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DIAN-Concepto No. 904271 Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente

Documento soporte en adquisiciones

10 de agosto de 2022

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El concepto DIAN No. 904271 de 3 de junio de 2022. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, busca dar claridad tres aspectos base, estos así:

¿Qué debe entenderse por la expresión “En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones”?

¿La transmisión de los documentos soportes puede hacerse en los respectivos cierres?

¿Si la fecha de la operación en el exterior no coincide con la fecha del documento soporte, dicho documento es válido para soportar costos y gastos?”

DIAN-Concepto No. 904271

Tema: Procedimiento tributario

Sistema de facturación electrónica

Descriptores: Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente Fuentes formales: Artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

Artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016

Resolución DIAN No. 000167 de 2021

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario efectúa unas preguntas relacionadas con el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, así:

“¿Qué debe entenderse por la expresión “En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones”?

¿La transmisión de los documentos soportes puede hacerse en los respectivos cierres?

¿Si la fecha de la operación en el exterior no coincide con la fecha del documento soporte, dicho documento es válido para soportar costos y gastos?”

Sobre el particular, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes, no sin antes reiterar que no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica, por lo que corresponderá al peticionario definir, en su caso particular, las obligaciones tributarias sustanciales y formales a las que haya lugar.

Sobre el primer interrogante, este Despacho se pronunció mediante el Oficio No. 902969 del 07 de abril de 2022, el cual se anexa al presente documento para su conocimiento y fines pertinentes.

En relación con su segunda inquietud, es preciso traer a colación lo establecido en los numerales 1 y 2 del parágrafo del artículo 10 de la Resolución DIAN No. 000167 de 2021, los cuales disponen los momentos en los cuales se debe transmitir para validación a la Autoridad Tributaria el citado documento soporte, así:

ARTÍCULO 10. TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN. La transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8 de esta resolución, que consiste en transmitir uno a uno los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, por el sujeto de que trata el artículo 3 de esta resolución a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».

PARÁGRAFO. El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente al que se refiere el artículo 2 de la presente Resolución, deberá transmitirse para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así:

  1. En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o
  2. A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente”. (Subrayado fuera de texto).

Por lo que, la transmisión se deberá llevar a cabo conforme con lo señalado en el artículo 10 de la Resolución DIAN No. 000167 de 2021. Nótese que la norma no supedita la transmisión del mencionado documento soporte a cierres contables o de periodo. Así las cosas, no le es posible al intérprete desatender el tenor literal de la norma so pretexto de extender la aplicación de ésta a supuestos no contemplados en la misma.

Respecto a su tercera pregunta, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberá cumplir con los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, en concordancia con el artículo 4 de la Resolución DIAN No. 000167 de 2021, así:

“ARTÍCULO 1.6.1.4.12. DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:

(…)

2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento”. (Subrayado fuera de texto).

DIAN, ARTÍCULO 1.6.1.4.12. DOCUMENTO SOPORTE

Lo anterior, sin perjuicio del análisis que se deberá realizar en cada caso particular de las circunstancias fácticas y jurídicas de la operación.

Finalmente, respecto al documento idóneo para soportar las operaciones económicas celebradas con prestadores de servicios en el exterior, esta Dependencia se pronunció mediante el Oficio No. 903652 de 2020, el cual se anexa para su conocimiento.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet http://www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E) Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Carrera 8 N° 6C-38 Piso 4, Edificio San Agustín Tel: 6079999 Ext: 904101

Bogotá, D.C.

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