RESUMEN: ¿Qué debe hacer el área de Talento Humano de una empresa frente al acoso, la violencia y la discriminación laboral? El área de Talento Humano debe convertir las obligaciones del empleador en procedimientos concretos: revisar documentos, coordinar la política y el protocolo, organizar la capacitación, activar las rutas de atención y hacer seguimiento a las medidas de protección.
Cuando una empresa debe implementar medidas frente al acoso, la violencia y la discriminación laboral, el área de Talento Humano cumple una función central para llevar esas obligaciones a la práctica.
La regulación establece deberes para los empleadores y las entidades contratantes, pero también dispone que el protocolo debe asignar responsables y funciones a las instancias encargadas de atender estos casos, entre ellas las áreas de Talento Humano, los comités, las oficinas de control interno o los comités de género, según corresponda.
Por eso, esta guía se concentra en la labor específica del área: qué debe revisar, qué debe coordinar, qué procedimientos debe tener preparados y qué actuaciones debe gestionar cuando se presenta un caso.
El área de Talento Humano debe revisar y coordinar la política y el protocolo, organizar su socialización y capacitación, verificar los canales de atención, gestionar las rutas internas, articular las actuaciones con el SG-SST y la ARL y hacer seguimiento a las medidas adoptadas.
¿Qué debe revisar primero el área de Talento Humano?
Antes de elaborar nuevos documentos, conviene realizar un diagnóstico de los mecanismos que ya existen en la organización.
La revisión debería determinar:
- si existe una política de prevención;
- si hay un protocolo para atender los casos;
- qué personas o instancias tienen responsabilidades asignadas;
- qué canales existen para presentar quejas;
- cómo se activa actualmente una ruta de atención;
- qué medidas de protección pueden adoptarse;
- qué disposiciones contiene el reglamento interno;
- qué información se entrega durante la vinculación;
- qué actividades de capacitación se han realizado; y
- cómo se coordinan actualmente estas situaciones con el Comité de Convivencia, el SG-SST y la ARL.
El objetivo es identificar qué existe, qué falta y qué necesita ser ajustado.
Esta revisión inicial evita que la organización empiece desde cero y permite convertir las exigencias normativas en un plan de trabajo concreto.
¿Cómo debe participar en la construcción de la política?
La política de prevención debe construirse de manera participativa con las personas trabajadoras y los sindicatos e incorporar los enfoques de género, diferencial e interseccional.
Desde el área de Talento Humano, la tarea consiste en coordinar ese proceso y comprobar que el documento contenga los elementos mínimos establecidos.
Entre ellos están:
- dignidad humana, igualdad, equidad de género, respeto y confidencialidad;
- no revictimización y debida diligencia;
- una declaración institucional de cero tolerancias frente al acoso, la violencia y la discriminación;
- derechos y deberes de empleadores, trabajadores, contratistas y terceros vinculados;
- campañas, capacitaciones, difusión y formación continua; y
- mecanismos de evaluación y seguimiento con indicadores, responsables y frecuencia de reporte.
La política también debe articularse con las estructuras que ya participan en la gestión de estos riesgos, de manera que no funcione como un documento independiente de los demás sistemas y procedimientos internos.
¿Qué debe verificar en el protocolo de atención?
El protocolo es el instrumento que lleva la política a la operación. Debe establecer cómo se orienta, recibe, investiga, protege y cierra un caso.
Por eso, el área debe comprobar que incluya una ruta integral con fases de orientación, recepción, investigación, protección y cierre, así como canales seguros y confidenciales para presentar denuncias.
También debe verificar que estén definidos:
- los responsables de cada etapa;
- las funciones de los comités y demás instancias involucradas;
- las medidas de protección inmediata;
- las garantías de debido proceso, imparcialidad y celeridad;
- las acciones preventivas y correctivas;
- la capacitación sobre el protocolo;
- el manejo estadístico de los casos, respetando el anonimato y los datos personales; y
- la articulación con otras entidades competentes cuando corresponda.
La función aquí es principalmente verificar que la ruta pueda ejecutarse. No basta con que el protocolo enumere derechos o principios: debe permitir saber qué ocurre cuando llega una queja y quién interviene en cada etapa.
¿Qué debe ajustar en reglamentos, contratos y canales de atención?
La revisión documental debe continuar con el reglamento interno y los mecanismos de vinculación.
Los empleadores públicos y privados deben incorporar expresamente las disposiciones correspondientes en sus reglamentos internos. La regulación también exige informar sobre la existencia y vinculatoriedad de la política y el protocolo en los reglamentos, contratos de trabajo y otras formas de vinculación.
Desde el área, esto implica coordinar la revisión de estos documentos con las dependencias responsables y comprobar que la información sea coherente con las rutas y procedimientos vigentes.
También debe verificarse que los canales para presentar quejas sean seguros, confidenciales, conocidos y accesibles para las personas comprendidas en el ámbito de protección.
No se trata solamente de publicar una dirección de correo o un formulario. El procedimiento debe dejar claro quién recibe la información, cómo se registra y a qué instancia se remite.
¿Cómo debe organizar la socialización y capacitación?
La política y el protocolo deben publicarse, socializarse y ser conocidos por todas las personas, independientemente de su vínculo laboral. Además, deben garantizarse espacios de formación y actualización anualmente.
Por eso, la capacitación debe incorporarse al plan de trabajo del área.
Los contenidos deberían permitir que las personas conozcan:
- las conductas comprendidas por la regulación;
- sus derechos y deberes;
- los canales disponibles;
- la ruta de atención;
- las medidas de protección;
- las instancias responsables; y
- las garantías aplicables durante el trámite.
También debe prestarse especial atención a quienes tienen funciones dentro de la ruta, para que conozcan sus responsabilidades.
La conservación de evidencias de las actividades realizadas —como convocatorias, contenidos, registros de asistencia y materiales utilizados— facilita demostrar que la socialización efectivamente se llevó a cabo.
¿Qué ocurre cuando llega información sobre un caso?
Cuando el Comité de Convivencia o la instancia designada para conocer casos de violencia basada en género y discriminación tiene conocimiento de una situación, debe activarse la ruta interna conforme a los procedimientos establecidos.
En esta etapa, la función del área consiste en orientar y canalizar correctamente la situación, sin asumir competencias que correspondan a otras instancias.
La regulación contempla, entre otras actuaciones:
- acompañamiento integral y orientación institucional por personal capacitado;
- orientación jurídica inicial sobre derechos y rutas;
- solicitud de atención emocional y psicológica a través de la ARL;
- protección de los datos sensibles y de la información relacionada con el caso; y
- acciones dentro del SG-SST para valorar el riesgo psicosocial e implementar medidas de intervención.
En la práctica, conviene que exista previamente un flujo claro:
recepción → orientación → remisión a la instancia competente → activación de la ruta → protección → articulación institucional → seguimiento.
De esta manera, la respuesta no depende de improvisaciones cuando aparece un caso.
¿Cómo deben gestionarse las medidas de protección?
Los empleadores y entidades contratantes deben adoptar las medidas necesarias para salvaguardar los derechos de las personas afectadas. Pueden ser organizativas, físicas, contractuales, pedagógicas o psicosociales y deben ser proporcionales a las circunstancias del caso, con participación y consentimiento informado de la persona afectada.
Entre las alternativas previstas se encuentran:
- evitar el contacto entre las personas involucradas;
- garantizar condiciones seguras de permanencia;
- ajustar turnos y jornadas;
- considerar el teletrabajo;
- redistribuir tareas;
- modificar condiciones de supervisión o funciones; y
- hacer seguimiento a la eficacia de las medidas.
La evaluación inicial debe realizarse de manera rápida y confidencial y pueden activarse medidas desde la manifestación del hecho o la solicitud, sin requerir prueba previa.
Para el área encargada de la gestión de personas, esto significa tener identificadas previamente las alternativas disponibles y los responsables que deben intervenir para hacerlas efectivas.
¿Qué debe tener en cuenta en casos de violencia basada en género?
Existen garantías específicas que deben incorporarse a la gestión de estos casos.
La persona afectada tiene derecho a no ser sometida a confrontación con quien señala como presunto agresor dentro del procedimiento. También puede solicitar el traslado del área de trabajo o medidas destinadas a evitar actividades que impliquen interacción con la persona investigada. Estas conductas no son conciliables.
Por ello, la gestión del caso no debe plantearse como una simple reunión entre las personas involucradas para buscar un acuerdo.
La ruta debe proteger la autonomía, la confidencialidad y la integridad de la persona afectada, de acuerdo con las reglas aplicables al caso.
¿Cómo se articula la atención con el SG-SST y la ARL?
La atención no termina en la gestión administrativa de la queja.
La regulación exige adoptar acciones dentro del SG-SST para valorar el riesgo psicosocial asociado al caso e implementar medidas de intervención que contribuyan a la estabilización emocional y laboral de la persona denunciante.
Además, debe solicitarse a través de la ARL la atención emocional y psicológica mediante sus canales de intervención psicosocial o soporte en crisis. Las ARL deben disponer de espacios de atención, como líneas telefónicas o plataformas digitales, atendidos por profesionales de salud mental.
La coordinación interna debe respetar las competencias de cada área:
- Talento Humano: gestiona la dimensión laboral y coordina la ruta interna.
- SG-SST: interviene sobre los riesgos laborales y psicosociales.
- ARL: presta los servicios de atención previstos.
- Comité o instancia competente: desarrolla las actuaciones que correspondan según el caso.
Esta distribución evita que una sola área termine asumiendo funciones que corresponden a otras instancias.
¿Qué debe documentar y hacer seguimiento?
Una implementación adecuada debe poder demostrarse.
Entre los documentos y evidencias que conviene organizar están:
- versiones vigentes de la política y el protocolo;
- constancias de publicación y socialización;
- registros de capacitación;
- designación de responsables;
- información sobre los canales disponibles;
- registros de las actuaciones realizadas;
- seguimiento de las medidas de protección; e
- indicadores y reportes de evaluación.
La política debe contar con un mecanismo de evaluación y seguimiento que incluya indicadores, responsables y frecuencia de reporte.
Esta documentación permite demostrar que los instrumentos no solamente existen, sino que fueron implementados, comunicados y utilizados.
¿Qué debe revisar periódicamente?
La revisión debe formar parte del calendario de gestión del área.
Como mínimo, debe comprobarse que continúen funcionando:
- la política;
- el protocolo;
- los canales de atención;
- las responsabilidades asignadas;
- las actividades de capacitación;
- las medidas de protección;
- la articulación con el SG-SST y la ARL; y
- los mecanismos de seguimiento.
La norma exige espacios de formación y actualización anualmente, mientras que la política debe contar con mecanismos de evaluación y seguimiento.
Esto no significa que todos los documentos tengan que rehacerse automáticamente cada año. La obligación anual se refiere expresamente a los espacios de formación y actualización; la política, además, debe contar con mecanismos para evaluar su funcionamiento.
¿Qué debe verificar antes de una decisión que afecte a una persona denunciante?
Las decisiones que puedan afectar laboralmente a una persona que presentó una queja requieren especial cuidado.
Los peticionarios y testigos no pueden ser objeto de represalias por su participación en procesos relacionados con acoso o violencia laboral. Además, determinadas terminaciones unilaterales del contrato o destituciones producidas dentro de los seis meses siguientes a la presentación de la petición carecen de efecto cuando se verifique, por las vías previstas, la ocurrencia de los hechos denunciados.
También existe una protección relacionada con la evaluación del desempeño: cuando se presenta el dictamen de la EPS correspondiente, esta debe suspenderse durante el periodo determinado por el dictamen médico.
Por ello, antes de tomar una decisión que pueda afectar a una persona denunciante o testigo, debe revisarse cuidadosamente el contexto del caso y dejar documentadas las razones de la decisión.
Checklist: ¿está preparada el área para gestionar estos casos?
Documentos
- Existe una política de prevención.
- Existe un protocolo de atención.
- El reglamento interno fue revisado.
- Los instrumentos de vinculación informan sobre la política y el protocolo.
Responsabilidades
- Están definidos los responsables de cada etapa.
- Se conocen las funciones del Comité de Convivencia y demás instancias.
- Existe coordinación con SG-SST y ARL.
Atención
- Existen canales seguros y confidenciales.
- Está definida la ruta para recibir y remitir una queja.
- Se conocen las medidas de protección disponibles.
- Está definido cómo solicitar la atención de la ARL.
- Existe un mecanismo para proteger la información.
Capacitación
- La política y el protocolo fueron socializados.
- Se realizan actividades de formación.
- Existe actualización anual.
- Se conserva evidencia de las actividades realizadas.
Seguimiento
- Existen indicadores.
- Hay responsables de seguimiento.
- Se evalúan las medidas adoptadas.
- Se documentan los resultados.
La función del área de Talento Humano frente al acoso, la violencia y la discriminación laboral no termina con la elaboración de una política o un protocolo.
Su trabajo consiste en convertir esos instrumentos en procedimientos que puedan utilizarse, desde la capacitación y los canales de atención hasta la activación de las rutas, la coordinación con las instancias competentes y el seguimiento de las medidas adoptadas.
La diferencia entre tener documentos y contar con un sistema que funciona está en la capacidad de la organización para responder cuando una situación se presenta: saber quién recibe la información, qué ruta se activa, qué protección puede adoptarse, cómo se articula la atención y cómo se documenta lo ocurrido.
Para el área responsable de la gestión de personas, esa es la tarea central: hacer que las medidas de prevención, atención y protección pasen del documento a la práctica y puedan ser aplicadas de manera diligente, confidencial y oportuna.
Ver a continuación decreto Mintrabajo sobre: ¿Qué debe hacer el área de Talento Humano de una empresa frente al acoso, la violencia y la discriminación laboral? – Decreto Ministerio del Trabajo No. 1040 de 2026
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