RESUMEN: ¿Cómo debe realizarse la presentación electrónica de escritos ante la DIAN? La DIAN aclara cuándo la firma electrónica reemplaza la presentación personal en las actuaciones tributarias
La presentación electrónica de escritos ante la DIAN fue objeto de un nuevo pronunciamiento de la entidad, en el que se precisan las reglas para radicar actuaciones dentro de los procedimientos tributarios. El documento explica cuándo la firma electrónica sustituye la presentación personal, cuáles escritos deben presentarse mediante el sistema electrónico oficial y qué procedimiento debe seguirse cuando dicho sistema no se encuentra disponible.
El pronunciamiento brinda seguridad jurídica a personas naturales, empresas, contadores públicos, revisores fiscales, abogados y demás contribuyentes que interactúan con la DIAN, al reiterar las formalidades previstas en el Estatuto Tributario para la presentación de escritos y el uso de los canales electrónicos habilitados.
¿Qué respondió la DIAN sobre la presentación electrónica de escritos?
La DIAN precisó que los recursos de reconsideración deben presentarse a través del sistema electrónico habilitado utilizando el Instrumento de Firma Electrónica (IFE). En estos casos, el requisito de presentación personal se entiende cumplido cuando la actuación se radica correctamente mediante el sistema oficial y la entidad genera el correspondiente acuse de recibo.
Asimismo, recordó que los recursos de reconsideración no pueden presentarse por correo electrónico ni por medios distintos al sistema electrónico autorizado y que los términos para que la autoridad tributaria resuelva comienzan a contarse únicamente cuando el recurso ha sido presentado en debida forma.
¿Qué reglas fijó la DIAN para presentar escritos electrónicamente?
El Concepto fundamenta su interpretación en los artículos 559, 724 y 732 del Estatuto Tributario, además de la doctrina previamente emitida por la entidad sobre la utilización del sistema electrónico en los procedimientos tributarios.
De acuerdo con la DIAN, cuando la normativa permite la presentación electrónica, esta constituye el mecanismo válido para cumplir el requisito de presentación personal mediante el uso del Instrumento de Firma Electrónica y la generación del acuse de recibo por parte de la entidad.
¿Cuándo la firma electrónica reemplaza la presentación personal?
El Concepto señala que, cuando la ley exige presentación personal para determinadas actuaciones, dicho requisito puede cumplirse mediante la presentación y firma electrónica siempre que exista habilitación para ello en el sistema dispuesto por la DIAN.
Esta regla aplica, entre otros, para:
- Recursos de reconsideración.
- Respuestas a emplazamientos.
- Respuestas a pliegos de cargos.
- Respuestas a requerimientos especiales.
- Solicitudes de devolución.
La sustitución de la presentación personal solo procede cuando la presentación electrónica se encuentra prevista y habilitada conforme a la normativa aplicable.
¿Qué sucede si el sistema electrónico de la DIAN no está disponible?
Cuando el sistema electrónico no esté habilitado por indisponibilidad del servicio o porque la presentación electrónica aún no haya sido reglamentada para determinado documento, el interesado deberá realizar la presentación personal, cumpliendo las formalidades establecidas en el Estatuto Tributario.
En consecuencia, la posibilidad de presentar un escrito electrónicamente depende tanto de la existencia de reglamentación como de la disponibilidad del sistema oficial para el trámite correspondiente.
¿Qué documentos pueden radicarse sin presentación personal?
La DIAN también diferencia aquellos escritos para los cuales la ley no exige presentación personal ni una formalidad específica.
En estos casos, los documentos se presumen auténticos cuando existe certeza sobre la persona que los suscribe, incluso si contienen una firma manuscrita escaneada, la cual constituye un mensaje de datos con plena validez jurídica conforme al artículo 5 de la Ley 527 de 1999.
¿Cómo deben presentarse los derechos de petición ante la DIAN?
El Concepto aclara que la normativa aplicable a los derechos de petición no exige presentación personal.
Por ello, estos escritos pueden radicarse por los canales electrónicos habilitados por la DIAN o de manera física en las dependencias dispuestas para tal fin.
¿Puede la DIAN definir mediante doctrina qué escritos requieren presentación personal?
La respuesta es no.
El Concepto precisa que la Subdirección de Normativa y Doctrina no tiene competencia para establecer mediante doctrina cuáles escritos requieren presentación personal, cuáles deben presentarse electrónicamente o cuáles no están sujetos a esas formalidades, pues ello excede las facultades que le atribuyen el Decreto 1742 de 2020 y la Resolución DIAN 91 de 2021. En consecuencia, dichas formalidades únicamente pueden derivarse de la ley y de la reglamentación vigente aplicable a cada actuación administrativa.
¿A quién aplica este Concepto y cuál es su impacto práctico?
El pronunciamiento resulta relevante para:
- Personas naturales.
- Empresas.
- Contadores públicos.
- Revisores fiscales.
- Abogados tributaristas.
- Apoderados que actúan ante la DIAN.
Su principal efecto consiste en reiterar que cada actuación tributaria debe presentarse por el canal previsto en la normativa correspondiente. Cuando la ley autoriza la presentación electrónica, esta reemplaza la presentación personal mediante el uso del Instrumento de Firma Electrónica; si dicha posibilidad no existe o el sistema no está disponible, deberán cumplirse las formalidades tradicionales previstas en el Estatuto Tributario.
¿Qué deben hacer los contribuyentes para cumplir correctamente estas reglas?
Antes de presentar cualquier actuación ante la DIAN es recomendable:
- Verificar si el documento exige presentación personal.
- Confirmar que la presentación electrónica esté habilitada para ese trámite.
- Utilizar exclusivamente el sistema electrónico autorizado cuando así lo disponga la normativa.
- Conservar el acuse de recibo generado por la entidad.
- Radicar los derechos de petición y demás escritos sin formalidades especiales por los canales oficiales habilitados.
Conclusión
El Concepto reafirma que la presentación electrónica constituye un mecanismo válido para sustituir la presentación personal cuando la ley y la reglamentación así lo permiten. También recuerda que las formalidades aplicables a cada actuación tributaria no pueden definirse mediante doctrina, sino que dependen de las disposiciones legales correspondientes. Por ello, antes de radicar cualquier escrito ante la DIAN, resulta indispensable verificar el canal autorizado para cada trámite, utilizar los sistemas oficiales cuando proceda y conservar el acuse de recibo como soporte de la actuación.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Cómo debe realizarse la presentación electrónica de escritos ante la DIAN?
CONCEPTO DIAN 1734 int 0221
(febrero 17 de 2026)
Unidad Informática de Doctrina
Área del Derecho Tributario
Banco de Datos Procedimiento Tributario
Descriptores Presentación de escritos ante la Administración de Impuestos
Fuentes Formales Artículos 559, 724 y 732 del Estatuto Tributario. Oficio No. 907106 (int 1089) de 2021.
Extracto:
1. Esta Subdirección está facultada para resolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN[1]. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019[2].
2. Consulta sobre los escritos que se deben presentar ante la Administración de Impuestos Nacionales que requieren presentación personal y cuales no, así mismo sobre aquellos que se deben presentar de manera electrónica.
Al respecto se considera:
3. La doctrina[3] de este Despacho con fundamento en el artículo 559 del Estatuto Tributario y en la Resolución No. 00056 de 2021 (hoy compilada en la Resolución DIAN No. 227 de 2025, única tributaria) ha señalado que los recursos de reconsideración en materia tributaria pueden presentarse a través del sistema electrónico habilitado con firma electrónica y se surte cuando la DIAN produce el acuse de recibo.
4. En el oficio citado, también se precisó que no se acepta la presentación de los recursos de reconsideración por correo electrónico o por medio distinto al sistema electrónico habilitado y se recordó que los términos para que la Administración Tributaria se pronuncie empiezan a correr cuando el recurso se presenta en debida forma.
5. Además, el inciso 3 del artículo 3 de la Resolución DIAN No. 00056 de 2021 (compilado como artículo 1.7.2.2.1 en la Resolución DIAN No. 227 de 2025), señala que:
De conformidad con lo establecido en el inciso 5 del numeral 2 del artículo 559 del Estatuto Tributario, el requisito de presentación personal de los recursos de reconsideración se entenderá cumplido con la presentación a través de Sistema Electrónico mediante el uso del instrumento de firma electrónica (IFE). (Subrayas fuera del texto original)
6. Este Despacho considera que establecer a través de la doctrina los escritos que los contribuyentes pueden radicar en sus actuaciones ante la Administración Tributaria y que requieren presentación personal, cuales presentación electrónica y cuales no están sujetos a ese requisito, excede las facultades y competencia de esta Subdirección, acorde a lo señalado en el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y en el artículo 7 de la Resolución DIAN No. 91 de 2021.
7. Acorde a lo señalado en líneas superiores, la forma en que se surte la presentación electrónica de que trata el artículo 559 del Estatuto Tributario y acorde al reglamento, es presentar el recurso de reconsideración a través del sistema electrónico dispuesto y que se produzca el acuse de recibo por parte de la Administración Tributaria.
8. Ahora bien, si la ley establece que las respuestas a emplazamientos, pliego de cargos, requerimientos especiales, solicitudes de devolución requieren presentación personal, ese requisito o formalidad se entiende cumplido con la presentación y firma en forma electrónica, según lo dispone el inciso final del numeral 2 del artículo 559 ibidem.
9. No obstante, tratándose de documentos que requieren presentación personal y que pueden presentarse de forma electrónica supliendo así aquella forma de presentación, si no se encuentra habilitado el sistema electrónico por indisponibilidad del servicio o porque no se ha reglamentado la presentación electrónica para ciertos documentos, lo que procede es la presentación personal cumpliendo en todo caso las formalidades que establezca el Estatuto Tributario.
10. Respecto de los documentos que no requieran presentación personal, ni alguna formalidad en virtud de las normas especiales que los regulen, debe tenerse presente que estos se presumen auténticos[4] cuando existe certeza sobre la persona que lo ha firmado o manuscrito, aunque tenga una firma manuscrita escaneada, ya que esta última se considera un mensaje de datos el cual tiene plena validez jurídica en los términos que lo señala el artículo 5 de la Ley 527 de 1999.
11. En lo concerniente a los derechos de petición, la normatividad que los regula no establece que deban ser presentados de manera personal, deben ser radicados por el canal electrónico establecido por la Administración Tributaria o de manera física en las dependencias dispuestas para ello.
12. Finalmente, aquellos escritos que se deben radicar en virtud de las actuaciones ante la Administración Tributaria y que en virtud de la ley no requieren presentación personal pueden radicarse por los canales electrónicos que establezca la autoridad frente a la cual se dirigen.
13. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.
NOTAS DE PIE DE PÁGINA:
1. De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. Oficio No. 907106 (int 1089) de 2021.
4. Cfr. Artículo 244 de la Ley 1564 de 2012.
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