RESUMEN: ¿Otra persona puede hacer trámites del RUT? La DIAN emitió un Concepto en el que aclaró cuándo una persona distinta al contribuyente puede adelantar trámites del Registro Único Tributario (RUT) y en qué casos una dependencia de una entidad pública puede cumplir obligaciones tributarias utilizando el NIT institucional. La entidad revisó criterios doctrinales anteriores relacionados con la actuación de agentes oficiosos y el alcance de las obligaciones formales tributarias.
La aclaración resulta relevante para personas naturales, entidades públicas, agentes retenedores, contadores y asesores tributarios, pues define reglas aplicables a trámites administrativos ante la autoridad fiscal. La principal inquietud es clara: ¿otra persona puede hacer trámites del RUT sin demostrar fuerza mayor o caso fortuito y cuándo se requiere un NIT independiente?
¿Otra persona puede hacer trámites del RUT ante la DIAN?
La DIAN aclara que no siempre se debe demostrar fuerza mayor
La DIAN precisó que una persona diferente al contribuyente sí puede realizar trámites del RUT como agente oficioso, sin que esto esté limitado exclusivamente a situaciones de caso fortuito o fuerza mayor.
Según el Concepto, la exigencia de demostrar estas circunstancias solo aplica en los eventos específicos previstos en los literales a) y d) del artículo 580 del Estatuto Tributario, relacionados con declaraciones tributarias que podrían entenderse como no presentadas, en concordancia con el artículo 557 del Estatuto Tributario.
En consecuencia, un tercero podrá adelantar obligaciones formales asociadas al RUT, como actualizaciones o ciertos trámites administrativos, sin necesidad de acreditar fuerza mayor en todos los casos.
¿Por qué la DIAN aclaró este criterio?
La entidad explicó que una doctrina anterior interpretaba que la actuación de agentes oficiosos solo era válida cuando existieran circunstancias extraordinarias plenamente demostradas.
Sin embargo, al revisar jurisprudencia del Consejo de Estado, concluyó que esa exigencia no opera de forma general para todas las obligaciones formales tributarias. Por ello, aclaró que la actuación de terceros en trámites del RUT puede ser válida siempre que proceda la ratificación posterior cuando corresponda.
¿Las entidades públicas necesitan un NIT independiente para declarar?
La DIAN dice que las oficinas retenedoras pueden usar el NIT institucional
La DIAN también aclaró que una oficina o dependencia de una entidad pública no necesita obligatoriamente un NIT independiente para cumplir sus obligaciones tributarias cuando la entidad ya cuenta con un NIT general.
De acuerdo con el Concepto, las oficinas retenedoras pueden declarar e identificarse utilizando el NIT de la entidad pública a la cual pertenecen, sin que ello implique el reconocimiento de un sujeto tributario autónomo.
La entidad recordó que el artículo 606 del Estatuto Tributario permite presentar declaraciones por oficina retenedora sin exigir necesariamente un número de identificación tributaria diferente.
¿Qué implica esta aclaración para alcaldías, ministerios y entidades públicas?
El criterio tiene efectos prácticos para ministerios, alcaldías, concejos municipales y otras entidades públicas con dependencias retenedoras.
En la práctica:
• No existe una obligación automática de tramitar un NIT propio por tener autonomía presupuestal.
• Las oficinas retenedoras pueden utilizar el NIT institucional para declarar.
• Solo la DIAN puede determinar cuándo debe asignarse una identificación tributaria independiente.
¿A quiénes aplica este criterio de la DIAN?
Las aclaraciones realizadas por la autoridad tributaria tienen impacto sobre:
• Personas naturales o jurídicas que necesiten hacer trámites del RUT mediante terceros.
• Entidades públicas con oficinas retenedoras.
• Contadores, revisores fiscales y asesores tributarios.
• Funcionarios responsables del cumplimiento de obligaciones tributarias formales.
Este criterio también resulta relevante para entidades territoriales y organismos públicos que venían considerando la necesidad de tramitar un NIT independiente para algunas dependencias administrativas.
Recomendaciones para contribuyentes y entidades públicas
¿Qué deben revisar las personas y entidades obligadas?
Los contribuyentes y entidades públicas deberían revisar sus procedimientos internos relacionados con representación ante la DIAN y cumplimiento de obligaciones formales.
Es recomendable verificar:
• Si el trámite del RUT puede adelantarse mediante un agente oficioso.
• Si el caso concreto exige acreditar fuerza mayor conforme al Estatuto Tributario.
• Si la entidad pública realmente requiere un NIT independiente o puede operar con el institucional.
Una correcta validación de estos aspectos puede evitar trámites innecesarios y errores en el cumplimiento de obligaciones tributarias.
Ver a continuación concepto DIAN sobre: ¿Otra persona puede hacer trámites del RUT?
CONCEPTO DIAN 20372 int 2081
(diciembre 18 de 2025)
Unidad Informática de Doctrina
Área del Derecho Tributario
Banco de Datos Procedimiento Tributario
Problema Jurídico PROBLEMA JURÍDICO #1
¿La actuación de agentes oficiosos en el cumplimiento de obligaciones formales asociadas a los trámites del Registro Único Tributario (RUT) está limitada exclusivamente a situaciones en las que se pruebe el caso fortuito o la fuerza mayor, conforme a lo señalado en el Oficio 103690 del 12 de diciembre de 2006?
PROBLEMA JURÍDICO #2
¿Resulta procedente que la DIAN le asigne de un Número de Identificación Tributaria (NIT) independiente a una oficina o dependencia que actúa como agente de retención dentro de una entidad pública que ya se encuentra identificada con un NIT general, para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias?
Tesis Jurídica TESIS JURÍDICA #1
No, la actuación de agentes oficiosos en el cumplimiento de obligaciones formales asociadas a los trámites del RUT no está limitada exclusivamente a situaciones en las que se configure un caso fortuito o una fuerza mayor, en la medida en que esto es requerido únicamente para los escenarios consagrados en los numerales a) y d) del artículo 580 del Estatuto Tributario, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 557 ibidem.
TESIS JURÍDICA #2
No resulta procedente que la DIAN le asigne un NIT independiente a una oficina o dependencia que actúa como agente de retención dentro de una entidad pública que ya se encuentra identificada con un NIT general, debido a que dichas oficinas pueden cumplir sus obligaciones tributarias utilizando el NIT de la entidad de la cual forman parte.
Descriptores Agencia Oficiosa Número de Identificación Tributaria Obligaciones Formales Registro Único Tributario
Fuentes Formales Artículos 551-1, 557, 580 y 606 del Estatuto Tributario.
Artículo 142 del Decreto 1651 de 1961. Consejo de Estado, Sentencia del 28 de noviembre de 1997, Exp. 8419, C.P. Delio Gómez Leyva. Consejo de Estado, Sentencia del 13 de noviembre de 2014, Exp. 19968, C.P. Jorge Octavio Ramírez. Corte Constitucional, Sentencia C-690 del 5 de diciembre de 1996, M.P. Alejandro Martínez Caballero.
Extracto:
1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN[1]. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019[2].
PROBLEMA JURÍDICO #1
2. ¿La actuación de agentes oficiosos en el cumplimiento de obligaciones formales asociadas a los trámites del Registro Único Tributario (RUT) está limitada exclusivamente a situaciones en las que se pruebe el caso fortuito o la fuerza mayor, conforme a lo señalado en el Oficio 103690 del 12 de diciembre de 2006?
TESIS JURÍDICA
3. No, la actuación de agentes oficiosos en el cumplimiento de obligaciones formales asociadas a los trámites del RUT no está limitada exclusivamente a situaciones en las que se configure un caso fortuito o una fuerza mayor, en la medida en que esto es requerido únicamente para los escenarios consagrados en los numerales a) y d) del artículo 580 del Estatuto Tributario, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 557 ibidem.
FUNDAMENTACIÓN
4. En lo que concierne a la agencia oficiosa en materia tributaria, el Decreto 1651 de 1961 «Por el cual se dictan normas procedimentales para la aplicación de la ley 81 de 1960” señaló lo siguiente:
«Artículo 142. La presentación de las declaraciones de renta y patrimonio, sus correcciones y adiciones podrán hacerse por representantes, mandatarios o apoderados, o por personas autorizadas por el contribuyente, aun cuando no sean abogados inscritos.
Las personas que no demuestren las calidades a que se refiere el artículo anterior mediante documento auténtico, son directamente responsables del pago de los impuestos y sanciones que se liquiden con base en sus gestiones, a menos que el contribuyente por quien haya obrado las ratifique posteriormente.”
5. Por su parte, el Estatuto Tributario en su artículo 557 restringió la agencia oficiosa a los abogados cuando se trata de responder requerimientos o interponer recursos, en este sentido:
«Artículo 557. Agencia Oficiosa. Solamente los abogados podrán actuar como agentes oficiosos para contestar requerimientos e interponer recursos.
En el caso del requerimiento, el agente oficioso es directamente responsable de las obligaciones tributarias que se deriven de su actuación, salvo que su representado la ratifique, caso en el cual, quedará liberado de toda responsabilidad el agente.”
6. Ahora bien, el Oficio 103690 del 12 de diciembre de 2006 citando el Concepto Nro. 048833 del 24 de mayo de 2000 afirmó que la intervención de un agente oficioso para cumplir obligaciones formales solo era válida en supuestos de caso fortuito o fuerza mayor, y con apoyo en la sentencia de la Corte Constitucional C-690 del 5 de diciembre de 1996, enfatizó que dichos eventos debían ser plenamente demostrados:
«De lo expresado en la sentencia resulta claro que el fundamento que se presente como justificación, debe examinarse en cada evento particular para verificar si con relación a la obligación incumplida por el contribuyente, se satisfacen las características del caso fortuito o fuerza mayor, como son: no ser imputable al mismo, no haber sido imputable por su culpa, ser irresistible y haber sido imprevisible, requisitos que deben estar plenamente probados.
Por lo tanto, es de entenderse que ante los eventos previstos de caso fortuito o fuerza mayor, puede un agente oficioso cumplir con los debeles formales del responsable, contribuyente o agente retenedor, cuando circunstancias ajenas a su voluntad, como son el caso fortuito o fuerza mayor, le impidan cumplirlas en forma personal o por apoderado.
En consecuencia, y atendiendo el mandato de la Corte Constitucional, las obligaciones formales de los contribuyentes, agentes retenedores y responsables pueden ser asumidas por un agente oficioso en los casos de fuerza mayor ocaso (sic) fortuito, sin necesidad de que sea abogado, entendiéndose debidamente presentada la declaración y cumplidos otros deberes formales que sean de cumplimiento obligatorio por parte del agenciado.”
7. No obstante a lo anterior, la jurisprudencia del Consejo de Estado proferida el 13 de noviembre de 2014, en el marco del proceso radicado No. 25000-23-27-000-2011-000052-01 (19968), C.P. Jorge Octavio Ramírez precisó frente a la agencia oficiosa:
«3.6.- Para que opere la agencia oficiosa en materia tributaria respecto al cumplimiento de obligaciones formales, no es necesario, contrario a lo afirmado por el Distrito Capital, que se configure un caso fortuito o una fuerza mayor que le impida al contribuyente presentar por sí mismo la respectiva declaración, pues el legislador así no lo exige. Si bien la prueba del caso fortuito o la fuerza mayor se debe exigir, cuando el contribuyente los alegue, para los eventos consagrados en los numerales a) y d) del artículo 580 del Estatuto Tributario, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 557 ibídem, conforme lo dispuso la Corte Constitucional en la sentencia C-690 de 1996, eso no significa que en todos los casos en que se obre mediante agente oficioso deban demostrarse dichos eventos.
Precisamente, la sentencia C-690 de 1996, ante la omisión legislativa en el tema, amplió los casos en los que los contribuyentes pueden actuar ante la Administración Tributaria mediante agente oficioso, sin que las declaraciones presentadas por terceros o en lugares diferentes a los señalados para el efecto, se tengan como no presentadas. No es otra la razón por la que la Corte declaró la constitucionalidad condicionada del artículo 557 del Estatuto Tributario y de los numerales a) y d) del artículo 580 ibídem, en el entendido de que fueran interpretados «tomando en consideración las situaciones concretas de caso fortuito o fuerza mayor que puedan exculpar al contribuyente que no ha presentado la declaración tributaria en las condiciones señaladas por la ley”.
8. De esta manera, el Consejo de Estado concluyó que la agencia oficiosa puede operar para el cumplimiento de obligaciones formales como la actualización o trámite del RUT, siempre que el contribuyente ratifique la actuación posteriormente y no se trate de los presupuestos de los numerales a) y d) del artículo 580[3] del Estatuto Tributario.
9. En ese entendido, se aclara el Oficio 103690 del 12 de diciembre de 2006 teniendo en cuenta que un agente oficioso podrá cumplir obligaciones formales asociadas a los trámites de RUT, sin que sea necesario demostrar que se configuró un caso fortuito o una fuerza mayor, en la medida en que esto es requerido únicamente para los escenarios consagrados en los numerales a) y d) del artículo 580 del Estatuto Tributario, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 557 ibidem.
PROBLEMA JURÍDICO #2
10. ¿Resulta procedente que la DIAN le asigne de un Número de Identificación Tributaria (NIT) independiente a una oficina o dependencia que actúa como agente de retención dentro de una entidad pública que ya se encuentra identificada con un NIT general, para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias?
TESIS JURÍDICA #2
11. No resulta procedente que la DIAN le asigne un NIT independiente a una oficina o dependencia que actúa como agente de retención dentro de una entidad pública que ya se encuentra identificada con un NIT general, debido a que dichas oficinas pueden cumplir sus obligaciones tributarias utilizando el NIT de la entidad de la cual forman parte.
FUNDAMENTACIÓN
12. De conformidad con el artículo 555-1[4] del Estatuto Tributario, el NIT constituye el mecanismo de identificación para efectos tributarios de los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y declarantes, siempre que la DIAN así lo determine.
13. Por su parte, en lo que concierne a la presentación de las declaraciones de retención por parte de entidades de derecho público, el artículo 606 del Estatuto Tributario dispone que, cuando se trate de entidades de derecho público distintas de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta, podrá presentarse una declaración por cada oficina retenedora, sin que ello implique, por sí mismo, el reconocimiento de un sujeto fiscal independiente o la asignación de un NIT distinto al de la entidad pública,
14. Ahora bien, este Despacho mediante Oficio 901535 del 26 de julio de 2019 señaló al respecto lo siguiente:
«Es decir, no existe para estos sujetos una exigencia legal especial para que deban obligatoriamente inscribirse en el RUT por el hecho de tener autonomía presupuestal, además de ello, de acuerdo con el artículo 606 del Estatuto Tributario (ET) si son oficinas o entidades retenedoras, podrán cumplir con el deber formal de declarar, identificándose con el Número de Identificación Tributaria (NIT) de la persona jurídica de la cual hagan parte, en concordancia con lo establecido en el artículo 110 del EOP. No obstante, entratándose de oficinas o entidades retenedoras podrán -a conveniencia de cada una- solicitar la asignación de NIT para cumplimiento de obligaciones fiscales, debiendo esta entidad otorgárselos.”
15. Sin embargo, el Consejo de Estado, Sección Cuarta, a través de Sentencia del 28 de noviembre de 1997, Exp. 8419, C.P. Delio Gómez Leyva indicó:
«Como puede observarse, quien determina la necesidad de tener un Nit, por parte de los agentes retenedores, entre otros, es la DIAN, entidad que a su vez lo asigna. En el acto acusado es el gobierno nacional el que está imponiendo a cada oficina retenedora la obliqación de tener un Nit especial, con lo cual se evidencia el desconocimiento del artículo 555-1 del E.T.
Adicionalmente, si la misma DIAN no ha impuesto a cada una de las oficinas retenedoras de las entidades de derecho público distintas de las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta, la obligación de tener un Nit especial, las declaraciones por ellas presentadas no pueden ser tenidas como no presentadas por la falta de este requisito, pues si bien el Nit identifica en éste caso al agente retenedor para efectos de su presentación de declaraciones tributarias, como lo precisa el mismo decreto acusado en su artículo 29, la inexistencia de un Nit especial, y por tanto distinto al general que correspondería a la entidad, conduce a que cada oficina retenedora cumpla con su deber formal de declarar al identificarse con el Nit general de la entidad pública.
De otra parte, resulta lógico que si las oficinas retenedoras de las entidades públicas gozan de autonomía presupuestal, también deban tener un Nit; sin embargo, sólo estarán obligados a obtener el mismo, cuando «la DIAN lo señale», y a continuación lo asigne, y no cuando lo señale el gobierno y lo asigne la DIAN, como lo prevé el acto acusado, pues se reitera, con ello se está desconociendo el texto del artículo 555-1 del E.T.”
16. Este criterio fue reiterado en el Concepto 10279 – int 1101 de 2019 en el cual se precisó, frente a los Consejos Municipales, que no existe una exigencia legal especial para que se inscriban en el RUT por el solo hecho de contar con autonomía presupuestal y que, conforme al artículo 606 del Estatuto Tributario, las oficinas o entidades retenedoras, pueden cumplir con sus obligaciones formales declarando e identificándose con el NIT del municipio, como entidad pública a la cual pertenecen.
17. En consecuencia, se aclara el Oficio 901535 del 26 de julio de 2019, en el sentido de que la DIAN no tiene la obligación de asignar un NIT independiente a una oficina o dependencia que actúa como agente de retención dentro de una entidad pública que ya cuenta con NIT general, en la medida en que dichas oficinas pueden cumplir sus obligaciones tributarias utilizando el NIT de la entidad de la cual forman parte.
18. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.
NOTAS DE PIE DE PÁGINA:
1. De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. Artículo 580. Declaraciones que se tienen por no presentadas. No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:
a. Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto.
(…)
d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador público revisor fiscal existiendo la obligación legal.
4. Artículo 555-1. Número de Identificación Tributaria. Para efectos tributarios, cuando la Dirección General de Impuestos lo señale, los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y declarantes, se identificarán mediante el número de identificación tributaria NIT, que les asigne la Dirección General de Impuestos Nacionales. (…)
Puedes encontrar más información sobre: ¿Otra persona puede hacer trámites del RUT?, en dian.gov.co
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