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Transmisión de documentos soporte

La transmisión de documentos soporte o equivalentes por compras a sujetos no obligados a expedir factura, son ahora obligatorios en Colombia. Inicialmente se planeaba su transmisión obligatoria a la DIAN desde el 6 de mayo de 2022. Sin embargo, con la resolución 488 del 29 de abril de 2022, la obligación de implementación es hasta el 1 de agosto de 2022.

En este artículo, podrá encontrar todo lo relacionado con el tema, además de las respuestas a ¿Cuándo es obligatorio y cuáles son sus condiciones?

Antes de iniciar, es necesario tener contexto y entendimiento contable sobre los documentos soportes en adquisiciones de bienes o servicios con los no obligados a facturar o documento equivalentes, sobre los cuales se venía hablando desde el momento en el que entró en vigencia la facturación electrónica en Colombia.

¿Qué son documentos soporte?

Es el documento que se usa para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.

Le puede interesar recordar nuestro artículo, Facturación electrónica y documentos equivalentes.

¿Cuándo se debe transmitir un documento soporte en adquisiciones de bienes o servicios con los no obligados a facturar a la DIAN?

Se debe transmitir en toda ocasión que se realice una compra a una empresa o persona natural que no esté obligado a presentar factura. La idea es documentar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.

El documento soporte contendrá numeración autorizada por la DIAN, cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a facturar así como los demás requisitos establecidos en la norma.

¿Quiénes deben presentar documentos soporte?

Todas las empresas y personas naturales que realicen compras de bienes o servicios a empresas o personas naturales que no estén obligadas a presentar factura.

Recuerde que en nómina electrónica también existen documentos soporte, leer más aquí.

¿Cómo afecta contablemente el no transmitir documentos soporte o equivalentes a la DIAN?

El comprador no podrá documentar la transacción y tener el soporte de costos, deducciones, o impuestos descontables, para tus declaraciones tributarias.

Lo que se traduce en el beneficio contable, al momento de transmitir esta información al ente fiscal en Colombia.

¿Qué efecto tiene para el vendedor que no está obligado a presentar factura?

Como vendedor de bienes o servicios, no obligados a presentar factura al comprador, deberá considerar brindar información suficiente si busca tener un cliente recurrente.

Dado que el comprador que no transmita esta información a la DIAN, no podrá acceder a los beneficios tributarios por generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente para documentar la transacción.

Por tanto, el comprador no podrá contabilizar la compra, de ser el caso, no podrá soportar costos, deducciones, o impuestos descontables.

¿Cuáles son los requisitos que exige la DIAN?

1. Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar«.

2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento. 3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.

6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación.

8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas – DIAN

9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS.
*Negrita y subrayado por parte del editor G&D Consulting Group SAS.

¿Cuándo se debe transmitir los documentos soporte a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente?

La transmisión de la información, plantea 2 retos para todas las empresas en Colombia, respecto al cuándo se debe transmitir, ambos tienen que ver con el momento de transmisión. El por qué es muy sencillo, vamos:

  1. Transmitir la información en el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
  2. Realizar la transmisión a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

¿Cuáles son las sanciones por no presentar documentos soporte?

La DIAN ha indicado en el art. 616-1 ET que los sistemas de facturación comprenden lo siguiente:

  • Factura de venta electrónica
  • Documentos equivalentes
  • Documentos electrónicos como soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o soporte de los tramites que se adelanten ante la DIAN: Documento soporte de pago de nómina electrónica y documento soporte en adquisiciones de bienes y servicios con los no obligados a facturar
  • Factura de venta o talonario de papel cuando se presenten inconvenientes tecnológicos que imposibiliten facturar electrónicamente

De la misma manera en el enciso 3 del art. 616-1 ET se establece las sanciones aplicables cuando no se reporte y trasmita los sistemas de facturación ya mencionados dentro de los tiempos establecidos.

“Salvo que exista una sanción especifica, la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará́ lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario. La expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos dará́ lugar a la sanción establecida en el artículo 652 del Estatuto Tributario y la no expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará́ lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.”

¿Qué hacer si se presentan inconvenientes tecnológicos?

Inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN

Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, el sujeto dispone de un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico.

Inconvenientes tecnológicos por parte del contribuyente

Si se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto, que impiden la transmisión de la información, este deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.

¿Qué normatividad hay respecto a la transmisión de documentos soporte documento soporte en adquisiciones con los no obligados a facturar o documento o equivalentes?

  • Resolución 000488 del 29 de abril de 2022. La cual modificó la fecha de implementación.
  • Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021. Por la cual se implementa y desarrolla en el Sistema de Facturación Electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.
  • Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021. Con la que se modifican y adicionan unos artículos a la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 y se establecen otras disposiciones.
  • Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020. Desarrollo de los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.
  • Artículo. 616-1 del Estatuto Tributario.

De requerir mayor información puede consultar en la DIAN.

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