RESUMEN: ¿Debo presentar el certificado de existencia y representación legal al interponer un recurso de reconsideración? Cuando una persona jurídica necesita controvertir un acto de la administración tributaria mediante un recurso de reconsideración, no basta con expresar los motivos de inconformidad: también debe acreditarse que quien actúa en su nombre tiene facultades para hacerlo. El certificado de existencia y representación legal cumple esa función cuando interviene el representante de la sociedad. Sin embargo, existe una excepción relevante: si el documento ya se encuentra dentro del expediente, la administración no puede exigir que
Una empresa puede tener razones para controvertir una decisión de la administración tributaria, pero antes de que sus argumentos sean estudiados debe superar una condición previa: demostrar que la persona que presenta el recurso está legitimada para actuar en su nombre.
Esta situación adquiere especial importancia cuando el recurso es presentado directamente por el representante de una persona jurídica. En estos casos, la acreditación de la personería forma parte de los requisitos formales que deben cumplirse para que el recurso pueda ser admitido.
La cuestión que surge es sencilla, pero tiene una respuesta que exige revisar dos situaciones distintas: cuándo debe aportarse el certificado y qué ocurre si la administración ya cuenta con él dentro del expediente. Precisamente allí está el punto que debe tener presente quien prepara el recurso.
Cuando el representante de una persona jurídica interpone un recurso de reconsideración, debe aportar el certificado de existencia y representación legal para acreditar su personería. Sin embargo, si ese documento ya obra en el expediente, la administración no puede exigir nuevamente su presentación.
¿Por qué el certificado de existencia y representación legal es necesario para recurrir?
El primer punto que debe verificar una sociedad antes de presentar el recurso es quién está actuando en su nombre. La razón es que no cualquier persona puede ejercer la representación de una persona jurídica dentro de una actuación administrativa.
La acreditación de la personería permite comprobar que quien presenta el recurso se encuentra legitimado para hacerlo. Por ello, el cumplimiento de este requisito no es un aspecto accesorio frente al contenido de los argumentos: hace parte de las condiciones formales que deben estar satisfechas para que la administración pueda admitir el recurso.
Para estos efectos, el documento idóneo es el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio competente. Allí deben constar, entre otros elementos, el nombre de los representantes legales, las facultades conferidas y las limitaciones existentes cuando corresponda.
En términos prácticos, esto significa que una sociedad que pretende recurrir un acto debe revisar antes de presentar el escrito que la representación de quien lo suscribe pueda ser acreditada mediante el documento correspondiente.
Pero todavía existe una pregunta importante: ¿qué ocurre si la administración ya tiene ese certificado?
¿La administración puede exigir nuevamente un certificado que ya está en el expediente?
No. El hecho de que el certificado sea necesario para acreditar la personería no significa que deba presentarse repetidamente durante una actuación administrativa.
El artículo 9 del Decreto Ley 19 de 2012 establece la prohibición de exigir documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se adelanta el trámite. La misma disposición contempla que, cuando la información repose en otra entidad pública, el solicitante puede indicar dónde se encuentra para que sea requerida directamente.
Sin embargo, esta regla no elimina el requisito de acreditar la personería. La distinción es fundamental: una cosa es que el documento deba servir para demostrar la representación y otra diferente que la administración pueda exigirlo nuevamente cuando ya lo tiene dentro del expediente.
Por eso, antes de presentar el recurso conviene determinar si el certificado ya hace parte de la actuación. Si no está incorporado, deberá aportarse para cumplir con la carga formal correspondiente; si ya obra allí, no puede exigirse otra presentación del mismo documento.
La existencia previa del documento, entonces, cambia la actuación que debe realizar el recurrente, pero no elimina la necesidad de que la personería esté acreditada.
¿Qué otros requisitos debe cumplir el recurso de reconsideración?
La acreditación de la representación no es el único requisito formal que debe observar quien presenta un recurso de reconsideración.
El artículo 722 del Estatuto Tributario, citado en el pronunciamiento, establece que el recurso debe formularse por escrito, expresar de manera concreta los motivos de inconformidad y presentarse dentro de la oportunidad legal. También exige que sea interpuesto directamente por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o que se acredite la personería cuando actúe un apoderado o representante.
En consecuencia, la preparación del recurso debe contemplar el conjunto de exigencias formales y no únicamente la construcción de los argumentos contra el acto administrativo.
La relevancia de este punto está en que el análisis material de los cargos presupone el cumplimiento de esos requisitos. Cuando la autoridad tributaria identifica que alguno de ellos no se cumple, no puede avanzar al estudio de fondo y debe proceder conforme a las reglas de inadmisión previstas para el recurso.
El certificado, por tanto, no debe verse simplemente como un documento adicional del expediente. Cuando corresponde presentarlo, cumple una función concreta dentro de la admisión del recurso.
¿Qué debe revisar una empresa antes de presentar el recurso?
La principal prevención para una persona jurídica consiste en revisar la representación antes de presentar el escrito y determinar si el soporte correspondiente ya se encuentra incorporado en el expediente.
La acreditación de la personería constituye una carga procesal. El pronunciamiento explica que estas cargas demandan una conducta cuya omisión puede generar consecuencias desfavorables para quien debe asumirla, entre ellas la pérdida de oportunidades procesales.
Por ello, antes de radicar el recurso resulta útil comprobar:
- quién aparece como representante de la persona jurídica;
- que la representación pueda acreditarse mediante el certificado correspondiente;
- si ese documento ya obra en el expediente;
- que el recurso cumpla los demás requisitos formales señalados para su presentación.
Esta revisión permite diferenciar dos escenarios. Si el certificado no está en el expediente, debe aportarse con el recurso cuando este sea presentado por el representante de la persona jurídica. Si ya está incorporado, la administración no puede exigir nuevamente su presentación.
La diferencia parece pequeña, pero puede resultar decisiva cuando se está preparando una actuación cuyo primer obstáculo no está en la discusión de fondo, sino en el cumplimiento de las condiciones formales.
¿Qué pasa si no se acredita la personería?
El riesgo aparece antes de que la administración llegue a estudiar los argumentos planteados contra el acto. Según el pronunciamiento, el cumplimiento de los requisitos formales constituye una condición para la admisión del recurso y la autoridad no puede entrar al análisis material cuando alguno de ellos ha sido incumplido.
Esto explica por qué la acreditación de la representación tiene una importancia práctica propia. No se trata únicamente de demostrar quién es el representante de la sociedad, sino de satisfacer una exigencia formal vinculada con la legitimación para actuar.
La situación también muestra el alcance de la regla que impide exigir documentos que ya reposan en la administración. Esa prohibición protege al recurrente frente a una exigencia repetitiva, pero no sustituye la carga de verificar que el expediente contenga los elementos necesarios para acreditar la personería.
La regla puede expresarse de forma sencilla: el documento debe estar acreditado, pero no necesariamente debe entregarse otra vez si ya forma parte del expediente. Esa es la diferencia que una empresa debe identificar antes de presentar su recurso.
Para una persona jurídica que pretende controvertir un acto tributario, revisar la representación antes de presentar el recurso puede evitar que una discusión de fondo quede bloqueada por una exigencia formal. El certificado de existencia y representación legal cumple la función de demostrar la personería cuando el recurso es presentado por el representante de la sociedad, pero la administración no puede exigirlo nuevamente si ya obra en el expediente.
La decisión resulta especialmente útil porque permite distinguir entre cumplir una exigencia y repetir innecesariamente un trámite. El punto clave para el recurrente es verificar qué documentación ya está incorporada y qué debe aportar para que su actuación pueda superar la etapa formal de admisión.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Debo presentar el certificado de existencia y representación legal al interponer un recurso de reconsideración?
CONCEPTO DIAN 014172 int 1322 DE 2026
(agosto 6)
Unidad Informática de Doctrina
Área del Derecho Tributario
Banco de Datos Otras Disposiciones
Extracto:
1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaría, en lo de competencia de la DIAN[1]. En este sentido, la doctrina emitida es de carácter general, no se refiere a asuntos particulares y se somete a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019.
2. Mediante el radicado de la referencia, el peticionario requiere pronunciamiento de este despacho, respecto los dispuesto en el artículo 9o del Decreto Ley 19 de 2012, frente a la exigencia de aportar certificado de existencia y representación legal como requisito sine qua non para efectos de admitir el recurso de reconsideración.
3. El artículo 9 del Decreto Ley 19 de 2012, Ley anti-trámites establece la siguiente prohibición:
Artículo 9. Prohibición de exigir documentos que reposan en la entidad: Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.
Parágrafo. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y ios documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública
4. Por su parte el artículo 722 del Estatuto Tributario prescribe que:
Artículo 722. requisitos del recurso de reconsideración y reposición. El recurso de reconsideración o reposición* deberá cumplir los siguientes requisitos:
a. Que se formule por escrito, con expresión concreta de los motivos de inconformidad.
b. Que se interponga dentro de la oportunidad legal.
c. Que se interponga directamente por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o se acredite la personería si guien lo interpone actúa como apoderado o representante. (…)
5. En este último literal tenemos que entre los requisitos del recurso de reconsideración se encuentra la acreditación de la personería cuando este se interpone por quien actúa en calidad de representante de la persona jurídica. El cumplimiento de este requisito se torna imprescindible para objetar los actos de la administración tributaria, ya que permite verificar que quien invoca el recurso se encuentra legitimado para hacerlo. En este aspecto, la jurisprudencia del Consejo de Estado[2] ha hecho hincapié en la necesidad de probar este presupuesto en ejercicio del derecho de acción:
Conforme el principio de interés para pedir, y el de la legitimación en la causa (legitimado ad causum), quien formula peticiones en el proceso debe tener interés legítimo, serio y actual en la declaración que se persigue, por cuanto existen solicitudes que sólo corresponde hacerlas a ciertas personas y frente o contra otras determinadas, y no por o contra la demás.
6. En este supuesto, el documento idóneo para acreditar la legitimación para actuar en representación de la persona jurídica es el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio competente. En efecto, el inciso segundo del artículo 117 del Código de Comercio dispone que la representación legal de las sociedades se prueba mediante dicha certificación, en la que deben constar el nombre de los representantes legales, las facultades conferidas y las limitaciones a estas, cuando las hubiere. En consecuencia, cuando el recurso de reconsideración sea interpuesto por el representante de una persona jurídica, dicho certificado constituye el medio de prueba mediante el cual se acredita la personería exigida por el literal c) del artículo 722 del Estatuto Tributario, razón por la cual debe aportarse con la interposición del recurso.
7. Vale la pena recordar que el artículo 722 ET es una norma procesal y, por tanto, de orden público y obligatorio cumplimiento tanto para las partes como para la administración tributaria, por consiguiente, la admisión del recurso de reconsideración se encuentra supeditado al cumplimiento de los requisitos formales previstos en la norma, incluyendo aquel que prueba la personería jurídica.
8. Por otra parte, es importante destacar que el análisis de fondo de los cargos formulados en el recurso de reconsideración presupone el cumplimiento de los requisitos formales establecidos en el artículo 722 del Estatuto Tributario. De manera que, cuando la autoridad tributaria constate el incumplimiento de cualquiera de tales exigencias, no puede abordar el estudio material, sino que debe proceder a la inadmisión del recurso, conforme a lo dispuesto en el artículo 726 del Estatuto Tributario.
9. En este orden de ideas, encontramos el recurrente tiene la carga procesal de aportar todos los elementos que acrediten el cumplimiento de los requisitos formales, así como desplegar las actuaciones necesarias para satisfacer las exigencias previstas por la ley para la admisión del recurso. Sobre el particular, la Corte Constitucional ha señalado que las cargas procesales comportan una conducta positiva de carácter potestativo cuyo cumplimiento repercute en beneficio de quien las asume, mientras que su inobservancia puede dar lugar a la preclusión de oportunidades procesales, como ocurre, precisamente, en materia de recursos.
(…) las cargas procesales son aquellas situaciones Instituidas por la ley que comportan o demandan una conducta de realización facultativa, normalmente establecida en interés del propio sujeto y cuya omisión trae aparejadas para él consecuencias desfavorables, como la preclusión de una oportunidad o un derecho procesal e inclusive hasta la pérdida del derecho sustancial debatido en el proceso. (…) Una característica de las cargas procesales es entonces su carácter potestativo (a diferencia de la obligación procesal), de modo que no se puede constreñirá cumplirla
10. De lo expuesto se concluye que la prohibición prevista en el artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 no exime al recurrente del cumplimiento de los requisitos formales establecidos en el artículo 722 del Estatuto Tributario para la admisión del recurso de reconsideración. En efecto, cuando el recurso es interpuesto por el representante de una persona jurídica, la acreditación de la personería constituye una carga procesal cuya observancia resulta indispensable para verificar la legitimación para actuar. Dicha carga se satisface mediante la aportación del certificado de existencia y representación legal, conforme al artículo 117 del Código de Comercio, salvo que este documento ya obré en el expediente, evento en el cual la administración no podrá exigir nuevamente su presentación.
11. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaría, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.
NOTAS DE PIE DE PÁGINA:
1. De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. Consejo de Estado, sentencia radicado 05001-23-31-000-1998-04056-01(32241)
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