resolución No. 63 del 30 de julio de 2021, es actualizaron la fecha de habilitación en el portal de la DIAN y las fechas de vencimiento para la transmisión de nómina electrónica.
Se debe realizar la habilitación de nómina electrónica en el portal de la DIAN [https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login], la entidad ha dispuesto el portal desde el 18 de agosto de 2021. Es importante para realizar este proceso, que la empresa haya definido quien será su proveedor de facturación de nómina electrónica porque esta información se registra en el portal de la DIAN.
¿Qué debo tener en cuenta para la habilitación en el portal de la DIAN?
- Tener una cuenta de usuario.
- Tener la firma electrónica vigente.
- Tener el RUT Actualizado.
Ahora bien, para realizar la habilitación siga los siguientes pasos.
- Ingresar la siguiente dirección:
https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login
- Ingrese su información de usuario.
- Tenga presente que la DIAN enviará un correo con el TOKEN de acceso al correo que se registró en el RUT.
- En el correo encontrará un enlace que lo llevará al inicio de la página de la DIAN.
- Ingrese a la opción participantes y luego realice clic en el botón “Facturador”.
- Ingrese el correo electrónico para la recepción de facturas.
- Acto seguido de clic en el botón “Registrar”.
- Finalmente, de clic en el botón “Aceptar” para confirmar el registro.
Si tienes dudas, puedes visualizar el proceso que uno de los proveedores tecnológicos a diseñado.
Registro como emisor de documentos electrónicos (Nómina electrónica ante la DIAN
Importante: Si su empresa no está obligada a emitir factura electrónica, pero realiza pagos a empleados, debe habilitarse como emisor de nómina electrónica el 31 de marzo de 2022 y la fecha máxima para iniciar con la transmisión de la nómina electrónica es el 31 de mayo de 2022.
¿Qué ocurre con las empresas recién constituidas?
Si se trata de una empresa recién constituida que realiza pagos a sus empleados, tiene plazo de dos meses a partir del momento en que realice los pagos o abonos de los empleados por la retribución de sus servicios.
¿Qué debo tener en cuenta para el proceso de Test de prueba?
Sugerimos que el test de prueba lo realice su proveedor, si bien, existen tutoriales sobre cómo hacerlo, quien mejor que su proveedor de nómina electrónica para validar que la información sea exacta y la transmisión del documento lleve toda la información.
El test de prueba se realiza en el portal de la DIAN, este proceso inicia con el registro de “Otros documentos electrónicos” seleccionando la opción “Nómina electrónica y nómina de ajuste”. A partir de este punto la información que se registra está relacionada con el Test de prueba.
Es importante tener presente que el soporte de pago de Nomina, es el soporte de costos y deducciones en Impuesto de renta e IVAS descontables del IVA cuando estos aplican.
TIPS asociados con la nómina electrónica
- ¿Cuántos documentos soporte requiero?
Es importante tener presente que un documento equivale al documento de soporte que viaja a la DIAN, en caso de realizar correcciones sobre la nómina se deberá hacer uso de otro documento de soporte, resultando así importante, considerar que el número de documentos por solicitar tenga cierta holgura.
Por ejemplo, si son 30 empleados se requieren 30 documentos, sin embargo si se presenta una corrección es necesario contar con documentos adicionales con el fin de surtir del proceso de comunicación a la DIAN de forma oportuna y no depender de los tiempos que maneje el proveedor en la atención de la solicitud de otorgar un nuevo paquete de documentos.
Para calcular el paquete de documentos, debe considerar:
El # de empleados * 12 meses = el resultado es el número de documentos al año.
Ejemplo: 30 empleados * 12 meses = 360 documentos al año.
Sugerencia, considere tener documentos de holgura, por si se presenta una corrección o se vinculan más colaboradores en el transcurso del daño, considere una holgura inicial del 15% adicional, para atender los eventos por corrección que surjan.
Resulta también importante considerar los empleados que tenga por servicios de outsourcing de nómina o empresas temporales, dado que estos empleados son responsabilidad de su proveedor.
¿Cuál es la vigencia del paquete de documentos soporte?
La vigencia del paquete de documentos depende del proveedor, algunos lo manejan de forma mensual otros de forma anual.
¿Qué ocurre si agoto el número de documentos de forma anticipada?
Será necesario comprar un nuevo paquete de documentos.
¿Cuáles son los costos asociados a la contratación del servicio de nómina electrónica?
Después de realizar el sondeo, identificamos los siguientes costos que usted debe considerar:
- Costo de uso del sistema y registro del NIT en la base de datos del proveedor.
(Esto es que en la base de datos se cree la información de su empresa, se genere el código CUNE y demás códigos de identificación del documento soporte que viajará a la DIAN).
- Costo al contratar el paquete de documentos.
- Costo de adquisición del certificado digital.
(Este es un costo recurrente si decide hacer pagos de forma mensual)
- Costo de adquisición del certificado digital.
- Costo de mantenimiento.
Este valor es anual, considere que anualmente debe renovar el certificado, así mismo, anualmente el proveedor que usted seleccionó emitirá una factura por concepto de mantenimiento.
- Finalmente, costos por integración.
(Algunos proveedores le pedirán que usted desarrolle o contrate con ellos el servicio de integrar su sistema contable con la plataforma de nómina electrónica).
Esperamos esta información haya sido de ayuda, ante cualquier inquietud con gusto podremos asesorarlo respecto del servicio de outsourcing de nómina y proceso de habilitación en el portal de la DIAN.